Pourquoi devrais-je soumettre une alerte ?

Une culture d'entreprise positive et ouverte exige le respect des standards légaux, sociaux et internes.

Vous avez peut-être connaissance d'actes ou de risques dommageables qui mettent l'entreprise en danger. Votre alerte peut aider à exposer les dommages à la situation financière et à l'image de l'entreprise à un stade précoce. En agissant ainsi, vous contribuez à garantir la réussite durable de l'entreprise et la préservation des emplois qu'elle créée.

Quels types d'alertes aident votre organisation ?

Toutes les alertes portant sur les infractions aux règles organisationnelles statutaires et internes seront collectées et traitées.

De plus amples informations concernant les faits essentiels potentiels de l'alerte vous seront fournis au cours du processus d'alerte.

Comment mon alerte sera-t-elle traitée ? Qu'est-ce qu'une boîte de dialogue et comment faire pour en ouvrir une ?

Pour soumettre une alerte anonyme ou personnalisée, commencez par cliquer sur le bouton « Soumettre une alerte » situé en haut de la page d'introduction.

Le processus d'alerte se compose de 4 étapes :

1. Premièrement, veuillez lire la section informationnelle sur la protection de votre identité. Cette section inclut également un questionnaire de sécurité.
2. Deuxièmement, il vous sera demandé de décrire les faits clés de votre alerte sur la page suivante.
3. Sur la page d'alerte, il vous sera demandé d'utiliser vos propres mots pour décrire l'incident que vous souhaitez signaler – en utilisant au plus 5.000 caractères, ou une feuille de papier DIN A4 entièrement renseignée – et de répondre à des questions spécifiques. Vous pouvez également soumettre de petits fichiers d'un volume allant jusqu'à 5 Mo pour étayer votre alerte. N'oubliez pas que les documents peuvent contenir des informations sur leur auteur. Une fois que vous aurez soumis votre alerte, un numéro de référence vous sera remis à titre de preuve que vous avez bien soumis cette alerte spécifique.
4. Enfin, il vous sera demandé d'installer une boîte de dialogue protégée. La mise en place d'une boîte de dialogue est un acte volontaire, donc vous pourrez décider de ne pas le faire, mais cette boîte de dialogue servira à communiquer avec vous, répondre à vos questions et vous tenir au courant du statut de votre alerte.

Dès que vous aurez installé une boîte de dialogue protégée, vous pourrez y accéder via le bouton « S'identifier ». Avant d'ouvrir votre boîte de dialogue, vous devrez compléter une procédure de sécurité pour garantir que seule la personne autorisée – donc vous – y a accès.

La technologie électronique du BKMS^® System préservera votre anonymat aussi longtemps que vous ne soumettez aucune information contenant votre identité personnelle.

Nous pouvons vous garantir que nous ne nous intéressons qu'aux incidents que vous avez signalés. L'objectif consiste à détecter les défaillances à un stade précoce et à éviter les dommages financiers.

Comment puis-je recevoir une réponse, tout en demeurant anonyme ?

Le principe suprême du BKMS^® System consiste à protéger l'identité de l'informateur. La protection de l'anonymat du système est certifiée.

Vous sélectionnez vos propres pseudonyme/nom d'utilisateur personnel et mot de passe qui serviront à installer votre boîte de dialogue. Le cryptage et les autres méthodes de sécurité spéciales garantissent que votre alerte demeure toujours anonyme. Il ne vous sera demandé d'informations personnelles à aucun moment du processus d'alerte. Ne soumettez aucune information qui permettrait de remonter vers votre identité personnelle. Veuillez éviter de soumettre votre alerte sur un PC fourni par votre employeur.

La personne chargée de votre alerte vous contactera par le biais de votre boîte de dialogue protégée pour fournir des informations sur le statut de votre alerte ou pour poser d'autres questions si certains détails doivent être clarifiés. Votre anonymat sera toujours protégé au cours de ce processus. Nous nous intéressons à ces alertes pour prévenir les dommages et non pas pour obtenir des informations au sujet de la personne qui les a soumises.

Protection de données

Conformément aux dispositions de la Loi 3/2018 du 5 décembre sur la protection des données personnelles et la garantie des droits numériques, et du Règlement général sur la protection des données, nous vous informons que les données personnelles communiquées par le biais de ce canal seront traitées par la société responsable dudit traitement, à savoir TRANSFESA LOGISTIC, immatriculée A-06000871, siégeant au 1 rue Musgo, 28023 Madrid, tél. 913879900, adresse électronique RGPD@transfesa.com

L'objectif du canal en question étant de recevoir et de gérer des signalements de comportements inappropriés dans l'entreprise susmentionnée, lesdites données ne seront utilisées que pour le bon fonctionnement de ce canal. Aucune décision automatisée susceptible d'affecter les intéressés ne sera jamais prise.

Dans ce cadre, le traitement des données vise fondamentalement à défendre l’intérêt public en évitant toute conduite inappropriée dans la société susmentionnée, et en faisant respecter les obligations légales en matière de conformité pénale.

L'accès aux données personnelles que vous nous communiquez est strictement limité aux tiers auxquels le responsable est légalement tenu de les fournir, ainsi qu'aux entreprises qui se sont vu contractuellement confier la prestation d'un service en rapport avec ces données, en particulier :

• Cuatrecasas Goncalves Pereira S.L.P., entreprise chargée de gérer, réviser et filtrer les signalements reçus par ce canal.

Toujours en relation avec toutes les données que vous fournissez, EQS Group AG traitera, cryptera, les protégera avec un mot de passe et de les entreposera dans un endroit sûr. Cela garantit que l'accès est limité seulement aux avocats Cuatrecasas.

Vos données seront conservées dans le canal pendant le temps minimum requis pour décider du bien-fondé d'ouvrir ou non une enquête sur les faits signalés et elles seront en tout état de cause supprimées de ce canal au maximum trois mois après y avoir été saisies. Au cas où elles seraient ultérieurement traitées dans le cadre de signalements ayant donné lieu à une enquête, aucune donnée ne sera conservée dans le canal de signalements.

TRANSFESA LOGISTIC garantit l'exercice de vos droits d'accès, de rectification, de suppression, de limitation du traitement et de portabilité de vos données, ainsi que de votre droit de vous opposer au traitement. Pour faire valoir vos droits, il vous suffira de vous diriger par écrit à l'adresse susmentionnée ou par courrier électronique à RGPD@transfesa.com. Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l'Agence espagnole de protection des données. Par contre, les droits de suppression et d'opposition concernant des données essentielles à la tenue du canal de signalement ne pourront être exercés que lorsque l'affaire relative à votre demande aura été classée ou close.