Información sobre protección de datos
La siguiente sección ofrece información sobre la recogida, el procesamiento y el uso de datos personales en el contexto del sistema de denuncia. Por favor, antes de enviar un mensaje lea detenidamente la siguiente información sobre privacidad.
Propósito del sistema de denuncia
El sistema de denuncia (BKMS® System) se utiliza para recibir y procesar de manera segura y confidencial información sobre (presuntas) violaciones de la legislación o incumplimientos de las normas internas en perjuicio del GRUPO TRATON.
Entidad responsable y seguridad de los datos
La entidad responsable de la protección de los datos en el sistema de denuncia es TRATON AG, Dachauer Straße 641, 80995, Múnich. El sistema de denuncia lo administra una empresa especializada, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789, Berlín, Alemania, en nombre de TRATON AG.
Los datos personales y la información introducida en el sistema de denuncia se almacenan en una base de datos gestionada por EQS Group AG en un centro de datos de alta seguridad. Solo TRATON AG tiene acceso a los datos. EQS Group AG y otras terceras partes no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza mediante un procedimiento certificado que hace uso de medidas técnicas y organizativas exhaustivas.
Todos los datos se encriptan y almacenan utilizando protección multinivel mediante contraseña, lo que significa que el acceso está restringido a un reducido grupo de personas expresamente autorizadas por TRATON AG. Además, para garantizar un nivel elevado de protección de datos, se ha celebrado un acuerdo de protección de datos entre TRATON AG y EQS Group AG.
Tratamiento confidencial de la información
La información recibida es procesada por un reducido grupo de empleados con formación específica y expresamente autorizados del departamento GRC de TRATON AG, y es tratada siempre de manera confidencial. Los empleados de investigación de GRC verifican los hechos del caso y pueden llevar a cabo una investigación adicional. Solamente estas personas tienen acceso a los datos almacenados en el portal de denuncia.
No se podrá garantizar la confidencialidad si usted envía información falsa a sabiendas con el objetivo de desacreditar a una persona.
Durante la tramitación de un mensaje o como parte de una investigación, puede ser necesario compartir información con otros empleados de TRATON AG o de otras empresas del GRUPO TRATON, p. ej., si la información está relacionada con actividades en filiales del GRUPO TRATON. Si la investigación lo requiere, la información puede ser compartida con filiales del GRUPO TRATON que estén ubicadas en países no pertenecientes a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo, sobre la base de garantías adecuadas de protección de datos diseñadas para proteger a los afectados (p. ej., cláusulas tipo de protección de datos de la UE o según el art. 49 del RGPD). Siempre velaremos por el cumplimiento de las disposiciones relevantes de protección de datos en relación con la divulgación de información.
En caso de que exista una obligación legal o un requisito de protección de datos al investigar la información, dicha información puede ser facilitada también a entidades como los organismos encargados de asegurar el cumplimiento de la ley, las autoridades de defensa de la competencia, otras autoridades administrativas, los tribunales y los bufetes de abogados y empresas de auditoría internacionales contratados por el GRUPO TRATON.
Todas aquellas personas que tengan acceso a los datos están obligadas a mantener la confidencialidad.
Las actividades de tratamiento mencionadas previamente se fundamentan sobre las siguientes bases jurídicas: El consentimiento otorgado para uno o más fines específicos y la protección de los intereses legítimos de la persona responsable o de una tercera parte (art. 6(1) (a), (f) del RGPD.
Información a la persona afectada
En algunos casos, TRATON AG está obligada por la legislación de protección de datos a informar al sospechoso de los cargos que se le imputan. Esto constituirá un requisito legal en aquellos casos en los que se pueda establecer de manera objetiva que la revelación de información al sospechoso ya no puede afectar negativamente a la investigación cuestión. En la medida en que lo permita la ley, su identidad como informante no será revelada y se tomarán medidas para garantizar que no puedan sacarse conclusiones acerca de su identidad como informante.
Duración de la conservación de los datos personales
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para llevar a cabo la investigación y la evaluación subsiguiente, o durante el tiempo que la ley nos obligue a conservarlos. Una vez se haya tratado la información, estos datos serán borrados o anonimizados oportunamente, en la medida en que la ley lo exija, en un plazo de dos meses. En aquellos casos en que los datos personales sean necesarios hasta que finalicen los procedimientos disciplinarios o judiciales, dichos datos serán borrados o anonimizados tras la finalización de dichos procedimientos. Con ello se eliminará de manera definitiva e irreversible cualquier referencia a su identidad como informante.
Uso del portal de denuncia
Tipo de información personal recogida
El sistema de denuncia se utiliza de forma voluntaria. Cuando envíe un mensaje a través del sistema de denuncia, recabaremos los siguientes datos e información de carácter personal:
- Su nombre, en caso de que decida revelar su identidad
- Si es usted empleado del GRUPO TRATON
- Si procede, los nombres y otra información personal de las personas que se mencionen en su mensaje.
La comunicación entre su ordenador y el sistema de envío de mensajes se realiza por medio de una conexión cifrada (SSL). La dirección IP de su ordenador no se almacenará mientras esté utilizando el portal de denuncia. Para mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, se guardará en su ordenador una cookie que únicamente contiene el identificador de la sesión. Esta cookie solamente será válida hasta que usted finalice la sesión, y expirará cuando cierre el navegador.
Usted tiene la opción de configurar un buzón protegido en el sistema de denuncia, utilizando un seudónimo o nombre de usuario y contraseña elegidos por usted. Esto le permitirá enviar mensajes seguros a los empleados relevantes de TRATON AG, ya sea indicando su nombre o de forma anónima. Este sistema únicamente almacena datos dentro del sistema de denuncia de irregularidades, lo que lo hace particularmente seguro. No se trata de una comunicación normal por correo electrónico.
Notas sobre el envío de anexos
Al enviar un mensaje o información adicional, tendrá la opción de hacer llegar anexos a los empleados relevantes de TRATON AG. Si desea enviar un mensaje de forma anónima, tenga en cuenta la siguiente información sobre seguridad: Los archivos pueden contener datos personales ocultos que podrían poner en peligro su anonimato. Elimine dichos datos antes del envío. Si no puede eliminarlos o no sabe bien cómo hacerlo, copie el texto de su anexo en el texto de su mensaje o envíe de manera anónima el documento impreso a la dirección indicada en el pie de página, especificando el número de referencia que recibirá al final del proceso de denuncia.
Sus derechos
Tiene derecho a que se le informe acerca de los datos que le conciernen, y tiene derecho a la rectificación de sus datos. Salvo que existan disposiciones legales en contrario, también tiene derecho a que sus datos sean suprimidos y a oponerse al tratamiento de sus datos; asimismo, tiene derecho a limitar el tratamiento de sus datos. Si recopilamos y tratamos sus datos personales sobre la base de su consentimiento, también tendrá derecho a revocar el consentimiento otorgado, con efecto para el futuro. En caso necesario, necesitaremos verificar su identidad antes de poder tramitar su solicitud. Para presentar reclamaciones, existe la posibilidad de ponerse en contacto con una autoridad supervisora de protección de datos.
Persona de contacto en caso de preguntas
Para formular preguntas relacionadas con sus datos personales, le rogamos que se ponga en contacto con data-protection-vwtb@man.eu o con MAN T&B, Bereich FIO, Zentralteam Datenschutz, Dachauer Straße 641, 80995, Múnich, Alemania. Para otras preguntas, diríjase a la oficina de investigación investigation-office@traton.com o a TRATON AG, Dachauer Straße 641, 80995, Múnich.