Информация о защите персональных данных
В этом разделе содержится информация о сборе, обработке и использовании персональных данных применительно к настоящей системе информирования (BKMS® System) . Прежде чем отправить сообщение, внимательно ознакомьтесь с приведенной ниже информацией о порядке использования персональных данных.
Цель системы информирования
Система информирования (BKMS® System) используется для получения и обработки информации, связанной с (предполагаемыми) нарушениями законодательства или внутренних нормативных актов, которые могут причинить ущерб TRATON GROUP, при этом такая информация обрабатывается безопасным и конфиденциальным способом.
Ответственная служба и защита данных
Ответственность за защиту данных в системе информирования несет TRATON AG (Дахауэр штрассе, 641, 80995 Мюнхен, Германия). Техническую поддержку системы информирования осуществляет специализированное предприятие EQS Group AG (Байрёутер штрассе 35, 10789 Берлин, Германия), от имени TRATON AG.
Персональные данные и информация, переданные через систему информирования, хранятся в базе данных, поддерживаемой предприятием EQS Group AG, в центре обработки и хранения данных, который имеет высокую степень безопасности. Доступ к данным имеется только у TRATON AG. EQS Group AG и иные третьи лица не имеют доступа к этим данным. Такое ограничение доступа обеспечивается сертифицированной технологией, включающей комплексные технические и организационные меры.
Все данные шифруются и хранятся с использованием многоуровневой системы защиты, а это означает, что доступ к ним ограничен очень узким кругом лиц, уполномоченных TRATON AG. Кроме этого, с целью обеспечения высокого уровня защиты данных TRATON AG и EQS Group AG заключили соглашение о защите данных.
Конфиденциальная обработка информации
Входящую информацию обрабатывает небольшая группа прямо уполномоченных и специально обученных сотрудников отдела GRC (Governance, Risk and Compliance - корпоративное управление, риски и комплаенс) TRATON AG. Входящая информация всегда считается конфиденциальной. Сотрудники службы расследований отдела GRC (GRC Investigation Office) проверяют указанные в сообщении факты и могут начать дальнейшее расследование по делу. Только указанные сотрудники будут иметь доступ к данным, хранящимся на портале оповещения.
Конфиденциальность не может быть гарантирована в случае, если вы намеренно отправляете ложную информацию с целью дискредитировать определенного человека (оговор).
При обработке сообщения или в рамках расследования может потребоваться обмен информацией с другими сотрудниками TRATON AG или с сотрудниками других компаний TRATON GROUP, например, если информация касается деятельности дочерних компаний TRATON GROUP. Для целей расследования информация может передаваться дочерним компаниям TRATON GROUP в странах, не входящих в Европейский Союз или Европейскую экономическую зону, исключительно на основе соответствующих гарантий по защите данных, призванных защитить вовлеченных лиц (например, положений стандарта ЕС о защите данных или в соответствии со статьей 49 Общих положений о защите данных (GDPR). Мы всегда обеспечиваем соблюдение соответствующих положений о защите персональных данных, связанных с раскрытием информации.
При наличии соответствующих юридических обязательств или требований по защите данных информация может также передаваться другим инстанциям, включая правоохранительные органы, антимонопольные органы, другие государственные органы, суды, международные юридические фирмы и аудиторские фирмы, нанятые по контракту TRATON GROUP.
Все лица, имеющие доступ к данным, обязаны соблюдать конфиденциальность.
Вышеупомянутые действия по обработке данных осуществляются на следующей правовой основе: Согласие, данное для одной или нескольких конкретных целей, и защита законных интересов ответственного лица или третьего лица (ст. 6(1) (a), (f) Общих положений о защите данных (GDPR); ст. 26(2) новой версии Закона Германии о защите данных).
