Zásady ochrany osobních údajů
I. Účel a rozsah těchto zásad
Verze: Březen 2021
Tento portál („Alert Line“) je provozován společností LVMH MOËT HENNESSY LOUIS VUITTON, francouzskou společností société européenne (SE) se sídlem na adrese 22 Avenue Montaigne, 75008 Paříž, Francie, která je registrována v obchodním rejstříku v Paříži pod číslo 775 670 417 (dále jen „LVMH“).
Portál Alert Line umožňuje zaměstnancům a externím zúčastněným stranám („ uživatelé “) skupiny LVMH (která zahrnuje LVMH a její spřízněné firmy – „ skupina LVMH “) hlásit („ hlášení “) v dobré víře (i) trestný čin, zjevné porušení platných zákonů nebo ohrožení nebo újmu obecného zájmu; a/nebo (ii) zjevná porušení Kodexu chování, interních směrnic, principů a zásad skupiny.
Podmínky a postup pro podávání hlášení jsou podrobněji popsány na stránce Úvodní informace o Alert Line.
Když uživatel podá hlášení, je skupina LVMH bez ohledu na konkrétní zaměstnavatelskou společnost daného uživatele v rámci skupiny LVMH primárním příjemcem hlášení a nese odpovědnost za prošetření nahlášených skutečností, jak je podrobněji popsáno níže.
V této souvislosti bude skupina LVMH jakožto správce údajů přistupovat k osobním údajům týkajícím se zejména daného uživatele a osob uvedených v hlášení (dále jen „Osobní údaje“).
Skupina LVMH bere ochranu osobních údajů velmi vážně a postupuje v souladu s platnými předpisy na ochranu údajů. Cílem těchto zásad ochrany osobních údajů (dále jen „zásady“) je popsat podmínky, za kterých může skupina LVMH shromažďovat a zpracovávat osobní údaje.
Tyto zásady se vztahují na všechny uživatele bez ohledu na společnost, pro kterou pracují. Každý uživatel musí před podáním jakéhokoliv hlášení dodržet tyto zásady.
II. Typ shromažďovaných a zpracovávaných osobních údajů
Když uživatel podá hlášení prostřednictvím Alert Line, skupina LVMH shromáždí a zpracuje osobní údaje o uživatelích v rozsahu nezbytném pro zpracování hlášení, a to zejména tyto: jméno, příjmení, funkce a podrobnosti, pokud je uživatel poskytne.
Skupina LVMH také shromáždí a zpracuje osobní údaje o osobách uvedených v hlášení (dále jen „nahlašovaný datový subjekt“), jejichž obsah závisí na obsahu daného hlášení (a procesu šetření).
V této souvislosti připomínáme, že uživatelé se zdrží poskytování osobních údajů, které nejsou pro účely hlášení nezbytné. Poskytnuté osobní údaje musí být přiměřené, relevantní a omezené v rozsahu, který je nezbytně nutný v souvislosti s nahlašovaným porušením. Uživatel se například musí zdržet poskytování podrobností o soukromém životě, osobnosti, profesních dovednostech apod. nahlašovaného datového subjektu s výjimkou případů, kdy jsou takové informace naprosto nezbytné k prokázání údajného porušení. Nahlašované skutečnosti musí být předloženy neutrálním a objektivním způsobem a jasně označeny jako „předpokládané“. Uživatel nesmí v žádném případě nahlašovat skutečnosti, které jsou národním tajemstvím v oblasti obrany, lékařským tajemstvím nebo tajemstvím ve vztahu mezi klientem a právním zástupcem.
III. Účel shromažďování a zpracování údajů
Skupina LVMH použije osobní údaje obsažené v daném hlášení k následujícím účelům:
- zpracování hlášení a prošetřování zjištěných skutečností
- případné zahájení nezbytných nároků nebo disciplinárních řízení
- případné uplatnění platných nápravných opatření a/nebo sankcí
- případné oznámení nahlášených skutečností soudním nebo vládním subjektům nebo právní postupy nebo předvolání v reakci na soudní příkazy.
