プライバシーポリシー
I. このポリシーの目的と範囲
バージョン:2021年3月
このポータル (「Alert Line」) は、22 Avenue Montaigne、 75008 Paris、フランスに本拠地を置き、775 670 417の登記番号でパリの商業および会社登記簿に登録されているフランスのsociété européenne (SE、欧州会社) であるLVMH MOËT HENNESSY LOUIS VUITTON (以下「LVMH」) が運営しています。
このAlert Lineでは、LVMHグループ (LVMHと関連会社- 「 LVMH Group 」を含む)の社員および外部のステークホルダー (「 ユーザー 」) が、通報を送ることで (「 通報 」)、 (i) 犯罪的な違反行為、適用法律への明らかな違反、または一般的関心への脅威や不利益、および/または (ii) Groupの行動違反、内部ガイドライン、原理とポリシーへの明らかな違反を善意によって通報することができます。
通報を送るプロセスだけでなく、利用条件についても、Alert Lineの導入ページでその他詳細が記載されています。
ユーザーが通報を送る場合、LVMHグループ内のどの会社にユーザーが勤務しているかに関係なく、LVMHが通報を最初に受領し、以下に説明するように、通報された事実についてその他詳細な調査を担当することになります。
つまり、LVMHがデータ管理者として、特にユーザーや通報内で言及されている人物に関する個人データ (「個人データ」) へアクセスすることになります。
LVMHはデータ保護を非常に深刻に捉えており、適用されるデータ保護規制を遵守しています。プライバシーポリシー (「ポリシー」) は、 LVMHが収集・処理する個人データに関する利用条件を説明することを目的としています。
このポリシーは、会社で勤務しているすべてのユーザーに適用されます。通報を送る前は、ユーザーはこのポリシーを必ず守る必要があります。
II. 収集・処理される個人データの種類
このAlert Lineを経由してユーザーが通報を送る際、通報の対処に必要である限り、LVMHはユーザーから提供されている場合、ユーザーの名、姓、職務と詳細に関するユーザーの個人データを収集・処理します。
LVMHは、通報の中で確認された人物の個人データ (「報告データの対象者」)、および通報の内容 (および調査プロセスの内容) によっては、その内容の収集・処理も行います。
この点から、ユーザーの方は、通報の目的に不要な個人データの提供を控えるようにご注意ください。提供する個人データは、適切で関連性を持つものであるべきで、また通報する違反行為に関して必須なものに限定してください。例えばユーザーは、通報データの対象者のプライベートな生活、個性、専門スキルなどの詳細情報を提供することは控えるべきです。ただし、そのような情報が申し立てる違反行為を説明するために絶対に必要である場合は、その限りではありません。通報する事実は、中立的かつ客観的に説明され、ただ「推測」されるものとして明確に見分けられるものであるべきです。ユーザーは、国防の秘密事項、医療秘密事項、または代理人と依頼者間の秘匿特権に該当する事実を決して通報しないでください。
III. データ収集と処理の目的
LVMHは、以下の目的で通報に含まれる個人データを使用するものとします:
- 通報の管理と報告された事実の調査
- 適用される場合は、必要な要求または懲戒手続きの開始
- 関連する場合は、適用できる改善措置および/または制裁の実施
- 関連する場合は、司法機関または政府機関に報告された事実を報告、あるいは裁判所の命令、裁判手続きまたは召喚令状に応じて報告された事実を通報。
IV. データの受領者
Alert Lineを通じて送る通報は、グループの倫理コンプライアンス ディレクターにすぐに通知され、報告された事実の本質、深刻度、関連人物を検討したうえで、LVMHおよび関連会社内の関連適任部門から選ばれた限定数の調査官から構成される評価チームによって、調査が行われます(評価チーム)。評価チームのメンバーは、絶対に守秘義務を守ることが条件とされます。
調査目的のために必要な場合は、関連性および通報の特定内容によっては、個人データを含む報告事実を、LVMHの関連企業内の関連適任人物または組織体と共有することがあります (特に報告データの対象者の雇用主)。
同様の目的で、LVMHの通報処理をサポートする第三者のプロバイダに、通報を転送する場合があります。この場合、そのプロバイダは、本ポリシーで定められている同様の義務を守ることになります。
ユーザーの身元も含めて、通報に記載されている全ての情報と個人データは、限定数の人物に限って共有され、法律が許容する限りの範囲で細心の注意を払ったうえ、機密情報として取り扱われます。
特に、ユーザーの身元は、ユーザーの事前承諾を得ることなしに、評価チーム外部の第三者には開示されません。
上記にも関わらず、ユーザーの身元を含むデータは、通報事実の取り扱いに関連する場合、および/または法律が求める場合または裁判所の命令、裁判手続きまたは召喚令状に応じる必要がある場合に、管轄官庁および管轄に開示される場合があります。
