Politica de confidenţialitate
Acordăm o importanţă deosebită protecţiei şi confidenţialităţii datelor personale în cadrul sistemului de alertare şi respectăm reglementările aplicabile în domeniul datelor cu caracter personal. Această politică se bazează pe Regulamentul european privind protecţia datelor (GDPR) şi pe reglementările naţionale aplicabile. Citiţi cu atenţie această politică de confidenţialitate înainte de a trimite o alertă.
Scopul acestui sistem de alertare
Sistemul de alertare (Sistemul BKMS®) este destinat primirii, prelucrării şi gestionării în deplină siguranţă şi confidenţiale a semnalărilor privind încălcările suspectate ale reglementărilor aplicabile şi ale regulilor interne ale Grupului Vaillant. Grupul Vaillant cuprinde firma Vaillant GmbH, Berghauser Strasse 40, 42859 Remscheid (Germania) şi filialele sale.
Autoritatea responsabilă şi securitatea datelor
Partea responsabilă cu protecţia datelor în cadrul sistemului de alertare este Vaillant GmbH, Berghauser Straße 40, 42859 Remscheid, Germania, ca societate-mamă (denumită în continuare: „Vaillant”). Sistemul de alertare este operat de o companie specializată, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich, Germania, în numele companiei Vaillant.
Datele personale şi informaţiile introduse în sistemul de alertare sunt stocate într-o bază de date administrată de EQS Group GmbH într-un centru de calcul de înaltă securitate. Doar Vaillant are acces la aceste date. Toate datele sunt stocate în formă criptată, astfel încât nici EQS Group GmbH, nici alte părţi terţe nu pot accesa aceste informaţii. Acest lucru este asigurat prin măsuri tehnice şi organizatorice importante, în contextul unei proceduri certificate de o autoritate de protecţie a datelor cu caracter personal.
Toate datele sunt criptate şi stocate cu protecţie prin parolă pe mai multe niveluri, astfel încât accesul să fie limitat la un număr foarte restrâns de persoane cu autorizare expresă din cadrul companiei Vaillant şi este transmis doar ca parte a prelucrării informaţiilor în cadrul Grupului Vaillant.
Tipul de date cu caracter personal colectate
Utilizarea sistemului de alertare este voluntară. Dacă trimiteţi o alertă prin acest sistem, vom colecta următoarele date şi informaţii personale:
- Numele dvs., dacă vă dezvăluiţi identitatea
- Dacă sunteţi angajat la Vaillant
- Numele persoanelor şi alte date personale ale celor pe care îi citaţi în alertă.
- Numele, titlul şi datele de contact ale persoanelor implicate în colectarea sau procesarea alertei
- Faptele raportate
- Elementele colectate ca parte a verificării faptelor semnalate
- Rapoartele operaţiunilor de verificare
- Răspunsurile la mesajul dvs., dacă utilizaţi căsuţa poştală protejată
Procesarea confidenţială a alertelor
Alertele care se primesc sunt preluate de o mică parte dintre angajaţi, cu permisiuni exprese şi special instruiţi, de la Departamentul de Conformitate al Vaillant şi sunt tratate întotdeauna cu cea mai strictă confidenţialitate. Angajaţii Departamentului de Conformitate al Vaillant examinează faptele şi, dacă este necesar, efectuează investigaţii suplimentare.
Ca parte a procesării unei alerte sau a unei investigaţii speciale, poate fi necesar să se partajeze alerte cu alţi angajaţi ai companiei Vaillant sau cu angajaţi ai altor companii din Grup, de exemplu în cazul în care semnalările se referă la incidente care au avut loc în filiale. Acestea pot avea sediul în ţări din afara Uniunii Europene sau a Spaţiului Economic European, cu reglementări diferite privind protecţia datelor cu caracter personal. Întotdeauna asigurăm respectarea dispoziţiilor în vigoare privind protecţia datelor atunci când transmitem alertele.
Dacă aveţi vreo îndoială cu privire la protecţia datelor personale, vă rugăm să ne contactaţi:
Vaillant GmbH
În atenţia responsabilului extern cu protecţia datelor (confidenţial)
Berghauser Str. 40
42859 Remscheid/ Germania
Sau
datenschutz@vaillant-group.com
Orice persoană care obţine acces la date este obligată să asigure respectarea confidenţialităţii acestora.
Durata de păstrare a datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru a clarifica situaţia şi a proceda la evaluarea alertei. După închiderea procedurii de procesare a alertei, aceste date sunt şterse în conformitate cu cerinţele de reglementare.
Utilizarea sistemului de alertare
Comunicarea între calculatorul dvs. şi sistemul de alertare se face printr-o conexiune criptată (SSL). Adresa dvs. IP nu va fi stocată atunci când utilizaţi sistemul de alertare. Pentru a menţine conexiunea dintre calculatorul dvs. şi sistemul BKMS®, pe calculatorul dvs. este stocat un cookie care conţine numai ID-ul sesiunii (cunoscut şi sub numele de cookie de sesiune). Acest modul cookie este valabil numai până la sfârşitul sesiunii dvs. şi expiră când închideţi browserul.
Este posibil să instalaţi o căsuţă poştală electronică în sistemul de alertare, care este protejată printr-un nume de utilizator şi o parolă alese individual. Acest lucru vă permite să trimiteţi alerte angajaţilor responsabili de la Vaillant fie precizându-vă numele, fie într-un mod anonim şi securizat. Acest sistem înregistrează doar date din interiorul sistemului de alertare, ceea ce îl face deosebit de sigur. Aceasta nu este o formă de comunicare tradiţională prin poştă electronică.
Notă privind trimiterea anexelor
Când trimiteţi o alertă sau informaţii suplimentare, puteţi trimite simultan ataşamente angajatului responsabil al Vaillant. Dacă doriţi să trimiteţi o alertă anonimă, reţineţi următoarea regulă de securitate: fişierele pot conţine date personale ascunse, care v-ar putea pune în pericol anonimatul. Ştergeţi aceste date, înainte de a trimite fişierele. Dacă nu reuşiţi să ştergeţi aceste date sau dacă nu ştiţi cum să procedaţi, copiaţi textul anexei dvs. în corpul mesajului de alertă sau trimiteţi anonim o copie tipărită a documentului la adresa indicată în nota de subsol, specificând numărul de referinţă pe care îl veţi primi la sfârşitul procesului de alertare.
Aplicarea condiţiilor generale de protecţie a datelor
În plus, se aplică şi termenii şi condiţiile noastre generale privind protecţia datelor, care pot fi accesate prin intermediul linkului următor:
https://www.vaillant-group.com/en/datenschutzerklaerung-368020.html
Versiunea: Mai 2022