‘हमें बताएँ’ - डेटा गोपनीयता और सहमति के बारे में जानकारी
अपनी व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली "हमें बताएँ" के साथ, Flender GmbH इस एप्लिकेशन और टेलीफोन बातचीत के माध्यम से अनुपालन उल्लंघन के विशिष्ट संकेतों का संदेश भेजने का एक साधन प्रदान करता है। अनुपालन उल्लंघन कानूनी आवश्यकताओं या आंतरिक Flender नियमों, विशेष रूप से व्यावसायिक आचरण दिशानिर्देशों का उल्लंघन है। ‘हमें बताएँ’ का उपयोग करने से आप भ्रष्टाचार, वित्तीय रिपोर्टिंग और लेखांकन नियमों के उल्लंघन, चोरी, धोखाधड़ी, दस्तावेजों की जालसाजी, गबन, अविश्वास उल्लंघन, अनुचित प्रतिस्पर्धा, प्रतिभूति व्यापार उल्लंघन, अंदरूनी व्यापार, व्यापार रहस्य या मालिकाना जानकारी का खुलासा, हितों के टकराव और अन्य आपराधिक आचरण या प्रशासनिक जुर्माने से दंडित के बारे में विशिष्ट संकेतों का संदेश भेज सकते हैं।
आपके द्वारा संदेश में दी गई जानकारी का मूल्यांकन Flender और, यदि आवश्यक हो, उनकी सहायक कंपनियों (सामूहिक रूप से "Flender") द्वारा किया जाएगा। इसके परिणामस्वरूप अधिकारियों द्वारा की जाने वाली आंतरिक और बाहरी जांच की जा सकती है और प्रभावित व्यक्तियों के लिए इसके अन्य नकारात्मक परिणाम हो सकते हैं। इसलिए आपको हमें केवल वही जानकारी देनी चाहिए जिसे आप अपनी सर्वोत्तम जानकारी के अनुसार सही मानते हैं। जानबूझकर गलत या भ्रामक जानकारी देने पर आपको परिणाम का सामना करना पड़ सकता है। जानबूझकर झूठी जानकारी फैलाने पर कई देशों में आपराधिक मुकदमा चलाया जा सकता है। सामान्य तौर पर, यदि यह आपके देश में अभियोजन के अधीन है तो कृपया हमें जानकारी प्रदान न करें।
व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली की तकनीकी सुरक्षा:
‘हमें बताएँ’ व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली का तकनीकी रखरखाव EQS ग्रुप AG द्वारा किया जाता है, जो 80333 München, Karlstraße 47 में स्थित एक स्वतंत्र ऑपरेटर है (बाद में "EQS Group")। डेटा जर्मनी में टेलीकॉम डॉयचलैंड GmbH के संरक्षित सर्वर पर उपलब्ध कराया गया है। संदेश में लिखी जानकारी को संसाधित करने के लिए केवल Flender ही ज़िम्मेदार है।
व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली में दर्ज किया गया व्यक्तिगत डेटा EQS Group द्वारा संचालित डेटाबेस में संग्रहीत किया जाता है। सभी डेटा को एन्क्रिप्ट किया गया है, पासवर्ड से सुरक्षित किया गया है और सुरक्षित स्थान पर संग्रहीत किया गया है ताकि ‘हमें बताएँ’ में इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत डेटा की सामग्री तक पहुंच Flender के अधिकृत व्यक्तियों के एक संकीर्ण दायरे तक सीमित हो। इस डेटाबेस में इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत डेटा की सामग्री को EQS Group नहीं देख सकता है।
जब तक आप कोई ऐसा डेटा दर्ज नहीं करते हैं जिससे आपकी पहचान के बारे में निष्कर्ष निकालना संभव होता है, यह व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली प्रमाणित तकनीकी समाधान का उपयोग करके स्वचालित रूप से आपकी अनामता की रक्षा करता है जो कई तकनीकी और संगठनात्मक उपायों के माध्यम से संरक्षित है।
Flender के भीतर अपना संदेश संसाधित करना और साझा करना:
