Politique de protection des données personnelles
I. Objet et champ d'application de cette Politique
Version : Mars 2021
Ce portail "LVMH Alert Line" (la " Ligne d'Alerte ") est exploité par LVMH MOËT HENNESSY LOUIS VUITTON, société européenne (SE) de droit français dont le siège social est situé 22 Avenue Montaigne, 75008 Paris, France, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 775 670 417 (ci-après " LVMH ").
Cette ligne d'alerte permet aux employés et aux parties prenantes externes (les " Utilisateurs ") du groupe LVMH (qui comprend LVMH et ses sociétés affiliées - le " Groupe LVMH ") de soumettre des rapports (les " Rapports ") pour signaler de bonne foi (i) une infraction pénale, une violation manifeste de la loi applicable ou une menace ou un préjudice pour l'intérêt général ; et/ou (ii) des violations manifestes du Code de conduite, des directives, principes et politiques internes du Groupe.
Les modalités et conditions ainsi que la procédure de soumission d'un rapport sont décrites plus en détail sur la page d'introduction de la ligne d'alerte.
Lorsqu'un Utilisateur soumet un Rapport, LVMH sera, quelle que soit la société employeuse de l'Utilisateur au sein du Groupe LVMH, le destinataire principal du Rapport en charge d'enquêter sur les faits rapportés comme décrit plus en détail ci-dessous.
Dans ce contexte, LVMH, en tant que responsable du traitement, accède à des données personnelles concernant notamment l'Utilisateur et les personnes nommées dans le Rapport (les " Données Personnelles ").
LVMH prend la protection des données très au sérieux et se conforme aux réglementations applicables en matière de protection des données. La présente politique de confidentialité (la " Politique ") vise à décrire les conditions dans lesquelles LVMH peut collecter et traiter des Données Personnelles.
Cette politique s'applique à tous les utilisateurs, quelle que soit l'entreprise pour laquelle ils travaillent. Tout utilisateur doit adhérer à cette politique avant de soumettre un rapport.
II. Type de données personnelles collectées et traitées
Lorsqu'un Utilisateur soumet un Rapport via la Ligne d'Alerte, LVMH collectera et traitera, dans la mesure où cela est nécessaire au traitement du Rapport, les Données Personnelles des Utilisateurs, à savoir : nom, prénom, fonction et coordonnées, si fournies par l'Utilisateur.
LVMH collectera et traitera également des Données Personnelles concernant les personnes identifiées dans le Rapport (la " Personne Concernée "), dont le contenu dépendra du contenu du Rapport (et du processus d'investigation).
À cet égard, il est rappelé que les utilisateurs doivent s'abstenir de fournir des données personnelles qui ne seraient pas nécessaires aux fins du rapport. Les données personnelles fournies doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est strictement nécessaire en relation avec la violation signalée. Par exemple, l'utilisateur doit s'abstenir de fournir des détails sur la vie privée, la personnalité, les compétences professionnelles, etc. de la personne concernée par le rapport, sauf si ces informations sont absolument nécessaires pour démontrer la violation présumée. Les faits rapportés doivent être présentés de manière neutre et objective et clairement identifiés comme étant uniquement "présumés". L'utilisateur ne doit en aucun cas signaler des faits couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le privilège client-avocat.
III. Objectif de la collecte et du traitement des données
LVMH utilisera les données personnelles contenues dans le rapport aux fins suivantes :
- la gestion du rapport et l'enquête sur les faits rapportés
- le cas échéant, le lancement des actions en justice ou des procédures disciplinaires nécessaires
- le cas échéant, l'application de mesures correctives et/ou de sanctions applicables
- le cas échéant, la communication des faits signalés à des entités judiciaires ou gouvernementales ou en réponse à des ordonnances judiciaires, des procédures légales ou des citations à comparaître.
IV. Destinataires des données
Les signalements effectués via la Ligne d'Alerte seront immédiatement notifiés au Directeur de l'Ethique et de la Conformité du Groupe puis examinés par une équipe d'évaluation composée d'un nombre limité d'examinateurs sélectionnés parmi les services compétents de LVMH et de ses filiales en fonction de la nature et de la gravité des faits rapportés ainsi que des personnes impliquées (l'" équipe d'évaluation "). Les membres de l'équipe d'évaluation seront soumis à des obligations de confidentialité renforcées.
Pour les besoins des enquêtes, les examinateurs peuvent, si cela est pertinent et en fonction du contexte spécifique du Rapport, partager les faits rapportés, y compris les Données à caractère personnel si nécessaire, avec les personnes ou organes compétents au sein de l'entité LVMH concernée (l'employeur de la Personne concernée signalée notamment).
Dans le même but, LVMH peut transférer le Rapport à des prestataires tiers qui assistent LVMH dans le traitement des Rapports. Ces prestataires, le cas échéant, seront soumis aux mêmes obligations que celles énoncées dans la présente Politique.
En tout état de cause, toutes les informations et Données personnelles contenues dans le Rapport (les "Données"), y compris l'identité de l'Utilisateur, seront partagées avec un nombre limité de personnes et traitées comme des informations confidentielles, dans la mesure permise par la loi, avec le plus grand soin.
En particulier, l'identité de l'utilisateur ne sera pas révélée à des tiers extérieurs à l'équipe d'évaluation, sans l'accord exprès préalable de l'utilisateur.
Nonobstant ce qui précède, les Données, y compris l'identité de l'Utilisateur, peuvent également être divulguées aux autorités et juridictions compétentes lorsque cela est nécessaire pour traiter les faits signalés et/ou lorsque la loi l'exige ou en réponse à des ordonnances judiciaires, des procédures légales ou des assignations à comparaître.
