Informações sobre proteção de dados
A seção seguinte contém informações sobre a coleta, processamento e uso de dados pessoais no contexto do sistema de comunicação de irregularidades. Leia a informação de privacidade cuidadosamente antes de enviar um relato.
Finalidade do sistema de denúncia
O sistema de denúncia (BKMS® System) é usado para receber e processar informações de forma segura e confidencial relativas a (alegadas) violações da legislação ou violações dos regulamentos internos em detrimento do TRATON GROUP.
Escritório responsável e segurança de dados
O escritório responsável pelo aspecto de proteção de dados do sistema de denúncia é a TRATON AG, Dachauer Straße 641, 80995 Munique. O sistema de denúncias é operado por uma empresa especializada, a EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munique, Alemanha, em nome da TRATON AG.
Os dados e informações pessoais inseridos no sistema de denúncia são armazenados em um banco de dados operado pela EQS Group GmbH em um data center de alta segurança. Apenas a TRATON AG pode acessar os dados. A EQS Group GmbH e outros terceiros não têm acesso aos dados. Isso é garantido por um procedimento certificado envolvendo medidas técnicas e organizacionais abrangentes.
Todos os dados são criptografados e armazenados por trás da proteção por senha em vários níveis, o que significa que o acesso é restrito a um grupo muito pequeno de pessoas autorizadas expressamente pela TRATON AG. Além disso, a fim de garantir um alto nível de proteção de dados, foi concluído um acordo de proteção de dados entre a TRATON AG e a EQS Group GmbH.
Tratamento confidencial de informações
As informações recebidas são tratadas por um pequeno grupo de funcionários expressamente autorizados e especialmente treinados do departamento de GRC da TRATON AG, e sempre de maneira confidencial. Os funcionários do Departamento de Investigações verificam os fatos e podem conduzir mais investigações relacionadas ao caso. Somente essas pessoas têm acesso aos dados armazenados no portal de denúncia.
A confidencialidade não pode ser garantida se você deliberadamente enviar informações falsas com o objetivo de difamar uma pessoa.
Ao processar um comunicado, ou como parte de uma investigação, pode ser necessário compartilhar informações com outros funcionários da TRATON AG ou de outras empresas do TRATON GROUP, por exemplo, se as informações estiverem relacionadas a atividades nas subsidiárias do TRATON GROUP. Se exigido pela investigação, as informações podem ser compartilhadas com subsidiárias do TRATON GROUP em um país fora da União Europeia ou do Espaço Econômico Europeu, com base em garantias apropriadas de proteção de dados destinadas a proteger os afetados (por exemplo, cláusulas de proteção de dados padrão da UE ou de acordo com o Art. 49 do GDPR). Sempre garantimos a conformidade das disposições relevantes de proteção de dados em conexão com a divulgação de informações.
No caso de uma obrigação legal correspondente ou exigência de proteção de dados ao investigar as informações, as informações também podem ser passadas a outros órgãos, incluindo agências de aplicação da lei, autoridades de concorrência, outras autoridades administrativas, tribunais e escritórios de advocacia internacionais, e firmas de auditoria contratadas pelo TRATON GROUP.
Todas as pessoas que têm acesso aos dados são obrigadas a manter a confidencialidade.
As atividades de processamento acima mencionadas são justificadas pelas seguintes bases jurídicas: Consentimento que foi dado para um ou mais propósitos específicos e proteção dos legítimos interesses do responsável ou de terceiros (Art. 6 (1) (a), (f) do GDPR; Art. 26 (2) da nova versão da Lei de Proteção de Dados Alemã).
Informações da pessoa afetada
Em certos casos, a TRATON AG é obrigada pela legislação de proteção de dados a informar o suspeito sobre as acusações feitas contra ele. Esta é uma exigência legal nos casos em que pode ser objetivamente estabelecido que a divulgação de informações ao suspeito não pode mais ter um efeito adverso sobre a investigação em questão. Se legalmente possível, a sua identidade como denunciante não será divulgada e também serão tomadas medidas para garantir que não seja tirada nenhuma conclusão quanto à sua identidade como denunciante.
Duração do armazenamento de dados pessoais
Os dados pessoais serão armazenados pelo tempo que for necessário para os propósitos de investigação e avaliação ou se a lei subsequente nos obrigam a armazená-los. Uma vez que a informação tenha sido processada, esses dados serão apagados ou tornados anônimos em devido tempo, a medida em que a lei também exigir, dentro de dois meses. Os dados pessoais exigidos até o final dos procedimentos disciplinares ou judiciais, serão excluídos ou tornados anônimos após o encerramento de tais procedimentos. A referência à sua identidade como denunciante é, assim, definitiva e irreversivelmente removida.
Uso do portal de denúncia
Tipo de dados pessoais coletados
O sistema de denúncia é usado de forma voluntária. Coletamos os seguintes dados pessoais e informações ao enviar um relato através do sistema de denúncia:
- Seu nome, se você divulgar sua identidade
- Se você é um funcionário do TRATON GROUP
- Quando for o caso, os nomes de pessoas e outros dados pessoais das pessoas citadas em seu comunicado.
A comunicação entre o seu computador e o sistema de comunicados é realizada por meio de uma conexão criptografada (SSL). O endereço IP do seu computador não é armazenado durante o uso do portal de denúncias. Para manter a conexão entre o seu computador e o BKMS® System, um cookie que contém apenas o ID da sessão é armazenado no seu computador. O cookie é válido apenas até o final da sua sessão e se torna inválido quando você fecha o navegador.
Você tem a opção de usar um pseudônimo/ nome de usuário e senha para configurar uma caixa de correio protegida no sistema de denúncia. Isso permite que você envie mensagens seguras para os funcionários relevantes da TRATON AG, por nome ou anonimamente. Este sistema armazena apenas dados dentro do sistema de denúncia, o que o torna particularmente seguro. Não é uma forma de comunicação regular por e-mail.
Notas sobre o envio de anexos
Ao enviar um relato ou informações suplementares, você tem a opção de enviar anexos aos funcionários relevantes da TRATON AG. Se quiser enviar um comunicado anonimamente, observe as seguintes informações de segurança: Os arquivos podem conter dados pessoais ocultos que podem colocar em risco seu anonimato. Remova esses dados antes do envio. Se não conseguir remover esses dados ou não tiver certeza de como fazer isso, copie o texto do anexo no texto do relato ou envie o documento impresso anonimamente para o endereço contido no rodapé, citando o número de referência recebido no final do processo de comunicação.
Seus direitos
Você tem o direito de ser informado sobre os dados relacionados a você e o direito de retificar seus dados. Desde que não existam regulamentações estatutárias contrárias, você também tem o direito de apagar seus dados e se opor ao processamento de seus dados, bem como o direito de restringir o processamento de seus dados. Se coletarmos e processarmos seus dados pessoais com base em seu consentimento, você também terá o direito de retirar o consentimento que concedeu com efeito futuro. Se necessário, precisaremos confirmar sua identidade para podermos processar sua solicitação. No caso de reclamações, é possível entrar em contato com uma autoridade supervisora de proteção de dados.
Pessoa de contato em caso de dúvidas
Em caso de dúvidas sobre seus dados pessoais, entre em contato com data-protection-vwtb@man.eu ou MAN T&B, Bereich FIO, Zentralteam Datenschutz, Dachauer Straße 641, 80995 Munique, Alemanha. Em caso de dúvidas, consulte o Departamento de Investigações investigation-office@traton.com ou TRATON AG, Dachauer Straße 641, 80995 Munique.