एक बार आपका संदेश प्राप्त हो जाने पर, अनुपालन विभाग जांच करता है कि गहन जांच की आवश्यकता है या नहीं। यह जांच आंतरिक या बाह्य जांच विशेषज्ञों द्वारा की जा सकती है। जिन बाहरी विशेषज्ञों को हम नियुक्त करते हैं वे आपके द्वारा प्रदान की गई जानकारी को गोपनीय रखने के लिए संविदात्मक या कानूनी गोपनीयता दायित्वों द्वारा Flender से वचनबद्ध हैं।
आपके संदेश में दी गई जानकारी के आधार पर, संदेश के मुद्दे की आगे की प्रक्रिया के लिए ज़िम्मेदार Flender कर्मियों को आपके द्वारा प्रदान की गई जानकारी प्राप्त होगी। ये मुख्य रूप से अनुपालन विभाग के ज़िम्मेदार सदस्य होते हैं। इसके अलावा, Flender के भीतर ज़िम्मेदार प्रबंधन को सूचित किया जाता है, जिसका काम संदेश के प्रसंस्करण के दौरान पाई गई किसी भी कमी को ठीक करना भी है। ऑडिट, कानूनी और मानव संसाधन (HR) विभाग भी अक्सर अनुपालन संदेश संसाधित करने में शामिल होते हैं। यदि आपके संदेश में कोई सहायक कंपनी शामिल है, तो इन कंपनियों के ज़िम्मेदार व्यक्तियों को सूचित किया जाएगा।
यदि आपके संदेश की सामग्री ऊपर सूचीबद्ध किसी भी अनुपालन मुख्य विषय के अंतर्गत नहीं आती है, लेकिन - यदि हमें यह आवश्यक और उचित लगे - तो हम आपका संदेश Flender के ज़िम्मेदार विभाग को भेज देंगे। उदाहरण के लिए, कर्मचारी मामलों के लिए, मानव संसाधन (HR) विभाग ज़िम्मेदार हो सकता है। हालाँकि, एक सामान्य नियम के रूप में, ‘हमे बताएँ’ का उपयोग केवल ऊपर सूचीबद्ध संदेश मुख्य विषयों से संबंधित संदेश रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है।
Flender बाहरी विशेषज्ञों, जैसे वकील, लेखा परीक्षक या फोरेंसिक विशेषज्ञ को भी शामिल कर सकता है, जो Flender की ओर से आपके संदेश की जांच करेंगे।
यदि आप नहीं चाहते कि हम आपका व्यक्तिगत डेटा, विशेष रूप से आपका नाम, Flender अनुपालन विभाग के बाहर के व्यक्तियों के साथ साझा करें (जब तक कि यह Flender के वैध हितों की सुरक्षा के लिए आवश्यक न हो) तो कृपया हमें बताएँ। हालाँकि, कृपया ध्यान दें कि, इसके परिणामस्वरूप, हम आपके संदेश पर संपूर्ण ध्यान नहीं दे पाएंगे।
सरकारी एजेंसियों की एक्सेस:
Flender कुछ सरकारी एजेंसियों को, जिनमें बिना किसी मर्यादा के, सरकारी जांच एजेंसियाँ या अदालतें भी शामिल हैं, अनुपालन उल्लंघनों के बारे में जानकारी प्रदान करने के लिए कानूनी रूप से बाध्य हो सकती हैं। यदि हम जानकारी प्रदान करने के लिए बाध्य हैं, तो साथ में जब्ती की स्थिति में, हम आपके द्वारा प्रदान की गई जानकारी को रोकने में सक्षम नहीं हैं।
कुछ परिस्थितियों में, Flender सरकारी एजेंसियों के साथ व्यक्तिगत डेटा साझा करने के लिए बाध्य नहीं है, लेकिन स्वेच्छा से ऐसा करने का कानूनी अधिकार इसके पास है। यदि आप नहीं चाहते कि हम आपका व्यक्तिगत डेटा, जिसमें बिना किसी सीमा के आपका नाम भी शामिल है, सरकारी एजेंसियों के साथ स्वेच्छा से साझा करें (जब तक कि Flender के वैध हितों की रक्षा के लिए यह आवश्यक न हो) तो कृपया हमें बताएँ। हालाँकि, कृपया ध्यान दें कि, इसके परिणामस्वरूप, हम आपके संदेश पर संपूर्ण ध्यान नहीं दे पाएंगे।
अन्य देशों के साथ जानकारी साझा करना:
आपने अपने संदेश में प्रदान की उस व्यक्तिगत जानकारी को अन्य यूरोपीय संघ के देशों या यूरोपीय संघ के बाहर के देशों में स्थानांतरित किया जा सकता है, जहाँ व्यक्तिगत डेटा के गोपनीयता की कानून द्वारा उसी हद तक गारंटी नहीं है जितनी जर्मनी में है। यह विशेष रूप से उन देशों पर लागू होता है जहाँ पर यूरोपीय संघ के प्रावधानों के अनुसार पर्याप्त स्तर की डेटा गोपनीयता नहीं है। हालाँकि, Flender के भीतर, जर्मनी के अलावा अन्य देशों में भी बाध्यकारी आंतरिक डेटा गोपनीयता दिशानिर्देशों के माध्यम से पर्याप्त स्तर की डेटा गोपनीयता की गारंटी दी जाती है।