Enfin, cette ligne d'alerte est exploitée par une société spécialisée, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne (" BK GmbH "). Les données personnelles et les informations saisies dans la ligne d'alerte sont stockées dans une base de données exploitée par EQS Group AG dans un centre de données de haute sécurité. Seul LVMH a accès à ces données. EQS Group AG et d'autres tiers n'ont pas accès aux données. Ceci est assuré dans la procédure certifiée par des mesures techniques et organisationnelles étendues.
V. Transfert des données
La ligne d'alerte étant exploitée par BKAG, toutes les données saisies seront transférées dans la base de données exploitée par EQS Group AG dans un centre de données de haute sécurité en Allemagne.
En outre, les Données personnelles peuvent être transférées à d'autres entités de LVMH, y compris en dehors de l'Espace économique européen (EEE), en fonction notamment de la localisation de l'employeur de la Personne concernée signalée.
Tous les transferts de données personnelles des employés au sein du groupe LVMH sont couverts par les Règles d'entreprise contraignantes (BCR) de LVMH. Tout transfert de Données Personnelles, non couvert par ces BCR, vers des pays n'offrant pas un niveau de protection adéquat sera soumis à la signature de Clauses Contractuelles Types telles que fournies par la Commission européenne conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, ou basé sur tout autre moyen légal autorisé par la réglementation applicable en matière de protection des données.
VI. Période de conservation des données
Les Données collectées aux fins des présentes seront stockées comme prévu ci-dessous.
Si les faits signalés ne relèvent pas de la ligne d'alerte, les Données seront immédiatement supprimées (ou archivées après anonymisation pendant 5 ans).
Si les faits signalés relèvent du champ d'application de la Ligne d'alerte mais qu'après enquête, aucune action judiciaire ou disciplinaire n'est finalement engagée, les Données sont supprimées dans les 2 mois suivant la fin du processus d'enquête (ou archivées après anonymisation pendant 5 ans), sauf si les Données font l'objet d'une mise en suspens pour litige en vertu du droit applicable, auquel cas la suppression est suspendue jusqu'à la résolution.
Si une action judiciaire ou disciplinaire est engagée, les Données seront conservées jusqu'à la fin de cette action, y compris les éventuels délais de recours et/ou d'exécution de la sanction (ou de la transaction en cas de solution amiable).
VII. Sécurité
LVMH fournira un niveau de protection adéquat pour les Données et s'assurera que des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées sont en place pour protéger les Données (y compris l'éducation et la formation du personnel concerné) contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte ou l'altération accidentelle, la divulgation ou l'accès non autorisé, et contre toute autre forme de traitement illégal.
À cet égard, veuillez noter en particulier que le centre de données de BK GmbH est un centre de données de haute sécurité, situé dans l'EEE (Allemagne). Toutes les Données sont cryptées et stockées avec plusieurs niveaux de protection par mot de passe.
VIII. Droits des utilisateurs
Les utilisateurs peuvent demander l'accès aux données personnelles conservées à leur sujet, ou obtenir une copie de toutes les données personnelles conservées à leur sujet dans la ligne d'alerte. Les utilisateurs peuvent également demander que les Données Personnelles les concernant soient corrigées, modifiées, effacées ou que leur traitement soit restreint. Les utilisateurs peuvent également retirer tout consentement qu'ils ont précédemment fourni à LVMH ou indiquer leur objection pour des motifs légitimes au traitement de leurs Données Personnelles à tout moment.
Les utilisateurs ont également le droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente (CNIL) en cas d'utilisation abusive de leurs données personnelles.
Pour exercer ces droits, l'Utilisateur peut contacter LVMH à l'adresse dpo.holding@lvmh.com; une réponse sera apportée à sa demande dans les meilleurs délais dès réception de celle-ci.
IX. Modifications de la politique
LVMH se réserve le droit de modifier la présente Politique à tout moment, notamment afin de l'adapter aux évolutions de la Ligne d'Alerte LVMH ou des lois ou règlements applicables. En cas de modification de la Politique, il sera demandé à l'Utilisateur d'accepter ces changements afin de continuer à utiliser la Ligne d'Alerte LVMH. En tout état de cause, avant de soumettre tout nouveau Rapport, il sera demandé à l'Utilisateur d'accepter la Politique. LVMH recommande vivement à l'Utilisateur de lire attentivement la Politique chaque fois qu'il soumettra un nouveau Rapport.
X. Cookies
La communication entre l'ordinateur de l'utilisateur et la ligne d'alerte se fait par une connexion cryptée (SSL). L'adresse IP de l'utilisateur ne sera pas stockée pendant son utilisation de la ligne d'alerte. Cependant, pour maintenir la connexion entre l'ordinateur de l'utilisateur et la ligne d'alerte, un cookie sera stocké sur l'ordinateur de l'utilisateur qui contiendra simplement l'identifiant de session (un "cookie de session"). Ce cookie ne sera valable que jusqu'à la fin de la session de l'utilisateur et expirera lorsque l'utilisateur fermera son navigateur.
XI. Contact
Si les Utilisateurs ont des questions sur la protection des Données Personnelles les concernant dans le cadre de la Ligne d'Alerte ou sur la présente Politique en général, ils peuvent contacter LVMH par email à l'adresse suivante dpo.holding@lvmh.com.
XII. Droit applicable
La présente politique est régie par le droit français.