Tell Us - Informazioni sulla protezione dei dati e sul consenso
Con il sistema whistleblowing "Tell Us", predisposto attraverso questa applicazione e mediante un sistema di dialogo telefonico, Flender GmbH fornisce uno strumento per segnalare specifiche indicazioni di violazioni di compliance. Le violazioni di compliance sono violazioni di requisiti legali o disposizioni Flender interne, in particolare riguardanti le linee guida del codice commerciale. Usando Tell Us potete segnalare specifiche indicazioni di corruzione, violazioni delle segnalazioni finanziarie e regole contabili, furto, frode, falsificazione di documenti, appropriazione indebita, violazioni della legge antitrust, concorrenza sleale, violazioni della negoziazione di titoli, insider trading, divulgazione di segreti commerciali o informazioni proprietarie, conflitti di interesse e altra condotta criminale che può essere sanzionata con una sanzione amministrativa.
Le informazioni che segnalerete saranno valutate da Flender GmbH e, se necessario, dalle sue filiali (collettivamente "Flender"). Sarà possibile un avvio di indagini interne ed esterne condotte dalle autorità con conseguenze negative per le persone coinvolte. Pertanto dovrete fornirci solo le informazioni che riterrete corrette con cognizione di causa. Fornire informazioni consapevolmente false o fuorvianti comporterà delle conseguenze. La divulgazione intenzionale di informazioni false è perseguibile penalmente in molti paesi. In generale, non forniteci informazioni che possano comportare un procedimento legale nel vostro paese.
Protezione tecnica del sistema di whistleblowing:
La manutenzione tecnica del sistema di whistleblowing Tell Us è gestita da EQS Group GmbH, un operatore indipendente con sede a 80333 Müncheno, Karlstraße 47 (di seguito "EQS Group"). I dati vengono forniti su server protetti di Telekom Deutschland GmbH in Germania. Solo Flender è responsabile dell'elaborazione dei contenuti delle segnalazioni.
I dati personali inseriti nel sistema di whistleblowing vengono memorizzati in un database gestito da BK. Tutti i dati sono codificati, protetti da password e memorizzati in un luogo sicuro, per cui l'accesso al contenuto dei dati memorizzati elettronicamente in Tell Us è limitato a una stretta cerchia di persone autorizzate di Flender GmbH. BK non può visionare il contenuto dei dati memorizzati elettronicamente in questo database.
Se non inserirete dati che possono permettere di dedurre la vostra identità, questo sistema di whistleblowing proteggerà il vostro anonimato automaticamente grazie a una soluzione tecnica certificata e protetta con numerosi accorgimenti tecnici e organizzativi.
Elaborazione e condivisione della segnalazione all'interno di Flender:
Una volta ricevuta la vostra segnalazione, la divisione di compliance verificherà la necessità di un'indagine approfondita. L’indagine potrà essere condotta da esperti interni o esterni. Gli esperti esterni ingaggiati, saranno vincolati a Flender da obblighi di riservatezza contrattuali o legali per mantenere riservate le informazioni fornite.
A seconda del contenuto della segnalazione, il personale Flender responsabile dell'ulteriore elaborazione della questione segnalata riceverà le informazioni da voi fornite. Tali responsabili sono principalmente i membri del Compliance Department. Le informazioni verranno date anche al responsabile della gestione all'interno di Flender, che dovrà anche correggere le lacune eventualmente emerse durante l'elaborazione della segnalazione. Anche l'Audit, il Legal e l'HR Department saranno spesso coinvolti nell'elaborazione delle segnalazioni di compliance. Se la vostra segnalazione coinvolgerà una filiale, le unità responsabili di queste aziende verranno informate.
Se il contenuto della vostra segnalazione non rientrerà in nessuna delle tematiche di compliance elencate sopra, inoltreremo la vostra segnalazione alla divisione Flender responsabile se lo riterremo necessario e appropriato . Per le questioni personali, ad esempio, può essere coinvolto l'HR Department. La regola generale, tuttavia, è che Tell Us venga usato solo per registrare segnalazioni correlate alle tematiche elencate sopra.
Flender potrà anche coinvolgere esperti esterni come avvocati, revisori, esperti forensi che esamineranno la vostra segnalazione su richiesta di Flender.
