Política de privacidad
I. Objetivo y alcance de esta Política
Versión: Marzo de 2021
Este portal (la «Alert Line») es gestionado por LVMH MOËT HENNESSY LOUIS VUITTON, una sociedad europea francesa con domicilio social en 22 Avenue Montaigne, 75008, París, Francia, registrada ante el Registro de Comercio y Empresas de París con el número 775 670 417 (en lo sucesivo “LVMH”).
La Alert Line permite a los empleados y agentes externos (los « Usuarios ») del grupo LVMH (que incluye a LVMH y a sus empresas filiales, el « Grupo LVMH ») enviar mensajes (los « Mensajes ») para denunciar de buena fe (i) un delito, una violación manifiesta de las leyes aplicables o una amenaza o perjuicio del interés general; o (ii) violaciones manifiestas del Código de Conducta del Grupo o de sus directrices internas, sus principios y sus políticas.
Los términos y condiciones, así como el proceso para enviar un Mensaje, se describen con más detalle en la página de inicio de la Alert Line.
Cuando un Usuario envíe un Mensaje, LVMH será, con independencia de la empresa del Grupo LVMH en la que trabaje el Usuario, el principal destinatario del Mensaje a cargo de investigar los hechos notificados, según se describe con más detalle a continuación.
En este contexto, LVMH, como responsable del tratamiento, tendrá acceso a datos personales relacionados, en particular, con el Usuario y las personas nombradas en el Mensaje (los «Datos Personales»).
LVMH se toma muy en serio la protección de datos y cumple los reglamentos vigentes de protección de datos. Esta política de privacidad (la «Política») tiene por objeto describir los términos y condiciones bajo los cuales LVMH puede recoger y procesar Datos Personales.
Esta Política es aplicable a todos los Usuarios, con independencia de la empresa en la que trabajen. Todos los Usuarios deben atenerse a esta Política antes de enviar un Mensaje.
II. Tipo de Datos Personales recogidos y procesados
Cuando un Usuario envíe un Mensaje a través de la Alert Line, LVMH recogerá y procesará, en la medida en que sea necesario para tramitar el Mensaje, Datos Personales de los Usuarios, a saber: nombre, apellidos, cargo y detalles, si el Usuario los proporciona.
LVMH también recogerá y procesará Datos Personales sobre las personas identificadas en el Mensaje (la «Persona Acusada»), cuyo contenido dependerá del contenido del Mensaje (y del proceso de investigación).
A este respecto, se recuerda que los Usuarios deben abstenerse de proporcionar Datos Personales que no sean necesarios para el objetivo del Mensaje. Los Datos Personales proporcionados deberán ser adecuados, pertinentes y limitados a lo que sea estrictamente necesario en relación con la infracción denunciada. Por ejemplo, el Usuario se abstendrá de proporcionar detalles acerca de la vida privada, la personalidad, las habilidades profesionales, etc. de la Persona Acusada, excepto si dicha información es absolutamente necesaria para demostrar la supuesta infracción. Los hechos notificados se expondrán de forma neutral y objetiva, y se identificarán claramente como solo «presuntos». En ningún caso el Usuario notificará hechos cubiertos por el secreto de defensa nacional, el secreto médico o el privilegio cliente-abogado.
III. Objetivo de la recogida y procesamiento de los Datos
LVMH utilizará los Datos Personales que contiene el Mensaje para los siguientes fines:
- la gestión del Mensaje y la investigación de los hechos notificados
- si corresponde, la apertura de las reclamaciones o procedimientos disciplinarios necesarios
- si es pertinente, la ejecución de las medidas correctivas o sanciones aplicables
- si es pertinente, la comunicación de los hechos notificados a entidades judiciales o gubernamentales, o en respuesta a órdenes judiciales, procedimientos jurídicos o citaciones legales.
IV. Destinatarios de los Datos
Los Mensajes que se envíen a través de la Alert Line se notificarán de inmediato al Director de Ética y Cumplimiento del Grupo, y posteriormente serán examinados por un grupo de evaluación formado por un número limitado de examinadores elegidos de entre los departamentos competentes correspondientes de LVMH y sus filiales (el «Equipo de Evaluación»), teniendo en cuenta la naturaleza y la gravedad de los hechos notificados, así como las personas involucradas. Los miembros del Equipo de Evaluación estarán sujetos a obligaciones de confidencialidad más rigurosas.
Para el propósito de las investigaciones, los examinadores pueden, si es pertinente y según el contexto específico del Mensaje, compartir los hechos notificados, incluidos los Datos Personales cuando sea necesario, con las personas u organismos competentes correspondientes de la entidad de LVMH afectada (en particular, la empresa en la que trabaje la Persona Acusada).
Para el mismo propósito, LVMH puede transferir el Mensaje a proveedores externos que asistan a LVMH en el procesamiento de los Mensajes. Dichos proveedores, si los hay, también estarán sujetos a las obligaciones establecidas en esta Política.
En cualquier caso, toda la información y los Datos Personales contenidos en el Mensaje (los «Datos»), incluida la identidad del Usuario, se compartirán con un número limitado de personas y se tratarán como información confidencial en la medida en que lo permita la ley, y con el máximo cuidado.
En particular, la identidad del Usuario no se revelará a terceros fuera del Equipo de Evaluación si no se dispone de la aprobación expresa del Usuario.
Sin perjuicio de lo anterior, los Datos, incluida la identidad del Usuario, también puede revelarse a las autoridades y jurisdicciones competentes cuando sea pertinente para gestionar los hechos notificados o cuando así lo exija la ley en respuesta a órdenes judiciales, procedimientos jurídicos o citaciones legales.
