データ保護に関する説明
当社はデータ保護と機密性のテーマを非常に真剣に考え、欧州データ保護基本政令 (EU-DSGVO) および有効な国内データ保護規定に従っています。通報を提出する前に、これらデータ保護法の注意事項をしっかり読んでください。
通報システムの目的と法律的基盤
通報システム (BKMS® System) は、Roland Bergerのコンプライアンス規則に対する違反に関する通報情報を、安全かつ機密な方法で受領し、その処理と管理を行うためのものです。BKMS® Systemにおける個人データの処理は、不都合の発見と防止、すなわちRoland Berger、その社員と顧客に対する損害を回避するという、当社の正当な関心に依拠します。個人データの処理についての法律的基盤は、EU-DSGVO第6条項第1段落以降に記載されています。
責任者
データ保護に関する通報システムの責任者
- Roland Berger Group および
- その子会社 (https://www.rolandberger.com/en/headquarters)
双方の匿名の責任者として (以下「Roland Berger」とも呼ぶ)。通報システムは、専門会社であるEQS Group GmbH、所在地 Bayreuther Str. 35、10789 Berlin (ドイツ) によって、Roland Bergerの委託を受けて運営されています。
通報システムに入力される個人データと情報は、EQS Group GmbHが運営する安全性の高いコンピュータセンター内のデータバンクに保存されます。Roland Bergerのみがデータを閲覧できます。EQS Group GmbHとその他第三者はデータへアクセスすることはできません。これは認証された方法で、幅広い技術的および組織的処置によって保証されます。
明確に権限を与えられたRoland Berger社員の非常に限られた対象グループのみにアクセスを制限するため、すべてのデータは暗号化され、複数レベルでキーワード保護されたうえで保管されます。 Roland Bergerはデータ保護の代理者を指名しています。Roland Bergerのデータ保護に関するお問い合わせは dataprotectionofficer@rolandberger.com 宛てに送信してください。
収集する個人データの種類
通報システムの使用は自由意志に基づいて行われます。あなたが通報システムを通じて通報を提出すると、当社は以下の個人データと情報をお尋ねします。
- あなたのお名前（身元を公開される場合）
- あなたがRoland Bergerで勤務しているかどうかについて
- 場合によっては、あなたが通報事項に記入した人物の名前、人物のその他個人データについて。
通報事項を機密に処理
送られた通報事項は、明確に権限が与えられ、特別教育を受けたRoland Bergerのコンプライアンス組織の社員という限定的なグループによって受領され、常に機密に取り扱われます。Roland Bergerコンプライアンス組織の社員は、実態を調査し、場合によっては事案に関してさらなる実態解明を行います。
通報を処理する範囲内で、または特別調査の範囲内において、Roland Bergerのその他社員あるいは別のグルーブ会社の社員に、提供された通報事項を転送する必要性が生じる場合があります。これには、Roland Bergerのその他社員が、今後の調査または事後調査において開始された法的措置に関与している場合、あるいは通報事項が子会社内の事案に関連している場合が該当します。後者の場合、子会社の所在地は欧州連合や欧州経済圏外であることもあり、個人データ保護に関する規定が異なる場合があります。関連するデータ保護法上の規定が、情報が転送される場合でも遵守されるよう、当社は常に注意を払っています。
データへのアクセスを持つすべての人物は、機密保持を義務づけられています。
被疑者の情報
私たちは基本的に法律によって、被疑者に関する通報事項を私たちが受け取ったことを、これが今後の追跡調査を脅かさない限り、被疑者にその旨を通知する義務があります。この際、告発者としてのあなたの身元は、法律で認められる限り、開示されません。
該当者の権利
欧州データ法によると、あなたおよび通報事項で名前が挙げられた人物は、個人データに関する問い合わせ、その修正、消去およびデータ処理の制限、個人データ処理に対する異議申立の権利を有します。異議申立の権利が主張されると、保存されたデータの通報事項処理に対する必要性を、私たちは直ちに調査します。必要でないデータはすぐに消去されます。さらに、あなたには監督官庁に異議を申し立てる権利もあります。
個人データの保存期間
個人データは、通報事項の解明とその後の評価で必要である限り、または会社の正当な関心がある限り、あるいは法律上の理由で必要である限り、保管されます。通報事項の処理が終了した後、これらデータは法的規準に従って消去されます。
通報ポータルの使用
お使いのコンピュータと通報システム間の通信は、暗号化された接続 (SSL) を経由して行います。あなたのコンピュータのIPアドレスは、通報ポータルを使用する間、保存されます。お使いのコンピュータとBKMS
® System間の接続を保持するため、お使いのコンピュータに、セッションIDのみを含むCookieが保存されます (いわゆるゼロCookie)。Cookieは、セッション終了までのみ有効であり、ブラウザを閉じると無効になります。
ご自身で選択した仮名 / ユーザネームおよびパスワードを使って、セキュリティ保護されたメールボックスを通報システム内に設定することができます。そうすることで、 Roland Bergerの担当社員と、氏名を明かして、または匿名で安全に通報を送信することができます。このシステムでは、データは通報システム内に限って保存されるため、特に安全です。通常のEメール通信とは異なります。
添付ファイル送付に関する注意事項
通報を提出または補足情報を送る場合、 Roland Bergerの担当社員に添付ファイルを送ることができます。匿名で通報を提出したい場合、以下の安全に関するご注意を守ってください。データには、あなたの匿名性を危うくする個人データが含まれている場合があります。送信前にこれらデータを削除してください。これらデータを削除できない、または不確実な場合、添付ファイルのテキストを通報テキストにコピーするか、印刷した文書を、通報プロセスの最後にあなたが受領する整理番号を記載の上、フッターに記載されている住所に匿名で送ってください。