Warum sollte ich eine Meldung abgeben?

Eine positive und offene Unternehmenskultur erfordert die Aufrechterhaltung gesetzlicher, gesellschaftlicher und unternehmerischer Standards.

Möglicherweise haben Sie Kenntnis von schädlichen Handlungen oder Risiken, die das Unternehmen gefährden. Ihre Meldung kann dazu beitragen, Schädigungen der Finanzlage und des Ansehens des Unternehmens frühzeitig aufzudecken. Damit leisten Sie einen Beitrag zum anhaltenden Erfolg des Unternehmens und dem damit verbundenen Erhalt der von diesem geschaffenen Arbeitsplätze.

Welche Arten von Meldungen helfen Ihrer Organisation?

Alle Meldungen im Hinblick auf Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und interne Organisationsrichtlinien werden gesammelt und bearbeitet.

Bei Abgabe einer Meldung werden Ihnen weitere Einzelheiten bezüglich möglicher Schwerpunkte Ihrer Meldung angezeigt.

Wie läuft eine Meldung ab, wie richte ich einen Postkasten ein?

Wenn Sie eine namentliche oder eine anonyme Meldung senden möchten, klicken Sie oben auf unserer Einführungsseite den Button „Meldung abgeben“.

Der Meldeprozess umfasst vier Schritte:

1. Zunächst werden Sie gebeten, einen Informationstext zum Schutz Ihrer Anonymität zu lesen sowie eine Sicherheitsabfrage zu beantworten.
2. Auf der folgenden Seite werden Sie nach dem Schwerpunkt Ihrer Meldung gefragt.
3. Auf der Meldeseite formulieren Sie Ihren Hinweis in eigenen Worten und beantworten Fragen zum Fall über einfache Antwortauswahl. Für den freien Text haben Sie 5.000 Zeichen zur Verfügung, was einer voll beschriebenen DIN A4-Seite entspricht. Sie können zur Unterstützung Ihrer Meldung auch eine Datei bis zu 5 MB mitsenden. Denken Sie daran, dass Dokumente Informationen über den Autor enthalten können. Nach Absenden Ihrer Meldung erhalten Sie eine Referenznummer als Beleg, dass Sie diese Meldung gesendet haben.
4. Im Anschluss richten Sie sich bitte Ihren eigenen, geschützten Postkasten ein. Das Einrichten eines Postkastens ist freiwillig, Sie können entscheiden, dies nicht zu tun. Über den geschützten Postkasten erhalten Sie von uns Rückmeldungen, beantworten Fragen und werden über den Fortgang Ihres Hinweises informiert.

Sobald Sie einen geschützten Postkasten erstellt haben, können Sie mithilfe des Login-Buttons darauf zugreifen. Bevor Sie Ihren Postkasten öffnen können, müssen Sie ein Sicherheitsverfahren durchlaufen, um sicherzustellen, dass nur Sie als autorisierte Person Zugriff erhalten.

Solange Sie selbst keine Daten eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, schützt das BKMS^® System Ihre Anonymität technisch.

Wir versichern Ihnen, dass wir ausschließlich an dem von Ihnen gemeldeten Fall interessiert sind. Missstände sollen aufgedeckt und finanzielle Schäden abgewendet werden.

Wie kann ich eine Antwort erhalten, gleichzeitig aber anonym bleiben?

Das oberste Prinzip des BKMS^® Systems besteht darin, die Identität des Hinweisgebers zu schützen. Der Anonymitätsschutz des Systems ist zertifiziert.

Sie wählen Ihr persönliches Pseudonym/Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort zur Einrichtung Ihres Postkastens aus. Verschlüsselungen und sonstige spezielle Sicherheitsmaßnahmen sorgen dafür, dass Ihre Meldung jederzeit anonym bleibt. Zu keinem Zeitpunkt werden Sie während der Bearbeitung Ihrer Meldung aufgefordert, persönliche Daten anzugeben. Geben Sie auch keine Informationen an, die Rückschlüsse auf Ihre Identität zulassen. Bitte geben Sie Ihre Meldung nicht über einen von Ihrem Arbeitgeber bereitgestellten PC ab.