IV. Příjemci údajů
O hlášeních podaných prostřednictvím Alert Line bude neprodleně informován ředitel pro etiku a dodržování zásad skupiny a hlášení budou následně posouzena týmem pro jejich vyhodnocení, který se skládá z omezeného počtu vyšetřujících osob vybraných mezi příslušnými odpovědnými útvary v rámci skupiny LVMH a jejích přidružených organizací s ohledem na povahu a závažnost daných skutečností a zúčastněných osob („hodnotící tým“). Členové hodnotícího týmu podléhají zvýšeným požadavkům na zachování důvěrnosti.
Pro účely šetření mohou prošetřující pracovníci případně v závislosti na konkrétním kontextu hlášení sdílet nahlášené skutečnosti, včetně osobních údajů, v případě potřeby s příslušnými odpovědnými osobami nebo subjekty v rámci dané podnikové jednotky skupiny LVMH (především zaměstnavatel nahlašovaného datového subjektu).
Za stejným účelem může skupina LVMH předat hlášení třetím stranám poskytujícím skupině LVMH pomoc při zpracování hlášení. Tito případní poskytovatelé podléhají stejným povinnostem, které jsou stanoveny v těchto zásadách.
Veškeré informace a osobní údaje obsažené v hlášení (dále jen „Údaje“), včetně identity uživatele, budou v každém případě sdíleny s omezeným počtem osob a bude s nimi zacházeno jako s důvěrnými informacemi v rozsahu povoleném zákonem a s maximální péčí.
Zejména nebude identita uživatele bez předchozího výslovného souhlasu takového uživatele odhalena třetím osobám mimo hodnotící tým.
Bez ohledu na výše uvedené skutečnosti mohou být údaje, včetně identity uživatele, poskytnuty také příslušným orgánům a jurisdikcím, jsou-li relevantní pro zpracování nahlášených skutečností a/nebo v případech vyžadovaných zákonem nebo na základě soudních příkazů, právních postupů či předvolání.
Portál Alert Line provozuje specializovaná firma EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín, Německo („BK GmbH“). Osobní údaje a informace zadané na Alert Line jsou uloženy v databázi provozované společností EQS Group AG v datovém centru s vysokou úrovní zabezpečení. K údajům má přístup pouze skupina LVMH. Ani firma EQS Group AG, ani jiné třetí strany nemají k údajům přístup. To je zajištěno pomocí rozsáhlých technických a organizačních opatření, která jsou součástí certifikované procedury.
V. Přenos dat
Portál Alert Line je provozován společností BK GmbH a všechny zadané údaje budou přeneseny do databáze provozované společností EQS Group AG v datovém centru s vysokým zabezpečením v Německu.
Kromě toho mohou být osobní údaje dále přeneseny na jiné subjekty skupiny LVMH, mimo území Evropského hospodářského prostoru (EHP), a to zejména v závislosti na místě zaměstnavatele nahlašovaného datového subjektu.
Na veškeré přenosy osobních údajů zaměstnanců v rámci skupiny LVMH se vztahují závazné právní podnikové předpisy skupiny LVMH (Binding Corporate Rules, BCR). Jakýkoliv přenos osobních údajů, na které se nevztahují tyto BCR, do zemí, v nichž není poskytována odpovídající úroveň ochrany, bude podléhat podpisu standardních smluvních ustanovení, jak je stanoví Evropská komise v souladu s platnými předpisy na ochranu údajů, nebo na základě jakéhokoliv jiných zákonných prostředků povolených příslušnými předpisy o ochraně údajů.
VI. Doba uchování údajů
Údaje shromážděné pro účely uvedené níže budou uloženy tak, jak je uvedeno níže.
Pokud nahlašované skutečnosti nespadají do působnosti Alert Line, budou údaje okamžitě odstraněny (nebo budou po anonymizaci archivovány po dobu 5 let).
