Informacje o ochronie danych
Poniższa część zawiera informacje o zbieraniu, przetwarzaniu i wykorzystywaniu danych osobowych w kontekście systemu zgłoszeniowego. Przed wysłaniem zgłoszenia prosimy o dokładne zapoznanie się z informacjami dot. ochrony danych.
Cel systemu zgłoszeniowego
System zgłoszeniowy (BKMS® System) jest wykorzystywany do bezpiecznego i poufnego otrzymywania i przetwarzania informacji związanych z (rzekomymi) naruszeniami przepisów prawnych i regulacji wewnętrznych na szkodę TRATON GROUP.
Podmiot odpowiedzialny i ochrona danych
Podmiotem odpowiedzialnym za ochronę danych w systemie zgłoszeniowym jest TRATON AG, Dachauer Straße 641, 80995 München. Operatorem systemu zgłoszeniowego jest wyspecjalizowana firma EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Germany, w imieniu TRATON AG.
Dane osobowe i informacje wprowadzone do systemu zgłoszeniowego są przechowywane w bazie danych, prowadzonej przez EQS Group AG w centrum danych o zaostrzonych standardach bezpieczeństwa. Dostęp do danych ma wyłącznie TRATON AG. EQS Group AG ani inne osoby trzecie nie mają dostępu do danych. Zapewnia to certyfikowana procedura, obejmująca zaawansowane środki techniczne i organizacyjne.
Wszystkie dane są szyfrowane i przechowywane w systemie zabezpieczonym wielopoziomową strukturą haseł, co oznacza, że dostęp jest ograniczony do bardzo małej grupy osób, wyraźnie uprawnionych przez TRATON AG. Dodatkowo, w celu zapewnienia wysokiego poziomu ochrony danych, spółki TRATON AG oraz EQS Group AG podpisały umowę o ochronę danych.
Poufne traktowanie informacji
Obsługą wpływających informacji zajmuje się niewielkie grono wyraźnie uprawnionych i specjalnie przeszkolonych pracowników działu GRC TRATON AG. Informacje te zawsze traktowane są poufnie. Pracownicy GRC Investigation Office sprawdzają fakty związane ze sprawą i mogą prowadzić szersze postępowanie. Tylko te osoby mają dostęp do danych przechowywanych w portalu zgłoszeniowym.
Nie jest możliwe zagwarantowanie poufności w przypadku świadomego wysyłania nieprawidłowych informacji w celu zdyskredytowania innej osoby (donos).
W trakcie przetwarzania zgłoszenia, w ramach postępowania, konieczne może okazać się przekazanie informacji innym pracownikom TRATON AG lub innych firm w TRATON GROUP, np. jeśli informacje odnoszą się do działalności podmiotów zależnych TRATON GROUP. Jeżeli postępowanie tego wymaga, informacje mogą być przesyłane do podmiotów TRATON GROUP w kraju poza Unią Europejską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym, w oparciu o gwarancje ochrony danych zainteresowanych osób (np. standardowe klauzule ochrony danych UE w oparciu o art. 49 RODO). Przekazując informacje, zawsze dbamy o zgodność z właściwymi regulacjami z zakresu ochrony danych.
W kontekście obowiązków prawnych lub wymagań z zakresu ochrony danych, informacje, w toku postępowania, mogą być przekazane określonym instytucjom, w tym organom ścigania, organom ds. walki z nieuczciwą konkurencją, innym organom administracyjnym, sądom i międzynarodowym kancelariom prawnym i audytorom działającym na zlecenie TRATON GROUP.
Każda osoba uzyskująca dostęp do danych jest zobowiązana do zachowania poufności.
Powyższe działania z zakresu przetwarzania danych mają następującą podstawę prawną: Zgoda udzielona w jednym lub wielu celach i ochrona uzasadnionych prawnie interesów osoby odpowiedzialnej lub podmiotu zewnętrznego (art. 6(1) (a), (f) RODO; art. 26(2) znowelizowanej niemieckiej ustawy o ochronie danych).
Informacja o osobie, której sprawa dotyczy
W określonych przypadkach spółka TRATON AG, na gruncie przepisów o ochronie danych, zobowiązana jest poinformować podejrzewaną osobę o kierowanych wobec niej zarzutach. Ten wymóg obowiązuje w sytuacji, w której można obiektywnie stwierdzić, że ujawnienie informacji osobie podejrzewanej nie będzie miało negatywnego wpływu na toczące się postępowanie. Jeżeli jest to prawnie dozwolone, nie zostanie ujawniona tożsamość sygnalisty i zostaną wdrożone działania, zapobiegające możliwości jej wywnioskowania.