Der für Ihre Meldung zuständige Bearbeiter wird Sie über Ihren geschützten Postkasten kontaktieren, um Sie über den Stand Ihrer Meldung auf dem Laufenden zu halten oder weitere Fragen zu stellen, sofern bestimmte Punkte einer Klärung bedürfen. Ihre Anonymität bleibt während dieses Vorgangs jederzeit gewahrt. Wir sind an diesen Meldungen interessiert, um Schaden abzuwenden, nicht um Informationen über die Person, die die Meldung abgegeben hat, zu erlangen.

Hinweise zum Datenschutz

Im Sinne des spanischen Gesetzes 3/2018 vom 5. Dezember 2018 über den Schutz personenbezogener Daten und die Gewährleistung der digitalen Rechte sowie gemäß der Rechtsverordnung über Datenschutz informieren wir Sie, dass die mit diesem Programm übermittelten personenbezogenen Daten vom Verantwortlichen für deren Verarbeitung, nämlich TRANSFESA LOGISTIC mit Steuernummer A-06000871 und Sitz in Calle Musgo, 1, 28023 Madrid, Tel. 913879900 und E-Mail RGPD@transfesa.com, verarbeitet werden.

Zweck dieses Kanals ist der Empfang und die Bearbeitung von Hinweisen über Fehlverhalten, das im genannten Unternehmen aufgetreten ist. Daher werden diese Daten ausschließlich zur Sicherstellung des korrekten Funktionierens dieses Kanals zur Meldung von Vorfällen verwendet. In keinem Fall werden automatisierte Entscheidungen getroffen, welche die Beteiligten betreffen könnten.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist das öffentliche Interesse, nämlich Fehlverhalten in der genannten Handelsgesellschaft zu vermeiden sowie den gesetzlichen Verpflichtungen im Bereich der strafrechtlichen Compliance nachzukommen.

Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die Sie uns übermitteln, haben nur jene Dritte, an die der Verantwortliche aufgrund rechtlicher Verpflichtung die Daten weitergeben muss, sowie Unternehmen, die vertraglich mit der Erbringung einer Dienstleistung im Zusammenhang mit diesen Daten beauftragt wurden, und zwar konkret:

• Cuatrecasas Goncalves Pereira S.L.P.: Unternehmen, das mit der Bearbeitung, der Überprüfung und dem Filtern der über diesen Kanal eingegangenen Hinweise beauftragt ist.

In Bezug auf alle Daten, die Sie zur Verfügung stellen, garantiert die EQS Group AG die Verschlüsselung, den Kennwortschutz und die Speicherung der Daten an einem sicheren Ort. Dadurch wird sichergestellt, dass der Zugang nur auf Rechtsanwälte von Cuatrecasas beschränkt ist.

Ihre Daten werden im Kanal mindestens so lange aufbewahrt, wie für die Entscheidung erforderlich ist, ob eine Untersuchung über die gemeldeten Sachverhalte eingeleitet wird oder nicht, wobei die Daten jedoch stets innerhalb von höchstens drei Monaten ab Eingabe aus dem Kanal gelöscht werden. Dies geschieht unbeschadet einer eventuellen späteren Verarbeitung dieser Daten im Zusammenhang mit Hinweisen, die Gegenstand einer Untersuchung sind; in diesem Fall verbleiben keine Daten im Meldekanal.

TRANSFESA LOGISTIC garantiert die Ausübung der Zugriffs-, Berichtigungs- und Löschrechte, Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie Ihr Recht, gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen; diese Rechte können mittels Mitteilung an die oben angegebene Postanschrift oder die E-Mail-Adresse RGPD@transfesa.com geltend gemacht werden. Darüber hinaus können Sie Beschwerde bei der spanischen Datenschutzagentur einlegen. Die Rechte auf Löschung der Daten und Widerspruch gegen die Daten, welche für die Bereithaltung des Meldekanals für Vorfälle grundlegend sind, können erst dann geltend gemacht werden, wenn der Fall, auf den sich die gemachte Mitteilung bezieht, zu den Akten gelegt oder abgeschlossen wurde.