最後に、このAlert Lineは、専門会社であるEQS Group AG (住所 Bayreuther Str.35、10789 ベルリン ドイツ) (「BK GmbH」)が管理しています。Alert Lineに入力される個人データおよび情報は、EQS Group AGが運営する高セキュリティーのデータセンターにあるデータベースに保存されます。データへのアクセスが可能なのはLVMHのみです。EQS Group AGとその他の第三者はデータにアクセスできません。このことは、広範囲にわたる技術的および組織的な対策を通じた、認証済み手続きが保証します。
V. データの転送
BK GmbHが運営するAlert Lineでは、入力されたすべてのデータは、EQS Group AGが管理するドイツにある高セキュリティーのデータセンターのデータベースに転送されます。
さらに個人データは、通報データの対象者の雇用主の拠点によっては、欧州経済領域 (EEA) 外も含めて、LVMHのその他会社に転送される場合があります。
LVMHグループ内の従業員の個人データの転送にはすべて、LVMH Binding Corporate Rule (BCR) が適用されます。このBCRが適用されない個人データの転送が、適切な水準の保護が確保されない国々に対して行われる場合、適用されるデータ保護規制に従って、または適用されるデータ保護規制が認めるその他法的手段に基づいて、欧州委員会が提供する標準契約条項の署名が必要となります。
VI. データの保存期間
記載に従った目的のために収集されたデータは、以下の通りに保存されます。
もし通報される事実がAlert Lineが扱う範囲内に該当しない場合、データはすぐに削除されます (または5年間匿名化された後、アーカイブされます)。
報告される事実がAlert Lineが扱う範囲内に該当し、調査後に司法行為または懲戒処分が最終的に開始されなかった場合、データは調査プロセス終了後、2か月以内に削除されます (または5年間匿名化された後、アーカイブされます)。ただしデータが適用法律において訴訟対象となる場合はその限りではなく、この場合は、問題解決されるまでデータの削除は延期されます。
司法行為または懲戒処分が開始される場合、データは、可能性のある控訴期間および/または制裁実行期間 (または友好的解決の場合の和解)も含めて、そのような行為が終了するまで保存されます。
VII. 安全
LVMHは、データに適切な水準の保護を提供し、適切な技術上および組織上の安全措置をとることで、偶然的または不法破壊、偶然の損失または変更、権限のない開示やアクセス、その他すべての不法な処理方法に対して、データを確実に保護します (関連スタッフの教育および訓練も含める)。
この点について、特にBK GmbHデータセンターは欧州経済領域内 (ドイツ) にある高セキュリティのデータセンターであることにご注意ください。すべてのデータは暗号化され、多様なレベルでパスワード保護によって保管されます。
VIII. ユーザーの権利
ユーザーは、自分に関連する個人データにアクセスすること、またはAlert Line内にある自分に関連する個人データのコピーの入手を要求することができます。さらに、ユーザーは自分に関連する個人データの訂正、修正、消去を求めること、またはそのデータの処理を限定することも要求できます。またユーザーは、LVMHに以前提供した同意を撤回すること、または正当な理由のもとで、自分の個人データの処理にいつでも異議を唱えることもできます。
ユーザーは、個人データが悪用された場合、適任の管轄当局 (CNIL) に苦情を申し立てる権利も有します。
この権利を行使するためには、ユーザーは dpo.holding@lvmh.comまで、LVMHに連絡を取ってください。連絡を受領次第、すぐに回答いたします。
IX. ポリシーの変更
LVMHには、特にLVMH Alert Lineの進展状況または適用法律や規制に応じてポリシーを適合させるため、本ポリシーをいつでも変更する権利を留保します。ポリシーが変更された場合、ユーザーはLVMH Alert Lineの使用を続行するために、変更点を受諾することを求められます。どんな場合であっても、新しい通報を送る前に、ユーザーはポリシーに受諾することを求められます。LVMHは、ユーザーが新しい通報を送る際はその都度、ポリシーを慎重に読むことを強く推奨します。
X. クッキー
ユーザーのコンピューターとAlert Line間の通信は、暗号化された接続 （SSL） を通じて行われます。ユーザーがAlert Lineを利用する間、ユーザーのIPアドレスは保存されません。ただし、ユーザーのコンピューターとAlert Line間の接続を維持するため、単にセッションID （いわゆるセッションクッキー） を含むクッキーがユーザーのコンピューターに保存されます。クッキーは、ユーザーのセッションが終了するまでの間に限って有効で、ユーザーがブラウザを閉じると終了します。
XI.連絡先
Alert Lineまたはこのポリシーに関連して、ユーザーに自分の個人データ保護に関する一般的な質問がある場合、以下のアドレスを用いてeメールでLVMHに連絡してください dpo.holding@lvmh.com。
XII.準拠法
このポリシーは、フランスの法律に準拠しています。