Informatie gegevensbeveiliging
We nemen gegevensbeveiliging en vertrouwelijkheid heel serieus en leven de huidige nationale en Europese wet- en regelgeving op dit gebied na. Lees de volgende informatie over gegevensbeveiliging zorgvuldig door voordat u een melding doet.
Informatie over het klokkenluiderssysteem
Het klokkenluiderssysteem wordt geëxploiteerd in Duitsland door Business Keeper GmbH, in opdracht van MediaMarktSaturn.
Persoonlijke gegevens en informatie die worden ingevoerd in het klokkenluiderssysteem, worden opgeslagen in een databank van Business Keeper GmbH, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlijn. Alleen MediaMarktSaturn heeft toegang tot de gegevens. Noch Business Keeper GmbH, noch een andere derde partij heeft toegang tot de gegevens.
Alle gegevens worden versleuteld, met wachtwoorden beschermd en opgeslagen op een veilige plaats. Dit zorgt ervoor dat de toegang beperkt is tot een zeer kleine kring van expliciet geautoriseerde personen binnen MediaMarktSaturn.
Het gebruik van het klokkenluiderssysteem is volledig vrijwillig. Houd er rekening mee dat we alleen meldingen kunnen ontvangen en onderzoeken indien u bevestigt dat u deze informatie over gegevensbeveiliging hebt gelezen en begrepen, en indien u hebt ingestemd met de verwerking van persoonsgegevens die door u zijn ingevoerd in overeenstemming met deze informatie over gegevensbeveiliging.
We verzamelen de volgende persoonsgegevens en informatie wanneer u een melding indient via het klokkenluiderssysteem:
Uw naam, indien u ervoor kiest om uw identiteit kenbaar te maken; of u een medewerker bent van MediaMarktSaturn; en, indien toepasselijk, namen of andere persoonlijke gegevens van personen die in uw melding worden vermeld.
Meldingen worden ontvangen door speciaal getrainde medewerkers van de MediaMarktSaturn Compliance afdeling en worden altijd vertrouwelijk behandeld. Deze medewerkers binnen de afdeling Compliance onderzoeken de omstandigheden en voeren, indien nodig, verder onderzoek uit met betrekking tot de zaak.
Bij het onderzoeken van een melding of in het kader van een specifiek onderzoek kan het nodig zijn om meldingen door te sturen naar andere medewerkers van MediaMarktSaturn, bijvoorbeeld wanneer de melding betrekking heeft op voorvallen bij dochterondernemingen die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte, met verschillende regels over de bescherming van persoonsgegevens. We garanderen de naleving van de relevante wetgeving inzake gegevensbeveiliging bij het doorsturen van meldingen.
Iedereen die toegang krijgt tot de gegevens is verplicht tot geheimhouding.
Principes van gegevensbeveiliging
Beperking doel
MediaMarktSaturn mag persoonsgegevens alleen gebruiken voor de doelen waarvoor ze oorspronkelijk zijn verzameld of waarmee de persoon in kwestie heeft ingestemd. MediaMarktSaturn is bovendien verplicht om maatregelen te nemen om te verzekeren dat persoonsgegevens alleen worden gebruikt voor het beoogde doel en dat ze correct, volledig en actueel blijven.
Informatie over de aangeklaagde persoon
Wij willen u erop wijzen dat wij onder bepaalde omstandigheden de door u verstrekte informatie, inclusief uw identiteit indien u deze heeft bekendgemaakt, mogelijk moeten doorgeven aan personen die recht hebben op dergelijke informatie, dus mogelijk ook aan personen die door uw melding worden getroffen. Dit gebeurt alleen als deze melding vanwege een hoge uitzondering niet kan worden weggelaten.
Verder, MediaMarktSaturn is verplicht om betrokken personen toegang te verlenen tot persoonsgegevens die over hen zijn opgeslagen. Bijkomend moeten de personen de gelegenheid worden gegeven om gegevens die foutief zijn te corrigeren, te wijzigen of te wissen. Uw identiteit, i.e. dat van klokkenluider, zal niet kenbaar worden gemaakt. Deze rechten kunnen alleen worden uitgeoefend indien dit de uitvoering van onderzoeksmaatregelen niet in gevaar brengt.
Informatie, correctie, verwijdering en sluiting
U en de personen die in de melding worden genoemd, hebben het recht op informatie, correctie en verwijdering van persoonsgegevens en kunnen de opslag van persoonlijke gegevens op elk willekeurig moment herroepen, zonder opgaaf van redenen. In dat geval zal worden geëvalueerd of de opgeslagen gegevens noodzakelijk zijn voor het onderzoek van een melding. Gegevens die niet meer vereist zijn, zullen onmiddellijk worden gewist.
Opslag
MediaMarktSaturn slaat meldingen op zolang dit nodig is om meldingen op te volgen, indien er een gerechtvaardigd belang bestaat voor de opslag, of als de opslag wettelijk is verplicht. Meldingen worden vervolgens gewist of geanonimiseerd, wat inhoudt dat alle verwijzingen naar uw identiteit als klokkenluider en de identiteit van de personen die worden genoemd in de melding, definitief worden verwijderd.