Tell Us - Hinweise zum Datenschutz und zur Einwilligung
Die Flender GmbH bietet mit dem Hinweisgebersystem „Tell Us“ über diese Anwendung und den Telefondialog die Möglichkeit an, über konkrete Anhaltspunkte für Compliance-Verstöße zu berichten. Compliance-Verstöße sind Verstöße gegen rechtliche Vorgaben oder gegen interne Vorschriften von Flender, insbesondere gegen die Business Conduct Guidelines. Sie können über Tell Us konkrete Anhaltspunkte für Korruption, für Verstöße gegen Rechnungslegungs- und Bilanzierungsvorschriften, für Diebstahl, Betrug, Fälschen von Dokumenten, Untreue, Kartelle, unfairen Wettbewerb, Wertpapierhandelsverstöße, Insiderhandel, Verrat von Geschäfts- oder Betriebsgeheimnissen, Interessenskonflikte sowie für sonstiges strafbares oder ordnungswidriges Verhalten melden.
Die von Ihnen gemeldeten Informationen werden von der Flender GmbH und, falls erforderlich, ihren Tochtergesellschaften (zusammen „Flender“) ausgewertet. Sie können die Einleitung interner wie behördlicher Untersuchungsverfahren und weitere nachteilige Folgen für die Betroffenen nach sich ziehen. Übermitteln Sie uns daher nur Informationen, bei denen Sie nach bestem Wissen davon ausgehen, dass sie zutreffen. Wenn Sie wissentlich falsche oder irreführende Informationen geben, müssen Sie mit Konsequenzen rechnen. Das wissentliche Verbreiten von falschen Informationen ist in vielen Ländern strafbar. Bitte übermitteln Sie uns generell keine Informationen, wenn dies nach dem Recht Ihres Landes strafbar ist.
Technischer Schutz des Hinweisgebersystems:
Das Hinweisgebersystem Tell Us wird von dem unabhängigen Betreiber EQS Group GmbH (Karlstraße 47, 80333 München, Deutschland, im Folgenden „BK“) technisch betreut. Die Daten werden auf geschützten Servern der Telekom Deutschland GmbH in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland gespeichert. Die inhaltliche Bearbeitung der Hinweise erfolgt ausschließlich durch Flender.
Personenbezogene Daten, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von BK betriebenen Datenbank gespeichert. Alle Daten sind verschlüsselt, Passwort-geschützt und an einem gesicherten Ort gespeichert, so dass der inhaltliche Zugang zu den elektronisch in Tell Us gespeicherten Daten auf einen engen Kreis autorisierter Personen der Flender GmbH beschränkt ist. BK kann die elektronisch in der Datenbank gespeicherten Daten nicht inhaltlich einsehen.
Solange Sie selbst keine Daten eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, schützt das Hinweisgebersystem Ihre Anonymität automatisch durch ein zertifiziertes Verfahren, das durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gesichert ist.
Bearbeitung und Weitergabe Ihres Hinweises innerhalb von Flender:
Nach Eingang Ihres Hinweises prüft die Compliance Abteilung, ob eine vertiefte Untersuchung erforderlich ist. Eine Untersuchung kann über interne oder externe Untersuchungsspezialisten durchgeführt werden. Externe Spezialisten, die wir einbeziehen, sind uns gegenüber durch vertragliche oder gesetzliche Vertraulichkeitspflichten zur Geheimhaltung der von Ihnen mitgeteilten Informationen verpflichtet.
Abhängig vom Inhalt Ihres Hinweises erhalten die für die weitere Bearbeitung bei Flender zuständigen Stellen die von Ihnen gemeldeten Informationen. Dies werden v.a. die zuständigen Mitarbeiter der Compliance Abteilung sein. Zudem wird das zuständige Management innerhalb von Flender informiert, welches auch die Aufgabe hat, die gegebenenfalls im Rahmen der Hinweisbearbeitung entdeckten Defizite zu beheben. Auch die Revisionsabteilung, die Rechtsabteilung und die Personalabteilung sind häufig an der Bearbeitung von Compliance-Hinweisen beteiligt. Falls Ihr Hinweis eine Tochtergesellschaft betrifft, werden die zuständigen Stellen in diesen Gesellschaften benachrichtigt.
Falls Ihr Hinweis dem Inhalt nach keines der Compliance Themen betrifft, die eingangs aufgeführt sind, leiten wir Ihren Hinweis – wenn wir dies für erforderlich und angemessen halten – an die zuständige Stelle von Flender weiter. Dies kann zum Beispiel bei Personalthemen die zuständige Personalabteilung sein. Grundsätzlich gilt aber, dass über Tell Us nur Hinweise zu den oben vorgegebenen Hinweiskategorien aufgenommen werden.
Außerdem kann Flender externe Spezialisten einschalten, wie zum Beispiel Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder forensische Experten, die im Auftrag von Flender Ihren Hinweis untersuchen.
Wenn Sie nicht möchten, dass wir Ihre personenbezogenen Daten, insbesondere Ihren Namen, an Personen außerhalb der Compliance Abteilung von Flender weiter geben (soweit dies nicht für die Wahrung der berechtigten Interessen von Flender erforderlich ist), teilen Sie uns dies bitte mit. Wir weisen Sie darauf hin, dass wir dann gegebenenfalls Ihren Hinweis nicht umfassend bearbeiten können.
