Tell Us: información sobre protección de datos y consentimiento
Con su sistema de denuncia «Tell Us», proporcionado a través de esta aplicación y de un sistema de ) diálogo telefónico, Flender GmbH1 facilita una vía para la denuncia de indicios específicos de irregularidades. Las irregularidades son incumplimientos de requisitos legales o de las normas internas de Siemens, particularmente del Código de Conducta en los Negocios (Flender Business Conduct Guidelines. El uso de Tell Us le permite denunciar indicios específicos de corrupción, infracciones de las normas relacionadas con los informes y estados financieros y la contabilidad, robo, fraude, falsificación de documentos, malversación, infracciones de las normas antimonopolio, competencia desleal, infracciones en la compraventa de valores, uso de información privilegiada, divulgación de secretos industriales o de información confidencial, conflictos de intereses y otras conductas delictivas que puedan penalizarse con una sanción administrativa.
La información que nos comunique será evaluada por Flender GmbH y, en caso necesario, por sus subsidiarias (denominadas colectivamente como «Flender»). Es posible que su denuncia derive en la realización de investigaciones internas y externas por parte de las autoridades y en otras consecuencias negativas para los afectados. Por este motivo, solo debe proporcionarnos información si está seguro de que es correcta a su leal saber y entender. La comunicación a sabiendas de información falsa o engañosa tendrá consecuencias para usted. La difusión intencionada de información falsa puede constituir un delito en muchos países. En general, le rogamos que no nos facilite información si puede constituir un delito en su país.
Protección técnica del sistema de denuncia:
El mantenimiento técnico del sistema de denuncia Tell Us lo realiza la empresa EQS Group GmbH, un operador independiente con sede en 80333 München, Karlstraße 47 (en lo sucesivo, «BK»). Los datos se almacenan en servidores protegidos de Telekom Deutschland GmbH en Alemania. Solo Flender es responsable del tratamiento del contenido de los mensajes.
Los datos personales introducidos en el sistema de denuncia se almacenan en una base de datos operada por BK. Todos los datos están cifrados, protegidos por contraseña y almacenados en un lugar seguro de forma que el acceso al contenido de los datos almacenados electrónicamente en Tell Us queda limitado a un círculo reducido de personas autorizadas de Flender GmbH. BK no puede visualizar el contenido de los datos almacenados electrónicamente en esta base de datos.
Si no introduce datos que permitan averiguar su identidad, este sistema de denuncia protege automáticamente su anonimato por medio de una solución técnica certificada, que, a su vez, está protegida a través de varias medidas técnicas y organizativas.
Tratamiento y difusión de los hechos de los que informa dentro de Flender:
Tras la recepción de su reporte, el Departamento de Compliance comprobará si se requiere un análisis exhaustivo, que puede llevarse a cabo por medio de especialistas internos o externos. Los especialistas externos con los que trabajamos están obligados por acuerdos de confidencialidad contractuales o legales a mantener la confidencialidad de la información que nos facilite.
Según el contenido de los hechos que nos reporte, el personal de Flender responsable de su análisis posterior recibirá la información proporcionada. Los responsables suelen ser, principalmente, los miembros competentes del Departamento de Compliance. También se proporcionará la información al responsable de la gestión dentro de Flender, quien, además, deberá corregir los defectos que hayan podido descubrirse durante el análisis de los hechos reportados. El Departamento de Auditoría, el Departamento Legal y el Departamento de Recursos Humanos también suelen ser partes interesadas en el análisis de los hechos reportados relativos al cumplimiento de las normas. Si su mensaje se refiere a una subsidiaria, se notificará a las unidades responsables de dicha empresa.
Si el contenido de los hechos de los que nos informa no se corresponde con ninguna de las categorías o casuísticas enumeradas anteriormente, remitiremos los mismos al departamento responsable de Flender siempre que lo estimemos necesario y apropiado. Por ejemplo, es posible que el Departamento de Recursos Humanos sea competente para cuestiones de personal. Sin embargo, por norma general, Tell Us solo se utiliza para registrar los hechos relacionados con las categorías enumeradas anteriormente.
Flender también puede implicar a especialistas externos, como abogados, auditores o expertos forenses que examinarán los hechos de la forma especificada por Flender.
Le rogamos que nos comunique si no desea que facilitemos sus datos personales, particularmente su nombre, a personas ajenas al Departamento de Compliance de Flender (salvo que sea necesario para proteger los intereses legítimos de Flender). Sin embargo, tenga en cuenta que, como consecuencia, es posible que no podamos prestar la debida atención a los hechos de los que nos informa.
