Information sur la protection des données
La section suivante contient des informations sur la collecte, le traitement et l'utilisation des données à caractère personnel dans le cadre du système de recueil d’alerte BKMS® System. Veuillez lire très attentivement les informations au sujet de la confidentialité avant de soumettre une alerte.
Objectif du système de recueil d’alerte
Le système de recueil d’alerte BKMS® System est utilisé pour recevoir et traiter de manière sécurisée et confidentielle des informations relatives à des infractions (présumées) à la loi ou aux réglements au détriment de TRATON GROUP.
Organe responsable et sécurité des données
La société TRATON AG, Dachauer Straße 641, 80995 München (Allemagne) est le responsable de traitement des données du système de recueil d’alerte. Le système de recueil d’alerte est exploité par une entreprise spécialisée, la société EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin (Allemagne), pour le compte de la société TRATON AG.
Les données à caractère personnel et les informations saisies dans le système de recueil d'alerte sont conservées dans une base de données gérée par la société EQS Group AG, dans un centre de données (data centre) hautement sécurisé. Seule la société TRATON AG peut accéder aux données. La société EQS Group AG et d'autres tiers n'ont pas accès aux données. Ceci est assuré par une procédure certifiée assurée par la mise en place de mesures techniques et organisationnelles spécifiques.
Toutes les données sont cryptées et stockées avec une protection par mot de passe à plusieurs niveaux, ce qui signifie que l'accès est limité à très peu de personnes autorisées expressément par la société TRATON AG. En outre, afin d'assurer un niveau élevé de protection des données, un accord de protection des données a été conclu entre les sociétés TRATON AG et EQS Group AG.
Traitement confidentiel de l'information
Les informations reçues sont toujours traitées de manière confidentielle et ce par groupe réduit de salariés du département GRC de TRATON AG, expressément autorisés et spécialement formés à cette fin. Les salariés du Bureau d'investigation du GRC vérifient les faits et peuvent mener une enquête plus approfondie sur l'alerte. Seules ces personnes ont accès aux données stockées sur le système de recueil d’alerte.
La confidentialité ne peut être garantie si vous soumettez délibérément de fausses informations dans le but de discréditer une personne (délation).
Lors du traitement d'une alerte ou dans le cadre d'une enquête, il peut être nécessaire de partager des informations avec d'autres employés de la société TRATON AG ou d'autres sociétés de TRATON GROUP, par exemple si les informations concernent des activités dans les filiales de TRATON GROUP. Si l'enquête l'exige, les informations peuvent être partagées avec les filiales de TRATON GROUP établies dans un pays hors de l'Union européenne ou de l'Espace Economique Européen, tout en garantissant, sur des fondements juridiques appropriés, la protection des donnée des personnes concernées (par exemple, article 49 du RGPD). Nous veillons toujours au respect des dispositions applicables en matière de protection des données dans le cadre de la divulgation d'informations.
Dans les cas où la loi l'exige, lors de l'enquête sur les informations, celles-ci peuvent également être transmises à des entités spécifiques tels que les services de répression, les autorités de la concurrence, autres autorités administratives compétentes, les tribunaux ainsi que les cabinets d'avocats internationaux et cabinets d'audit engagés contractuellement par TRATON GROUP.
Toutes les personnes qui ont accès aux données sont tenues à la confidentialité.
Les activités de traitement susmentionnées sont réalisées dans les cas où : (i) le consentement de la personne sur le traitement de ses données à caractère personnel pour une ou des finalité(s) spécifique(s) a été donné, et (ii) si le traitement est nécessaire aux fins d'intérêts légitimes poursuivis par le responsable de traitement ou pas un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou libertés et droits fondamentaux de la personne concernée, et ce sur le fondement juridique de l'article 6 alinéa 1, points a) et f) du RGPD.