Zugriff staatlicher Stellen:
Zudem ist Flender gegebenenfalls rechtlich verpflichtet, bestimmten staatlichen Stellen, insbesondere staatlichen Ermittlungsbehörden oder Gerichten, Informationen zu Compliance-Verstößen zur Verfügung zu stellen. Bei Auskunfts- und Herausgabepflichten sowie bei Beschlagnahmen können wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen nicht zurückhalten.
Teilweise hat Flender zwar keine Pflicht, personenbezogene Daten an staatliche Stellen weiter zu geben, ist aber gesetzlich berechtigt, dies freiwillig zu tun. Wenn Sie nicht möchten, dass wir Ihre personenbezogenen Daten, insbesondere Ihren Namen, freiwillig an staatliche Stellen weiter geben (soweit dies nicht für die Wahrung der berechtigten Interessen von Flender erforderlich ist), teilen Sie uns dies bitte mit. Wir weisen Sie darauf hin, dass wir dann gegebenenfalls Ihren Hinweis nicht umfassend bearbeiten können.
Weitergabe in andere Länder:
Wenn Sie persönliche Angaben in Ihrem Hinweis gemacht haben, werden diese gegebenenfalls in andere EU-Länder oder Länder außerhalb der EU übertragen, in denen die vertrauliche Behandlung von personenbezogenen Daten nicht in gleichem Maße durch das Gesetz garantiert wird wie in Deutschland. Dies gilt insbesondere für Länder, die nach den Bestimmungen der EU als Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau gelten. Innerhalb von Flender wird jedoch ein angemessenes Datenschutzniveau durch verbindliche konzernweite Vereinbarungen zur Sicherstellung eines einheitlichen Datenschutzniveaus auch in den Ländern außerhalb Deutschlands gewährleistet.
Wenn Sie nicht möchten, dass wir Ihre personenbezogenen Daten, insbesondere Ihren Namen, in Länder außerhalb von Deutschland weiter geben (soweit dies nicht für die Wahrung der berechtigten Interessen von Flender erforderlich ist), teilen Sie uns dies bitte mit. Wir weisen Sie darauf hin, dass wir dann gegebenenfalls Ihren Hinweis nicht umfassend bearbeiten können.
Unterrichtung der Betroffenen:
Das Gesetz verlangt häufig, dass die Personen unterrichtet und angehört werden, über die ein Hinweis zu Anhaltspunkten für einen Compliance Verstoß eingegangen ist. Diese Personen erhalten im Laufe der Untersuchung die Möglichkeit, zu dem Hinweis Stellung zu nehmen.
Bitte teilen Sie uns mit, wenn wir den Namen Ihrer Person als Hinweisgeber nicht nennen sollen. Wir weisen Sie darauf hin, dass der Betroffene gegebenenfalls gesetzliche Auskunftsrechte hat, die uns möglicherweise verpflichten, Ihren Namen mitzuteilen. Auch staatliche Stellen können entsprechende Auskunfts- oder Beschlagnahmerechte haben, die Ihren Namen offen legen. Dies kann v.a. dann der Fall sein, wenn der Betroffene geltend macht, dass die gegen ihn vorgebrachten Hinweise wissentlich oder fahrlässig nicht der Wahrheit entsprechen und hiergegen Strafanzeige erstattet.
Aufbewahrung der personenbezogenen Daten:
Die von Ihnen zu Ihrer Person mitgeteilten Daten werden so lange aufbewahrt, wie die Aufklärung des Compliance Hinweises und dessen abschließende Bearbeitung, einschließlich der Behebung eventuell festgestellter Defizite sowie die Abwicklung gegebenenfalls damit verbundener Gerichtsverfahren, es erfordern. Ihre personenbezogenen Daten werden auch danach aufbewahrt, wenn dies aufgrund von gesetzlichen, behördlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten erforderlich ist oder per Gesetz gestattet ist. Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald dies rechtlich erforderlich ist.
Einwilligung und Freiwilligkeit:
Im Laufe der Abgabe Ihres Hinweises werden Sie vom Hinweisgebersystem um Ihre Einwilligung in die oben beschriebene Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer darin enthaltenen personenbezogenen Daten gebeten. Bitte beachten Sie, dass Sie nur dann zum Meldeformular gelangen, wenn Sie die Box zur Einwilligung in die Datenverarbeitung anklicken.
Wenn Sie nicht möchten, dass Flender personenbezogene Daten von Ihnen wie beschrieben erhebt, verarbeitet und nutzt, können Sie Ihre Meldung anonym abgeben. Die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig, ebenso die Nutzung des Hinweisgebersystems. Wir würden es jedoch begrüßen, wenn Sie uns Ihren Namen mitteilen. Viele Untersuchungen lassen sich schneller und effektiver abwickeln, wenn der Name des Hinweisgebers bekannt ist, da der Bearbeiter dann direkt mit dem Hinweisgeber Kontakt aufnehmen kann.
Indem Sie dieses Hinweisgebersystem nutzen, stimmen Sie zu, dass Ihre personenbezogenen Daten, soweit diese von Ihnen angegeben wurden, so erhoben, verarbeitet und genutzt werden, wie oben beschrieben.
Flender GmbH, Legal & Compliance