Datenschutzerklärung
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Bitte beachten Sie, dass für die Mitarbeiter von LEDVANCE SK gemäß § 10 Abs. 1 des Gesetzes Nr. 54/2019 Slg. über den Schutz von Hinweisgebern, die antisoziale Handlungen melden, und über die Änderung und Ergänzung bestimmter Gesetze in der jeweils gültigen Fassung (das "slowakische Gesetz über Hinweisgeber") für die LEDVANCE s.r.o. mit Sitz in Nitra in der Slowakei, ID-Nr. 50 197 011, besondere Datenschutzregeln gelten, wie sie unter Punkt 2.7 in der Anlage 5 zur LEDVANCE "Guideline Compliance" aufgeführt sind.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem „LEDVANCE Integrity Line (LILi)“ dient dazu, Hinweise auf Compliance-verstöße auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Systems ist gestützt auf das berechtigte Interesse unseres Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für LEDVANCE, seine Mitarbeiter und Kunden. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) sowie in den Fällen bewusster und gewollter Freigabe der Identität des Hinweisgebers ggf. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Sollten Sie weitere Informationen hinsichtlich der Interessenabwägung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1. lit. f DSGVO benötigen, nutzen Sie gerne eine der in dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Kontaktmöglichkeiten.
Verantwortlicher
Für den Datenschutz im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem Verantwortlicher ist
die LEDVANCE GmbH, Parkring 33, 85748 Garching bei München, Deutschland
(im Folgenden auch: „LEDVANCE“). Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen von LEDVANCE betrieben. Dieser Dienstleister wurde sorgfältig ausgewählt und entsprechend überprüft. [Dieser Dienstleister verarbeitet personenbezogene Daten nur in unserem Auftrag und strikt nach unseren Weisungen auf Grundlage eines entsprechenden Vertrages über eine Auftragsverarbeitung.]
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur LEDVANCE möglich. Die EQS Group AG und andere Dritte haben keinen Zugang zu den oder Zugriff auf die Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang und Zugriff auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei LEDVANCE beschränkt ist.
Datenschutzbeauftragter
LEDVANCE hat einen Datenschutzbeauftragten benannt:
Herr Matthias Lindner
bDSB LEDVANCE
c/o intersoft consulting services AG
Beim Strohhause 17
20097 Hamburg
Deutschland
Telefon: +49 40 790235 – 0
Telefax: +49 40 790235 – 170
E-Mail: privacy@ledvance.com
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgeber-system eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob Sie bei LEDVANCE beschäftigt sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Compliance Organisation von LEDVANCE entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter der Compliance Organisation von LEDVANCE prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch. Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern innerhalb des Konzerns weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in anderen Gesellschaften der LEDVANCE Gruppe beziehen. Letztere können Ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Eine Weitergabe an verbundene Unternehmen der LEDVANCE Gruppe mit Sitz außerhalb der EU/des EWR erfolgt auf Grundlage genehmigter verbindlicher Unternehmensrichtlinien (Binding Corporate Rules) zum Schutz personenbezogener Daten. Diese Binding Corporate Rules können hier abgerufen werden. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden. Jede Person bei LEDVANCE oder entsprechenden Dienstleistern, die Zugang oder Zugriff zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei - soweit rechtlich zulässig - nicht offenbart. Etwas anderes kann sich jedoch bspw. nach Art. 14 Abs. 3 lit. a DSGVO ergeben.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht.
Sollten Sie als Hinweisgeber bewusst und gewollt auf Ihre Anonymität verzichten und uns insoweit Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilen, steht Ihnen zudem das Recht zur Widerruf Ihrer Einwilligung bis zu einem Monat nach erfolgter Meldung zu.
Wenn Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen oder Fragen zum Datenschutz bei LEDVANCE haben, nutzen Sie bitte unser Kontaktformular oder senden Sie eine E-Mail an privacy@ledvance.com.
LEDVANCE nimmt Ihre Anfragen und Bedenken sehr ernst und wir bemühen uns diesen stets nachzukommen. Darüber hinaus haben Sie jedoch jederzeit das Recht eine Beschwerde an eine zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu richten.
Die für LEDVANCE zuständige federführende Datenschutzaufsichtsbehörde ist
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 27 (Schloss)
91522 Ansbach, Deutschland
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung und Untersuchung werden diese Daten grds. innerhalb von zwei Monaten gelöscht, soweit nicht spezielle gesetzliche Vorgaben eine weitere Speicherung erfordern oder dies im Einzelfall für die Dauer der Klärung erforderlicher weiterer rechtlicher Schritte wie Disziplinarverfahren oder Einleitung von Strafverfahren geboten ist.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym / Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Mitarbeiter von LEDVANCE namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem zuständigen Mitarbeiter von LEDVANCE Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.