Okres przechowywania danych osobowych
Dane osobowe będą przechowywane tak długo, jak długo jest to niezbędne dla toczącego się postępowania i następującej po nim ewaluacji albo przez okres wymagany przepisami prawa. Po zakończeniu przetwarzania informacji dane zostaną terminowo usunięte lub zanonimizowane; jeżeli przepisy tego wymagają – w terminie dwóch miesięcy. Jeżeli przechowywanie danych jest niezbędne w czasie trwania postępowania dyscyplinarnego lub prawnego, zostaną one usunięte po zakończeniu postępowania. Przy usuwaniu danych powiązanie tożsamości sygnalisty ze sprawą zostaje usunięte definitywnie i nieodwracalnie.
Korzystanie z portalu zgłoszeniowego
Rodzaje zbieranych danych osobowych
Korzystanie z systemu zgłoszeniowego jest dobrowolne. Podczas wysyłania zgłoszenia za pośrednictwem systemu zgłoszeniowego zbieramy następujące dane osobowe:
- Imię i nazwisko, jeśli sygnalista zdecyduje się ujawnić tożsamość
- Informacje o tym, czy sygnalista jest pracownikiem TRATON GROUP
- Jeżeli to konieczne, nazwiska i inne dane osobowe osób wymienionych w zgłoszeniu.
Komunikacja między komputerem sygnalisty a systemem zgłoszeniowym jest szyfrowana (SSL). Podczas korzystania z portalu zgłoszeniowego adres IP komputera użytkownika nie jest przechowywany. W celu utrzymania połączenia między komputerem a BKMS® System, na dysku twardym komputera zapisywany jest plik cookie, który zawiera jedynie ID sesji. Ten plik cookie zachowuje ważność tylko do końca sesji i wygasa po zamknięciu przeglądarki.
Opcjonalnie w systemie zgłoszeniowym można stworzyć bezpieczną skrzynkę pocztową, używając do tego pseudonimu / nazwy użytkownika i hasła. Pozwala to bezpiecznie przesłać anonimowe albo imienne wiadomości do właściwych pracowników TRATON AG. System przechowuje dane wyłącznie wewnątrz systemu zgłoszeniowego, co gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa. Nie jest to forma zwykłej komunikacji e-mailowej.
Informacja o wysyłaniu załączników
Przy wysyłaniu zgłoszenia lub dodatkowych informacji istnieje możliwość przesłania załączników właściwym pracownikom TRATON AG. Jeżeli zgłoszenie ma zostać wysłane anonimowo, należy przestrzegać poniższych informacji o bezpieczeństwie: Pliki mogą zawierać ukryte dane osobowe, co może zagrozić anonimowości. Przed przesłaniem plików należy usunąć te dane. Jeżeli tych danych nie można usunąć lub istnieje obawa, czy będzie to skuteczne, należy skopiować tekst załącznika do tekstu zgłoszenia lub przesłać wydrukowany dokument anonimowo na adres w stopce, podając numer referencyjny, otrzymany na koniec procesu zgłoszenia.
Państwa prawa
Przysługuje Państwu prawo do informacji o danych, które Państwa dotyczą oraz prawo do ich poprawienia. Jeżeli przepisy prawne tego nie zabraniają, przysługuje Państwu również prawo domagania się usunięcia danych i wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do ograniczenia ich przetwarzania. Jeżeli zbieramy dane osobowe w oparciu o wyrażoną zgodę, mają Państwo również prawo do odwołania zgody ze skutkiem na przyszłość. Jeżeli to konieczne, zweryfikujemy Państwa tożsamość przed wykonaniem danego żądania. Istnieje również możliwość składania skarg do właściwego organu nadzorczego ochrony danych.
Osoba do kontaktu w przypadku pytań
W kwestii Państwa danych osobowych, właściwy do kontaktu jest adres data-protection-vwtb@man.eu albo MAN T&B, Bereich FIO, Zentralteam Datenschutz, Dachauer Straße 641, 80995 Munich, Germany. W innych kwestiach należy kontaktować się z Investigation Office investigation-office@traton.com albo TRATON AG, Dachauer Straße 641, 80995 München.