Por último, esta Alert Line es gestionada por una empresa especializada, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín, Alemania («EQS Group»). Los datos personales y la información introducidos en la Alert Line se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group AG en un centro de datos de alta seguridad. Solamente LVMH tiene acceso a los datos. EQS Group AG y otras terceras partes no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
V. Transferencia de Datos
Dado que BK GmbH se ocupa de la gestión de la Alert Line, todos los Datos que se introduzcan serán transferidos a la base de datos gestionada por EQS Group AG en un centro de datos de alta seguridad en Alemania.
Además, los Datos Personales pueden transferirse a otras entidades de LVMH, incluidas las entidades fuera del Área Económica Europea (AEE); esto dependerá, en particular, de la ubicación de la empresa en la que trabaje la Persona Acusada.
Todas las transferencias de Datos Personales de empleados dentro del Grupo LVMH están cubiertas por las Reglas Corporativas Vinculantes (Binding Corporate Rules, BCR) de LVMH. Cualquier otra transferencia de Datos Personales no cubierta por estas BCR a países que no ofrezcan un nivel adecuado de protección estará sujeta a la firma de Cláusulas Contractuales Estándar según lo establece la Comisión Europea, de acuerdo con los reglamentos de protección de datos vigentes, o sobre la base de cualquier otro medio legal permitido por los reglamentos de protección de datos vigentes.
VI. Periodo de retención de los Datos
Los Datos recogidos para los propósitos aquí indicados se almacenarán como se describe a continuación.
Si los hechos notificados no pertenecen al alcance de la Alert Line, los Datos se eliminarán de inmediato (o se archivarán durante 5 años después de haber sido anonimizados).
Si los hechos notificados pertenecen al alcance de la Alert Line pero, después de la investigación, finalmente no se inicia una acción judicial o disciplinaria, los Datos serán eliminados en los 2 meses siguientes al final del proceso de investigación (o se archivarán durante 5 años después de haber sido anonimizados), a menos que los Datos sean objeto de retención por litigio de conformidad con la ley vigente, en cuyo caso la eliminación se suspenderá hasta la resolución.
Si se inicia una acción judicial o disciplinaria, los Datos se almacenarán hasta el final de dicha acción, incluido cualquier posible periodo de apelación o ejecución de la sanción (o del acuerdo, en caso de solución amistosa).
VII. Seguridad
LVMH proporcionará un nivel adecuado de protección para los Datos y garantizará que se implementen medidas de seguridad técnicas y administrativas suficientes para proteger los Datos (incluidas la educación y la formación del personal pertinente) contra la destrucción accidental o ilegal, la pérdida o alteración accidentales, la divulgación o el acceso no autorizados, y contra cualquier otra forma de procesamiento ilegal.
A este respecto, tenga en cuenta en particular que el centro de datos de EQS Group AG es un centro de datos de alta seguridad ubicado en el AEE (Alemania). Todos los Datos se cifran y se almacenan con varios niveles de protección de contraseña.
VIII. Derechos de los Usuarios
Los Usuarios pueden solicitar acceso a los Datos Personales almacenados que les conciernan, u obtener una copia de cualquier Dato Personal que se conserve en relación con ellos en la Alert Line. Los Usuarios también pueden solicitar que los Datos Personales que les conciernan sean corregidos, enmendados, eliminados, o que se restrinja su procesamiento. Asimismo, los Usuarios pueden retirar cualquier consentimiento que hayan proporcionado anteriormente a LVMH, o indicar su objeción, por motivos legítimos, al procesamiento de sus Datos Personales en cualquier momento.
Los Usuarios también tienen el derecho de presentar una queja ante la autoridad supervisora competente (CNIL) en caso de cualquier uso indebido de sus Datos Personales.
Para ejercer estos derechos, los Usuarios pueden ponerse en contacto con LVMH en la dirección dpo.holding@lvmh.com; una vez recibida la solicitud, se le dará respuesta a la mayor brevedad.
IX. Cambios a la Política
LVMH se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento, en particular, a fin de adaptarla a las evoluciones de la Alert Line de LVMH o a las leyes o reglamentos vigentes. En caso de que se modifique la Política, se les pedirá a los Usuarios que acepten estos cambios para continuar usando la Alert Line de LVMH. En cualquier caso, antes de enviar un nuevo Mensaje, se le pedirá al Usuario que acepte la Política. LVMH recomienda encarecidamente al Usuario que lea la Política con atención cada vez que envíe un nuevo Mensaje.
X. Cookies
La comunicación entre el ordenador del Usuario y la Alert Line se realiza a través de una conexión cifrada (SSL). La dirección IP del Usuario no se almacenará durante su uso de la Alert Line. Sin embargo, para mantener la conexión entre el ordenador del Usuario y la Alert Line, se almacenará una cookie en el ordenador del Usuario que solamente contendrá la identificación de la sesión (la denominada «cookie de sesión»). Esta cookie solo será válida hasta el final de la sesión del Usuario y expirará cuando el Usuario cierre su navegador.
XI. Contacto
Si los Usuarios tienen preguntas acerca de la protección de sus Datos Personales en el contexto de la Alert Line, o acerca de esta Política en general, pueden ponerse en contacto con LVMH por correo electrónico en la siguiente dirección dpo.holding@lvmh.com.
XII. Ley aplicable
Esta Política se rige por la ley francesa.