Информирование вовлеченного лица
В некоторых случаях TRATON AG обязано по закону о защите данных информировать подозреваемого о выдвинутых против него обвинениях. Это требование применяется в случаях, когда может быть объективно установлено, что раскрытие информации подозреваемому больше не способно отрицательно повлиять на ход расследования. При этом ваша личность как информатора — если это допускается законодательством — не раскрывается, и мы будем обеспечивать, чтобы прочая информация, которая может позволить идентифицировать личность информатора, также не раскрывалась.
Срок хранения данных
Персональные данные будут храниться до тех пор, пока это требуется для целей расследования и последующей оценки его результатов либо пока закон обязывает нас хранить их. Как только информация будет обработана, данные будут удалены или обезличены в установленные законом сроки. Поскольку персональные данные требуются все то время, пока продолжаются дисциплинарные или судебные процедуры, эти данные будут удалены или обезличены после завершения этих процедур. Таким образом, ссылка на вашу личность как информатора будет окончательно и безвозратно удалена.
Использование портала оповещения
Какие персональные данные собираются
Настоящая система информирования используется на добровольной основе. Мы собираем следующие персональные данные и информацию, если вы отправляете сообщение через систему информирования:
- Ваше имя, если вы раскрываете свою личность
- Являетесь ли вы сотрудником TRATON GROUP
- Если применимо – имена и прочие личные данные лиц, названных в вашем сообщении.
Связь между вашим компьютером и порталом оповещения производится через шифрованное соединение (SSL). Во время пользования порталом IP-адрес вашего компьютера не сохраняется. Чтобы поддерживать связь между вашим компьютером и системой BKMS® System, на вашем компьютере хранится файл cookie, который содержит только идентификатор сеанса. Этот файл cookie действует только до окончания сеанса и становится недействительным после закрытия окна браузера.
Система информирования дает вам возможность воспользоваться самостоятельно выбранным псевдонимом/именем пользователя и паролем, чтобы зарегистрировать защищенный почтовый ящик. Это позволит вам отправлять защищенные сообщения соответствующим сотрудникам TRATON AG, под собственным именем или анонимно. Система сохраняет данные только внутри системы BKMS® System, что делает ее особенно безопасной. Таким образом, речь не идет об обычной связи по электронной почте.
Примечания по отправке приложений
При отправке сообщения или дополнительной информации у вас есть возможность также отправлять приложения компетентным сотрудникам TRATON AG. Если вы хотите отправить сообщение анонимно, соблюдайте следующие правила безопасности: файлы могут содержать скрытые личные данные, которые могут поставить под угрозу вашу анонимность. Удалите такие данные перед отправкой. Если вы не можете удалить эти данные или не знаете, как это сделать, скопируйте текст приложения в текст сообщения или отправьте распечатанный документ анонимно по адресу, который указан внизу главной страницы этого портала. При этом обязательно укажите номер сообщения (регистрационный номер), который вы получили после завершения отправки сообщения в системе.
Ваши права
Вы имеете право получать информацию о данных, которые относятся к вам, и право на исправление своих данных. При условии, что законом не предусмотрено иное, вы имеете право требовать удаления ваших данных и право возражать против их обработки, а также право ограничить их обработку. Если мы собираем и обрабатываем ваши персональные данные на основании вашего согласия, вы также имеете право отозвать данное ранее согласие (учтите, что при этом такой отзыв не будет иметь обратной силы). В некоторых случаях нам может понадобиться получить подтверждение вашей личности, прежде чем приступить к обработке вашего запроса. Вы также вправе обратиться в орган по надзору за соблюдением законодательства о защите персональных данных при наличии у вас жалоб.
Контактное лицо в случае возникновения вопросов
По вопросам, касающимся персональных данных, вы можете обратиться по адресу data-protection-vwtb@man.eu или MAN T&B, Bereich FIO, Zentralteam Datenschutz, Dachauer Straße 641, 80995 Мюнхен, Германия. По остальным вопросам вы можете обращаться в Службу расследований (Investigation Office) по адресу investigation-office@traton.com или TRATON AG, Дахауэр штрассе, 641, 80995 Мюнхен, Германия.