Hinweise zum Datenschutz
Auf dieser Seite informieren wir Sie, wie wir mit Hinweisen umgehen, die Sie unter Angabe Ihres Namens über das Hinweisgeberportal abgegeben haben und wie wir sicherstellen, dass Ihre Identität als Hinweisgeber vertraulich behandelt wird.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von speziell geschulten Mitarbeitern der Compliance Funktion der Gasunie Deutschland entgegengenommen. Nur diese haben Zugriff auf die im Hinweisgeberportal gespeicherten Daten.
Die Mitarbeiter der Compliance Funktion prüfen den Sachverhalt, ermitteln diesen weiter und können ihn bei einem entsprechenden Tatverdacht an eine Strafverfolgungsbehörde übergeben und ggf. an eine interne Stelle, z.B. die Personalabteilung, zur Einleitung von Sanktionen gegen den Beschuldigten.
Im Rahmen der Weiterverfolgung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der Gasunie Deutschland (z.B. der Abteilung Legal) zu geben. Letztere können ihren Sitz auch außerhalb der Bundesrepublik Deutschland haben, sodass abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können.
Die Weiterverfolgung des Hinweises erfolgt streng vertraulich. Die Nennung Ihres Namens oder von Umständen, die Ihre Identität als Hinweisgeber offenbaren könnten, erfolgt nicht, außer dies sollte in Ausnahmefällen, z.B. aufgrund gesetzlicher Bestimmungen, zwingend erforderlich sein.
Bei redlicher Nutzung des Hinweisgeberportals haben Sie keine Nachteile zu befürchten. Im Falle eines Missbrauchs, z.B. dem wissentlichen Einstellen falscher Hinweise mit dem Ziel eine Person zu diskreditieren, behalten wir uns allerdings vor, gegen die Person des Hinweisgebers vorzugehen.
Information der beschuldigten Person
Wir sind in bestimmten Fällen gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart und wir werden sicherstellen, dass keine sonstigen Informationen offengelegt werden, die Rückschlüsse auf Ihre Identität als Hinweisgeber zulassen.
Speicherdauer
Wir speichern Hinweise solange dies für die Weiterverfolgung erforderlich ist oder wir zur Speicherung auf Grund Gesetzes verpflichtet sind. Anschließend werden Hinweise gelöscht oder anonymisiert, d.h. der Bezug zu Ihrer Identität als Hinweisgeber endgültig und irreversibel entfernt.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgeberportal erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners während der Nutzung des Hinweisgeberportals wird nicht gespeichert und es werden auch keine Cookies (kleine Textdateien) auf ihrem Rechner abgelegt. Ihr Besuch auf dem Hinweisgeberportal kann dennoch Spuren auf Ihrem Computer hinterlassen. Wenn Sie das Hinweisgeberportal von einem Firmenrechner aus besuchen, sollten Sie deshalb erwägen, anschließend die temporären Dateien (Cache) in Ihrem Browser zu löschen.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbstgewählten Pseudonym/Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgeberportal einzurichten. Auf diese Weise können Sie mit dem zuständigen Mitarbeiter der Gasunie Deutschland Compliance Funktion anonym und sicher Nachrichten und Dateien austauschen. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgeberportal gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Verantwortliche Stelle und Datensicherheit
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgeberportals ist der Manager Finance bei der Gasunie Deutschland.
Das Hinweisgeberportal wird im Namen und Auftrag der Gasunie Deutschland von einem hierauf spezialisierten Unternehmen, der EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland betrieben. Die Daten in dem Hinweisgeberportal sind durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gesichert, insbesondere so verschlüsselt, dass die EQS Group AG keine Einsicht in die Daten nehmen kann und nur bestimmte Personen der Gasunie Deutschland Compliance Funktion darauf zugreifen können.