Notes sur la protection des données
Nous accordons la plus haute importance à la protection et la confidentialité des données et nous nous conformons aux prescriptions nationales en vigueur concernant la protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations de protection des données avant de soumettre une alerte.
Objectif du système d'alerte
Le système d'alerte (BKMS® System) est destiné à recevoir et à traiter des alertes sur certains actes criminels et violations de la loi qui relèvent, entre autre, de la criminalité en col blanc et de corruption par une voie sûre et confidentielle. Vous trouverez des informations plus détaillées dans le BKMS® System lui-même.
Autorité responsable
La partie responsable de la protection des données au sein du système d'alerte est
Phoenix Contact GmbH & Co. KG
Flachsmarktstr. 8
32825 Blomberg (Allemagne)
Tél. +49 5235 3-00
Fax +49 5235 3-41200
info@phoenixcontact.com
Le système d'alerte est exploité par une entreprise spécialisée, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne, pour le compte de Phoenix Contact GmbH & Co. KG (ci-après désignée « Phoenix Contact »).
Sécurité des données
Les données personnelles et les informations saisies dans le système d'alerte sont conservées dans une base de données gérée par EQS Group AG, dans un centre de données hautement sécurisé. EQS Group AG n'a pas accès aux données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par le biais de nombreuses mesures techniques et organisationnelles. Toutes les données sont enregistrées de façon cryptée avec plusieurs niveaux de protection par mot de passe, de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes expressément autorisées par Phoenix Contact.
La communication entre votre ordinateur et le système d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée lors de votre utilisation du système d'alerte.
Type de données personnelles collectées
L'utilisation du système d'alerte se fait sur une base volontaire. Si vous soumettez une alerte par le biais du système d'alerte, nous recueillons les données et informations personnelles suivantes :
- votre nom, si vous décidez de divulguer votre identité, ou que vous êtes contraint de le faire (par ex. les informateurs au Portugal),
- si vous êtes salarié chez Phoenix Contact, et
- les noms et autres informations personnelles des personnes que vous citez dans votre alerte le cas échéant.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes entrantes sont reçues dans le BKMS® System par une très petite sélection d'avocats expressément autorisés et spécialement formés issus d'un cabinet juridique externe opérant à l'international. Ces avocats autorisés évalueront le cas et procèderont à une investigation plus poussée selon ce qui sera requis par le cas spécifique. Si une autre communication est nécessaire entre les avocats, qui ont une obligation professionnelle de discrétion, et vous-même, l'informateur, cette dernière interviendra de façon totalement confidentielle et – si vous le souhaitez – de façon anonyme via le BKMS® System.
En concertation avec vous, les informations transmises seront transférées au comité de management de la conformité Phoenix Contact par le cabinet juridique avec une protection intégrale de votre anonymat si vous le souhaitez, et ces informations seront examinées de façon approfondie pour définir les actions à prendre. Si les premiers soupçons se renforcent, il conviendra de prendre d'autres mesures. Dans le cadre du traitement d'une alerte ou de la conduite d'une enquête spéciale, il pourra s'avérer nécessaire de partager des alertes avec d'autres salariés de Phoenix Contact ou des salariés d'autres entreprises du groupe Phoenix Contact, par ex. si les alertes se rapportent à des incidents ayant eu lieu dans des succursales de Phoenix Contact. Ces dernières peuvent être basées dans des pays en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen appliquant des règlements différents sur la protection des données personnelles.
Nous garantissons toujours la conformité aux règlementations de protection des données applicables au moment du partage des alertes. Toute personne obtenant l'accès aux données est tenue de veiller à la confidentialité.
Utilisation du portail d'alerte
Vous pouvez installer une boîte postale au sein du système d'alerte qui est protégée par un pseudonyme/ nom d'utilisateur et un mot de passe choisi individuellement. Ceci vous permet d'envoyer des alertes à l'avocat compétent soit nominativement, soit de manière sûre et anonyme. Ce système enregistre uniquement des données à l'intérieur du système d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie qui ne contient que l'ID de la session est enregistré sur votre ordinateur (également appelé cookie de session). Ce cookie est valide uniquement jusqu’à la fin de votre session et expire lorsque vous fermez votre navigateur.
On n'utilise aucun outil de webtracking.
Note sur l'envoi de pièces jointes
Lorsque vous soumettez une alerte ou un ajout, vous pouvez en même temps envoyer des pièces jointes à l'avocat responsable. Si vous souhaitez soumettre une alerte anonyme, veuillez tenir compte de la consigne de sécurité suivante : Les fichiers peuvent contenir des données personnelles masquées susceptibles de mettre en péril votre anonymat. Retirez ces données avant de procéder à l'envoi. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre pièce jointe dans le texte de votre message d'alerte.
Durée de conservation des données personnelles
Les données personnelles sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et procéder à une évaluation finale. Une fois le traitement de l'alerte terminé, ces données sont supprimées conformément aux exigences réglementaires, normalement à l'issue d'une période de 3 mois.
Droit d'accès/ de rectification et de suppression de données personnelles
Si vous avez des questions qui ne sont pas abordées dans le cadre de la présente politique de confidentialité, ou que vous souhaitez obtenir davantage d'informations sur un point précis, veuillez nous contacter. Si vous ne consentez plus à la collecte de vos données personnelles ou que vos données personnelles ont changé, nous procèderons volontiers, à votre demande, à la modification, au blocage ou à la suppression de vos données dans le cadre de la règlementation applicable. Sur demande, vous avez le droit de recevoir des informations sur vos données personnelles stockées par nos soins. Veuillez contacter l'autorité responsable spécifiée plus haut.
Actualisation de la présente politique de confidentialité
La présente politique de confidentialité sera actualisée à la suite de toutes modifications du présent site Web ou de toutes modifications apportées aux procédures mises en place par Phoenix Contact ou mises à niveau de l'Internet et de la technologie de sécurité informatique utilisée. Nous nous réservons par conséquent le droit de modifier ou de compléter la présente politique si nécessaire. Nous publierons la dernière version de la politique ici.
Information on the processing of personal data
Version: Juin 2018