Information des personnes concernées
Dans certains cas, la législation sur la protection des données oblige la société TRATON AG à informer la personne suspectée des accusations portées contre elle. Il s'agit d'une obligation légale dans les cas où il peut être objectivement établi que la divulgation d'informations à la personne suspectée ne peut plus nuire à l'enquête en question. Dans la mesure où la loi le permet, votre identité en tant que lanceur d'alerte ne sera pas divulguée et des mesures seront également prises pour qu'aucune corrélation ne puisse être faite quant à votre identité en tant que lanceur d'alerte.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour les besoins de l'enquête et de l'évaluation en résultant, ou tant que la loi nous oblige à les conserver. Une fois les informations traitées, ces données seront effacées ou rendues anonymes dans les meilleurs délais, étant donné que la loi impose un délai maximum de deux mois pour ce faire. Dans la mesure où les données à caractère personnel sont nécessaires jusqu'à la fin des procédures disciplinaires ou judiciaires, ces données seront supprimées ou rendues anonymes après la clôture de ces procédures. La référence à votre identité en tant que lanceur d'alerte est ainsi définitivement et irréversiblement supprimée.
Utilisation du système de recueil d’alerte
Type de données à caractère personnel collectées
L'usage du système de recueil d’alerte est utilisé de manière volontaire. Nous recueillons les données et informations à caractère personnel suivantes si vous soumettez une alerte par le biais du système de recueil d’alerte :
- Votre nom, si vous divulguez votre identité
- Si vous êtes salarié de TRATON GROUP
- Le cas échéant, les noms des personnes et autres données à caractère personnel des personnes que vous mentionnez dans votre alerte.
La communication entre votre ordinateur et le système de recueil d’alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Pendant l'utilisation du système de recueil d’alerte, l'adresse IP de votre ordinateur n'est pas stockée. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le système de recueil d’alerte BKMS® System, un cookie qui ne contient que l'identifiant de la session est enregistré sur votre ordinateur. Ce cookie est valide uniquement jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous fermez le navigateur.
Vous avez la possibilité d'utiliser un pseudonyme/ nom d'utilisateur et un mot de passe de votre choix pour installer une boîte de dialogue protégée dans le système de recueil d’alerte. Cela vous permet d'envoyer des messages sécurisés aux responsables de la société TRATON AG, en votre nom ou de manière anonyme. Les données sont uniquement stockées dans le système de recueil d’alerte, le rendant particulièrement sûr et sécurisé. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l'envoi de pièces jointes
Quand vous soumettez une alerte ou des informations complémentaires, vous avez la possibilité d'envoyer des pièces jointes aux responsables de la société TRATON AG. Si vous souhaitez soumettre une alerte de manière anonyme, veuillez respecter les informations de sécurité suivantes : des fichiers peuvent contenir des données à caractère personnel dissimulées risquant de compromettre votre anonymat. Retirez ces données avant de les envoyer. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous hésitez quant à la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre pièce jointe à votre texte du message d'alerte ou envoyer une copie imprimée du document anonymement à l'adresse figurant dans la note de bas de page, en spécifiant le numéro de référence de dossier que vous avez reçu à la fin de la procédure d'alerte.
Vos droits
Vous avez le droit d'être informé des données vous concernant et d'obtenir leur rectification. Sauf dispositions légales contraires, vous avez également le droit à la suppression de vos données et de vous opposer au traitement de vos données, ainsi que le droit de limiter le traitement de vos données. Si nous recueillons et traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous avez également le droit de retirer le consentement que vous aviez accordé, avec effet pour l'avenir. Si nécessaire, nous devons vérifier votre identité avant de pouvoir traiter votre demande. En cas de réclamation, il est possible de s'adresser à la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés), autorité de contrôle compétente en matière de protection des données.
Personnes à contacter en cas de questions
Si vous avez des questions concernant vos données à caractère personnel, veuillez contacter data-protection-vwtb@man.eu ou MAN T&B, Bereich FIO, Zentralteam Datenschutz, Dachauer Straße 641, 80995 München, Allemagne. Pour toute autre question, veuillez vous adresser au bureau d'investigation à l'adresse investigation-office@traton.com ou à TRATON AG, Dachauer Straße 641, 80995 München, Allemagne.