Informateci se non volete che i vostri dati personali vengano condivisi, in particolare il vostro nome, con persone esterne al Flender Compliance Department (a meno che questo sia necessario per salvaguardare gli interessi legittimi di Flender). Vi informiamo, tuttavia, che in mancanza di tale autorizzazione non potrà essere presa in piena considerazione la vostra segnalazione.
Accesso da parte di enti pubblici:
Flender potrà anche essere obbligata per legge a fornire le informazioni sulle violazioni di compliance ad alcuni enti pubblici, incluso, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, agenzie investigative pubbliche o tribunali. Qualora obbligati a fornire tali informazioni, così come nel caso di confische, non saremo in grado di tacere le informazioni che ci avete fornito.
In alcuni casi, Flender non è obbligata a condividere i dati personali con gli enti pubblici, ma ha il diritto legale di farlo su base volontaria. Informateci se non volete che vengano condivisi su base volontaria i vostra dati personali, in particolare il vostro nome, con enti pubblici (a meno che questo sia necessario per salvaguardare gli interessi legittimi di Flender). Vi informiamo, tuttavia, che in mancanza di tale autorizzazione non potrà essere presa in piena considerazione la vostra segnalazione.
Condivisione di informazioni con altri paesi:
Le informazioni personali fornite nella vostra segnalazione potranno essere trasferite ad altri paesi UE o a paesi al di fuori dell'UE, laddove il trattamento riservato dei dati personali non è garantito dalla legge nella stessa misura possibile in Germania. Questo vale in particolare per i paesi che non sono considerati avere un livello adeguato di protezione dei dati come quello specificato dalle disposizioni dell'UE. All'interno di Flender, tuttavia, viene garantito un livello adeguato di protezione dei dati tramite linee guida di protezione dei dati interne vincolanti anche nei paesi diversi dalla Germania.
Informateci se non volete che i vostri dati personali vengano trasferiti, in particolare il vostro nome, in altri paesi diversi dalla Germania (a meno che questo sia necessario per salvaguardare gli interessi legittimi di Flender). Vi informiamo, tuttavia, che in mancanza di tale autorizzazione non potrà essere presa in piena considerazione la vostra segnalazione.
Notifica delle parti coinvolte:
Spesso è previsto dalla legge che le persone oggetto della segnalazione su fatti di violazione di compliance debbano essere informate e ascoltate. Nel corso dell'indagine, queste persone avranno l'opportunità di presentare il loro punto di vista in merito alla segnalazione.
Informateci se non volete darci il vostro nome come whistleblower. Vi informiamo che la persona coinvolta può avere il diritto legale di informazione che può obbligarci a divulgare il vostro nome. Gli enti pubblici possono anche avere diritti simili di informazione o confisca che possono comportare la divulgazione del vostro nome. Questo può avvenire in particolare se la persona coinvolta sostieni che le informazioni presentate contro di lei sono consapevolmente o dolosamente false e decide pertanto di presentare ricorso.
Memorizzazione dei dati personali:
Le informazioni personali da voi fornite saranno conservate per il tempo necessario all'indagine e alla risoluzione della segnalazione di compliance, ovvero alla risoluzione di eventuali lacune emerse e alla gestione di eventuali controversie conseguenti. I vostri dati personali potranno essere conservati anche più a lungo se obblighi legali, normativi o contrattuali richiederanno la conservazione di registri o laddove consentito dalla legge. I vostri dati personali verranno cancellati laddove prescritto dalle leggi.
Consenso e natura volontaria:
Quando inserirete le informazioni nel sistema di whistleblowing, il sistema vi chiederà il consenso alla raccolta, elaborazione e uso dei vostri dati personali inclusi nelle informazioni descritte sopra. Vi informiamo che potrete procedere alla segnalazione solo dopo avere cliccato sul riquadro di consenso al trattamento dei dati.
Se non volete che Flender raccolga, elabori e usi i vostri dati personali come descritto, potrete inviare la segnalazione in forma anonima. La divulgazione dei vostri dati personali è volontaria quanto l'uso del sistema di whistleblowing. Saremmo tuttavia lieti se ci fornirete il vostro nome. Le indagini possono essere condotte più rapidamente e in maniera più efficiente conoscendo il nome del whistleblower, in quanto la persona che gestirà la segnalazione potrà mettersi in contatto direttamente con il whistleblower.
Usando questo sistema di whistleblowing accettate che i vostri dati personali, nella misura da voi specificata, vengano raccolti, elaborati e usati come descritto sopra.
Flender GmbH, Legal & Compliance