1Flender GmbH, oficinas corporativas: Bocholt, Alemania; Tribunal de registro: Coesfeld, HRB 16929. Dirección de contacto del DepartamentoJurídico y de Cumplimiento: Alfred-Flender-Strasse 77, 46395 Bocholt, Alemania. Para obtener más información, consulte www.flender.comAcceso a la información de las agencias gubernamentales:
Es posible que Flender se vea obligada por ley a proporcionar información acerca de las irregularidades a ciertas agencias gubernamentales, incluidas, sin limitaciones, las agencias gubernamentales de investigación o los tribunales. Si estamos obligados a proporcionar información, así como si se procede a su incautación, no podremos ocultar los datos que nos facilite.
En algunos casos, Flender no está obligada a divulgar los datos personales a las agencias gubernamentales, pero tiene derecho a hacerlo voluntariamente. Le rogamos que nos comunique si no desea que facilitemos voluntariamente sus datos personales, incluido, sin limitaciones, su nombre, a agencias gubernamentales (salvo que sea necesario para proteger los intereses legítimos de Flender). Sin embargo, tenga en cuenta que, como consecuencia, es posible que no podamos prestar la debida atención a los hechos sobre los que no ha informado.
Divulgación de la información a otros países:
Es posible que la información personal que haya facilitado en su mensaje pueda transmitirse a otros países de la UE o a países fuera de la UE donde el tratamiento confidencial de los datos personales no esté garantizado por ley en la misma medida que en Alemania. Este principio se aplica particularmente a los países con un nivel de protección de datos que se considere inferior al especificado por las disposiciones de la UE. No obstante, dentro de Flender, se garantiza un nivel adecuado de la protección de datos mediante las directrices internas de protección de datos que rigen incluso fuera de Alemania.
Le rogamos que nos comunique si no desea que divulguemos sus datos personales, incluido, sin limitaciones, su nombre, a otros países fuera de Alemania (salvo que sea necesario para proteger los intereses legítimos de Flender). Sin embargo, tenga en cuenta que, como consecuencia, es posible que no podamos prestar la debida atención a los hechos sobre los que nos ha informado.
Notificación a todas las partes afectadas:
Suele requerirse por ley que las personas afectadas por los hechos reportados de sospecha de irregularidades sean notificadas y que se escuche su versión. En el transcurso de la investigación, estas personas tendrán la oportunidad de presentar su versión sobre los hechos en cuestión.
Le rogamos que nos comunique si no desea que revelemos su nombre como informador. Tenga en cuenta que es posible que la persona afectada tenga derecho legal a acceder a esta información, lo que puede obligarnos a revelar su nombre. También es posible que las agencias gubernamentales tengan un derecho similar a la información o a la incautación que derive en la revelación de su nombre. En particular, esto puede suceder si la persona afectada argumenta que la información revelada contra ella es falsa de forma consciente o por negligencia y decide presentar cargos.
Almacenamiento de los datos personales:
La información personal facilitada se almacenará durante el tiempo que sea necesario para la investigación y la resolución de los hechos denunciados, incluida la enmienda de cualquier defecto descubierto y la tramitación de cualquier litigio derivado. Sus datos personales se conservarán durante incluso más tiempo si es necesario por la obligación legal, normativa o contractual de mantener su registro o si está permitido por la legislación. Sus datos personales se eliminarán tan pronto como se requiera por ley.
Consentimiento y carácter voluntario:
Al introducir información en el sistema de denuncia, el sistema solicitará su consentimiento a la recogida, tratamiento y uso de los datos personales incluidos en su reporte de la forma descrita anteriormente. Tenga en cuenta que solo puede acceder al formato de reporte tras hacer clic en la casilla de consentimiento para el tratamiento de los datos.
Si no desea que Flender recopile, procese y utilice sus datos personales de la manera descrita, puede enviar su reporte de forma anónima. La divulgación de sus datos personales es voluntaria, así como el uso del sistema de denuncia. No obstante, le agradeceríamos que nos facilitara su nombre. Muchas investigaciones pueden realizarse con mayor rapidez y eficiencia si se conoce el nombre del informante, ya que la persona que analice los hechos podrá ponerse directamente en contacto con él.
Mediante el uso de este sistema de denuncia, otorgará su consentimiento a la recogida, tratamiento y uso de los datos personales que nos facilite de la manera descrita anteriormente.
Flender GmbH, Legal & Compliance