Pokud nahlašované skutečnosti spadají do působnosti Alert Line, avšak po vyšetřování nebude v konečném důsledku zahájeno žádné soudní ani disciplinární opatření, budou údaje odstraněny do 2 měsíců po skončení vyšetřovacího procesu (nebo budou po jejich anonymizaci archivovány po dobu 5 let), s výjimkou případu, kdy by údaje podléhaly soudnímu řízení podle platných právních předpisů – v takovém případě bude odstranění případu pozastaveno až do rozhodnutí.
Bude-li zahájeno soudní nebo disciplinární řízení, budou údaje uchovávány až do ukončení takové akce, včetně případných lhůt pro odvolání a/nebo provedení sankce (nebo vypořádání v případě smírného řešení).
VII. Zabezpečení
Skupina LVMH poskytne odpovídající úroveň ochrany údajů a zajistí, aby byla zavedena vhodná technická a organizační bezpečnostní opatření za účelem ochrany údajů (včetně vzdělávání a školení příslušných pracovníků) proti náhodnému nebo nezákonnému zničení, náhodné ztrátě nebo změně, neoprávněnému zveřejnění či přístupu a proti všem ostatním nezákonným formám zpracování.
V tomto ohledu upozorňujeme zejména na to, že datové centrum BK GmbH je datovým centrem s vysokým stupněm zabezpečení, které se nachází v rámci EHP (Německo). Všechna data jsou šifrována a uložena pod víceúrovňovou ochranou heslem.
VIII. Práva uživatelů
Uživatelé mohou požádat o přístup k osobním údajům, které jsou o nich vedeny, nebo získat kopii jakýchkoli osobních údajů uchovávaných o těchto uživatelích na portálu Alert Line. Uživatelé mohou také požadovat, aby jejich osobní údaje byly opraveny, pozměněny, vymazány nebo aby bylo jejich zpracování omezeno. Uživatelé mohou rovněž odvolat jakýkoli souhlas, který dříve poskytli skupině LVMH, nebo kdykoliv vyjádřit svou námitku vůči zpracování svých osobních údajů ze zákonných důvodů.
Uživatelé mají také právo podat stížnost příslušnému orgánu pro dohled (CNIL) v případě jakéhokoliv zneužití jejich osobních údajů.
Pro uplatnění těchto práv mohou uživatelé kontaktovat společnost LVMH na adrese dpo.holding@lvmh.com; odpověď bude na jejich žádost poskytnuta ihned po jejím obdržení.
IX. Změny v zásadách
Skupina LVMH si vyhrazuje právo tyto zásady kdykoliv změnit, zejména s cílem přizpůsobit je vývoji portálu Alert Line skupiny LVMH nebo platných zákonů či předpisů. V případě, že tyto zásady budou změněny, budou uživatelé požádáni o přijetí takových změn, aby mohli pokračovat v používání Alert Line skupiny LVMH. V každém případě bude uživatel před podáním jakéhokoliv nového hlášení požádán, aby tyto zásady přijal. Skupina LVMH důrazně doporučuje, aby si uživatel pozorně přečetl zásady pokaždé, když podává nové hlášení.
X. Soubory cookies
Komunikace mezi počítačem uživatele a Alert Line probíhá přes šifrované připojení (SSL). IP adresa uživatele nebude během používání Alert Line uložena. Pro zachování připojení mezi počítačem uživatele a Alert Line však bude v počítači uživatele uložen soubor cookie obsahující pouze ID relace (tzv. „relační cookie“). Tento soubor cookie je platný pouze do ukončení relace uživatele a jeho platnost vyprší při zavření prohlížeče uživatelem.
XI. Kontakt
Pokud mají uživatelé v souvislosti s Alert Line nebo obecně s těmito zásadami nějaké dotazy týkající se ochrany osobních údajů, mohou kontaktovat skupinu LVMH e-mailem na adrese dpo.holding@lvmh.com.
XII. Rozhodné právo
Tyto zásady se řídí francouzským právem.