Déclaration de protection des données
« Tell ams OSRAM » peut être utilisé par le personnel d'ams OSRAM, ses clients ou ses partenaires commerciaux/partenaires d'affaires pour signaler des infractions aux règles de conformité (en particulier les règles anti-corruption, anti-trust ou de lutte contre le blanchiment d'argent), des violations de données ou des violations des Droits de l'Homme.
Les différentes fonctions de signalement sont strictement séparées. Les signalements d'infraction(s) aux règles de la conformité sont gérés par Corporate Compliance Office d'ams OSRAM. Seules les personnes qui y travaillent ont accès à ces signalements. Les signalements de violation(s) de la protection des données sont gérés par le Corporate Data Protection Officer et seuls ses membres y ont accès. Quant aux signalements de violation des Droits de l'Homme, ils sont gérés par le Corporate Humann Rights Office et ses membres. Aucune information ne sera échangée entre ces départements sauf si des circonstances exceptionnelles d'enquête sur un incident particulier devaient l'exiger.
L'infrastructure de « Tell ams OSRAM » inclut des bases de données et des sites web qui sont fournis par EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin. La société EQS Group AG est contractuellement tenue de préserver une stricte confidentialité et respecte toutes les exigences applicables en matière de protection des données.
Quelles sont les données et informations personnelles recueillies et traitées ?
Lorsque des atteintes et des incidents sont signalés par le biais de « Tell ams OSRAM » ou de la boîte de dialogue protégée, des données personnelles sont recueillies et traitées :
- concernant la personne qui soumet un rapport (par ex. nom et coordonnées) et
- concernant les individus concernés par l'incident (par ex. les personnes décrites dans le récit de l'incident).
Le département compétent assurera le traitement des données pour examiner les signalements, mener des enquêtes sur les incidents signalés, pallier les défaillances et résoudre l'incident.
Dans le cours des enquêtes menées ou de l'atténuation des défaillances, nous pouvons être appelés à partager des informations avec d'autres parties prenantes, par exemple, le département juridique, la direction d'ams OSRAM, d'autres entités ams OSRAM ou des conseillers externes (par ex. avocats) ou les autorités publiques compétentes. Nous pouvons également être tenus d'informer le régulateur compétent ou les individus affectés par l'incident.
Pendant combien de temps les données personnelles seront-elles conservées ?
Les données et informations personnelles fournies par le biais de « Tell ams OSRAM » seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour traiter le signalement et, le cas échéant, imposer des sanctions ou respecter les délais de conservation légaux. Dans le cas où un signalement s'avère infondé, le signalement et toute donnée personnelle qu'il contient seront immédiatement effacés.
Dans le cours des enquêtes menées ou de l'atténuation des défaillances, nous pouvons être appelés à partager des informations avec d'autres parties prenantes, par exemple, le département juridique, la direction d'ams OSRAM, d'autres entités ams OSRAM ou des conseillers externes (par ex. avocats) ou les autorités publiques compétentes. Nous pouvons également être tenus d'informer le régulateur compétent ou les individus affectés par l'incident.
Pendant combien de temps les données personnelles seront-elles conservées ?
Les données et informations personnelles fournies par le biais de « Tell ams OSRAM » seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour traiter le signalement et, le cas échéant, imposer des sanctions ou respecter les délais de conservation légaux. Dans le cas où un signalement s'avère infondé, le signalement et toute donnée personnelle qu'il contient seront immédiatement effacés.