यदि आप नहीं चाहते कि हम आपका व्यक्तिगत डेटा, जिसमें आपका नाम भी शामिल है, बिना किसी सीमा के जर्मनी के अलावा अन्य देशों में स्थानांतरित करें (जब तक कि Flender के वैध हितों की रक्षा के लिए यह आवश्यक न हो) तो कृपया हमें बताएँ। हालाँकि, कृपया ध्यान दें कि, इसके परिणामस्वरूप, हम आपके संदेश पर संपूर्ण ध्यान नहीं दे पाएंगे।
प्रभावित पक्षों की अधिसूचना:
अक्सर कानून द्वारा यह आवश्यक होता है कि जिन व्यक्तियों के बारे में अनुपालन उल्लंघन के संकेत पर संदेश प्राप्त हुआ है, उन्हें सूचित किया जाए और उन्हें सुना जाए। जांच के दौरान, इन व्यक्तियों को संदेश के बारे में अपने विचार प्रस्तुत करने का अवसर दिया जाएगा।
यदि आप नहीं चाहते कि हम आगाहकर्ता के रूप में आपका नाम बताएँ तो कृपया हमें बताएँ। कृपया ध्यान दें कि प्रभावित व्यक्ति के पास जानकारी का कानूनी अधिकार हो सकता है जिसके लिए हमें आपका नाम प्रकट करने की आवश्यकता हो सकती है। सरकारी एजेंसियों के पास भी सूचना या ज़ब्ती के समान अधिकार हो सकते हैं जिसके परिणामस्वरूप आपका नाम प्रकट किया जाएगा। यह विशेष रूप से उस परिस्थिति में हो सकता है यदि प्रभावित व्यक्ति ऐसा दावा करता है कि उसके खिलाफ दी गई जानकारी जानबूझकर या लापरवाही से झूठी है और वह आरोप दायर करने का निर्णय लेता है।
व्यक्तिगत डेटा को संग्रहीत करना:
आपके द्वारा प्रदान की गई व्यक्तिगत जानकारी अनुपालन संदेश की जांच और समाधान के लिए जब तक आवश्यकता होगी तब तक रखी जाएगी, जिसमें शामिल है, पाई गई किसी भी कमी को दूर करना और किसी भी आगामी मुकदमे से निपटना। यदि रिकॉर्ड रखने के लिए कानूनी, नियामक या संविदात्मक दायित्वों के कारण यह आवश्यक है या यदि कानून द्वारा इसकी अनुमति है तो आपका व्यक्तिगत डेटा और अधिक समय तक रखा जाएगा। जब कानून द्वारा आवश्यक हो तो आपका व्यक्तिगत डेटा हटा दिया जाएगा।
सहमति और स्वैच्छिक प्रकृति:
जैसे ही आप व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली में जानकारी दर्ज करते हैं, तो यह प्रणाली ऊपर वर्णित जानकारी में शामिल आपके व्यक्तिगत डेटा के संग्रह, प्रसंस्करण और उपयोग के लिए आपकी सहमति पूछेगी। कृपया ध्यान दें कि डेटा प्रोसेसिंग सहमति बॉक्स पर क्लिक करने के बाद ही आप संदेश फॉर्म पर आगे बढ़ सकते हैं।
यदि आप नहीं चाहते कि Flender आपके व्यक्तिगत डेटा को वर्णित अनुसार एकत्र, संसाधित और उपयोग करे, तो आप अपना संदेश गोपनीय रूप से भेजें सकते हैं। आपके व्यक्तिगत डेटा का खुलासा स्वैच्छिक है, जैसा कि व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली का उपयोग है। हालाँकि, यदि आप हमें अपना नाम बता सकें तो हम आभारी रहेंगे। यदि आगाहकर्ता का नाम पता हो तो कई प्रकार की जांच अधिक तेज़ी और कुशलता से की जा सकती हैं, क्योंकि परीक्षक सीधे आगाहकर्ता से संपर्क कर सकता है।
इस व्हिसिल ब्लोविंग प्रणाली का उपयोग करके, आप सहमत हैं कि आपका व्यक्तिगत डेटा, आपके द्वारा प्रदान की गई सीमा तक, ऊपर बताए अनुसार एकत्र, संसाधित और उपयोग किया जाएगा।
Flender GmbH, कानूनी और अनुपालन