Política de privacidad
Nos tomamos muy en serio la protección de datos y la confidencialidad en relación al sistema de denuncia de irregularidades, y cumplimos con las normas de protección de datos aplicables. Esta directiva se basa en el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) y en la normativa sobre protección de datos aplicable a nivel local. Por favor, lea atentamente esta información de privacidad antes de enviar una denuncia.
Finalidad del sistema de denuncia de irregularidades
El sistema de denuncia de irregularidades (BKMS® System) sirve para recibir, procesar y gestionar, de forma segura y confidencial, denuncias sobre presuntas violaciones de la ley aplicable o de la normativa interna de Vaillant Group. Vaillant Groupo está formado por Vaillant GmbH, Berghauser Strasse 40, 42859 Remscheid, Alemania, y sus empresas filiales.
Autoridad responsable y seguridad de los datos
El responsable del tratamiento de datos en el sistema de denuncia de irregularidades es Vaillant GmbH, Berghauser Strasse 40, 42859 Remscheid, Alemania, como sociedad cabecera del grupo (en adelante, “Vaillant”). El sistema de denuncia de irregularidades está gestionado por una empresa especializada, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich, Alemania, en representación de Vaillant. Los datos personales e información facilitados a través del sistema de denuncia de irregularidades se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group GmbH, en un servidor de alta seguridad. Únicamente Vaillant tiene acceso a esta información. Toda la información se encripta de tal forma que ni EQS Group GmbH ni ningún otro tercero tiene acceso a la misma. Esto se garantiza mediante amplias medidas técnicas y organizativas en un procedimiento certificado por una autoridad de protección de datos. Toda la información se encripta y almacena con múltiples niveles de protección de contraseñas, de modo que el acceso está restringido a un número muy pequeño de personas expresamente autorizadas en Vaillant, y sólo se transmite en el marco del tratamientos de datos interno de Vaillant Group.
Categorías de los datos personales recogidos
El uso del sistema de denuncia de irregularidades es voluntario. Si usted presenta una denuncia a través del sistema de denuncia de irregularidades, recabaremos los siguientes datos personales:
- Su nombre, si usted revela su identidad
- Si usted trabaja en Vaillant
- Los nombres y demás personales de las personas que nombre en su denuncia
- Nombre, cargo y datos de contacto de las personas que gestionan la información
- Los hechos denunciados
- Materiales recogidos en relación con la verificación de los hechos denunciados
- Actas de las operaciones de verificación
Responda a sus mensajes en caso de utilizar el buzón de correo protegido.
Confidencialidad de las denuncias
Las denuncias entrantes llegan a una pequeña selección de empleados expresamente autorizados y específicamente formados, miembros de la Organización de Compliance de Vaillant, y son tratados siempre de forma confidencial. Los empleados de la Organización de Compliance de Vaillant evaluarán el asunto y llevarán a cabo cualquier investigación adicional que requiera cada caso concreto.
En el marco de la gestión de una denuncia o dentro de una investigación especial, podría ser necesario comunicar la denuncia a otros empleados de Vaillant o a empleados de otras empresas del grupo empresarial, por ejemplo, cuando las denuncias se refieran a incidentes ocurridos en las empresas filiales. Estas últimas pueden tener su sede en países fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo, países con normativas sobre la protección de datos personales diferentes. Nosotros siempre garantizamos que las normas de protección de datos aplicables se cumplen en caso de comunicar la denuncia a los empleados indicados.
Si tiene alguna duda sobre la protección de datos, por favor contacte con nosotros:
Vaillant GmbH
A/ A del Data Protection Officer externo (Confidencial)
Berghauser Str. 40
42859 Remscheid/ Germany
o
datenschutz@vaillant-group.com
Todas las personas con acceso a información están sujetas al deber de confidencialidad.
Plazo de conservación de los datos personales
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para clarificar la situación y llevar a cabo una evaluación. Una vez gestionada la denuncia estos datos se borrarán de conformidad con los requisitos legales.
Uso del Sistema de denuncia de irregularidades
La comunicación entre su ordenador y el sistema de denuncia de irregularidades tiene lugar a través de una conexión cifrada (SSL). Su dirección IP no será almacenada durante el uso del sistema de denuncia de irregularidades. Para mantener la conexión entre su ordenador y el sistema BKMS
®, se almacena en su ordenador una cookie que sólo contiene el ID de sesión (la llamada cookie de sesión). Esta cookie sólo es válida hasta el final de su sesión y caduca cuando usted cierra su navegador.
Es posible configurar un buzón dentro del sistema de denuncia de irregularidades que se proteja con un nombre de usuario y una contraseña elegidos individualmente. Esto le permite enviar denuncias al empleado responsable de Vaillant, tanto en su nombre como de forma anónima y segura. Este sistema sólo almacena datos dentro del sistema de denuncia de irregularidades, lo que lo hace especialmente seguro. No se trata de una comunicación por correo electrónico ordinaria.
Nota sobre el envío de documentos adjuntos
Al presentar una denuncia o una adenda, se pueden enviar simultáneamente documentos anexos al empleado responsable de Vaillant. Si desea enviar una denuncia anónima, por favor tenga en cuenta los siguientes consejos de seguridad: Los archivos pueden contener datos personales ocultos que podrían poner en peligro su anonimato. Elimine estos datos antes de enviar los documentos. Si no puede eliminar estos datos o no está seguro de cómo hacerlo, copie el texto del documento anexo en el texto de la denuncia o envíe el documento impreso, de forma anónima, a la dirección indicada en el pie de página, citando el número de referencia recibido al final del proceso de notificación.
Supletoriedad de las condiciones generales sobre protección de datos
Adicionalmente, se aplicarán nuestras condiciones generales sobre protección de datos publicadas en https://www.vaillant-group.com/en/datenschutzerklaerung-368020.html
Versión: Mayo 2022