Oplysninger om databeskyttelse
Det følgende afsnit indeholder oplysninger om indsamlingen, bearbejdningen og brugen af persondata i whistleblower-systemet. Du bedes læse disse informationer om databeskyttelse omhyggeligt igennem, før du indsender en rapport.
Formålet med whistleblower-systemet
Whistleblower-systemet (BKMS ® System) anvendes til at modtage og bearbejde oplysninger vedrørende (angivelige) lovovertrædelser eller overtrædelser af interne regler til skade for TRATON GROUP på en sikker og fortrolig måde.
Ansvarlig afdeling og datasikkerhed
Afdelingen, som er ansvarlig for databeskyttelsen i whistleblowing-systemet, er TRATON SE, Hanauer Straße 26, DE-80992 München, Tyskland. Whistleblower-systemet drives af den specialiserede virksomhed EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, DE-10789 Berlin, Tyskland, på vegne af TRATON SE.
Persondata og -informationer, der indtastes i whistleblower-systemet, gemmes i databasen, der drives af EQS Group AG i et datacenter med høj sikkerhed. Kun TRATON SE har adgang til disse data. EQS Group AG og andre tredjeparter har ikke adgang til dataene. Dette sikres ved hjælp af en certificeret procedure med omfattende tekniske og organisatoriske forholdsregler.
Alle data bliver krypteret og beskyttet af et multi-level password, hvilket betyder, at adgangen er begrænset til en meget lille gruppe af personer, der udtrykkeligt er autoriseret af TRATON SE. Derudover er der indgået en databeskyttelsesaftale mellem TRATON SE og EQS Group AG for at sikre et højt niveau i forhold til databeskyttelsen.
Typen af persondata, der indsamles
Whistleblower-systemet anvendes på frivillig basis. Du er ikke hverken lovmæssigt eller kontraktmæssigt forpligtet til at angive dine persondata.
Vi indsamler følgende persondata og oplysninger, når du indsender en rapport via whistleblower-systemet:
- Dit navn eller/og private kontakt- og identifikationsdata, hvis du angiver din identitet (ikke-anonym rapport)
- Hvis du er ansat i TRATON-koncernen, dvs. professionelle kontakt- og (professionelle) organisationsdata, hvis de angives af dig (ikke-anonym rapport), og, hvis relevant, navnene på de personer og andre persondata for de personer, der er nævnt i din rapport.
Fortrolig behandling af informationer
Modtagne rapporter håndteres af en lille gruppe specialuddannede personer med særlig godkendelse i GRC-afdelingen hos TRATON SE og behandles altid fortroligt. Medarbejderne i GRC-efterforskningsafdelingen undersøger kendsgerningerne i sagen og kan foretage yderligere efterforskninger af sagen. Kun disse personer har adgang til de data, der er gemt i whistleblower-portalen.
Fortrolighed kan ikke garanteres, hvis du med vilje indberetter falske oplysninger med det formål at miskreditere en person (anklage).
I begrundede enkeltsager kann det under behandlingen af rapporten eller som del af efterforskningen være nødvendigt at dele informationer med andre ansatte i TRATON SE eller med andre virksomheder med relation til TRATON SE, hvis f.eks. oplysningerne vedrører aktiviteter i datterselskaber under TRATON SE. Hvis det er nødvendigt for efterforskningen, kan informationer deles mellem datterselskaberne i TRATON-koncernen i et land uden for den Europæiske Union eller det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, hvis der gives passende garantier for databeskyttelse til de berørte personer (f.eks. EU-standardklausuler om databeskyttelse eller efter paragraf 49 i den generelle forordning om databeskyttelse). Vi sikrer altid overholdelsen af de relevante bestemmelser om databeskyttelse i forbindelse med videregivelse af oplysninger. Om nødvendigt vil de informationer, du har angivet, blive videregivet til partnere underliciteret af EQS Group AG til oversættelse. Aftalen om databeskyttelse indgået med EQS Group AG gælder også for disse partnere, hvorfor der også her garanteres en høj grad af databeskyttelse og -sikkerhed.
I tilfælde af en tilsvarende retslig forpligtelse, eller hvis TRATON SE eller en tredjepart har en legitim interesse i at efterforske oplysningerne, kan oplysningerne også overføres til myndigheder, herunder retshåndhævende myndigheder, konkurrencemyndigheder, andre administrative myndigheder, domstole og internationale advokatfirmaer og revisionsvirksomheder, som har indgået kontrakt med TRATON SE.
Alle personer, som får adgang til dataene, har pligt til at behandle dem fortroligt.
Information om den berørte person
I nogle tilfælde er TRATON SE i forhold til databeskyttelsen forpligtet til at informere den mistænkte om de beskyldninger der er blevet fremsat. Dette er et lovkrav i de tilfælde, hvor det kan konstateres på en objektiv måde, at videregivelsen af information til den mistænkte ikke længere kan have en negativ indvirkning på den pågældende undersøgelse. Hvis du har angivet dit navn eller andre persondata (ikke-anonym rapport), bliver din identitet som whistleblower ikke videregivet, så vidt det er juridisk muligt,og der vil også blive taget forholdsregler for at sikre, at der ikke kan drages konklusioner med hensyn til din identitet som whistleblower.
Juridisk grundlag
De førnævnte håndteringsaktiviteter er baseret på følgende juridisk grundlag:
- Indsamling, behandling og videregivelse af dine persondata i tilfælde af en ikke-anonym rapport: samtykke til behandlingen af persondata med et eller flere specifikke formål (art. 6, afsnit 1 Lit. A DSGVO).
- Indsamling, behandling og videregivelse af persondata for de personer, der er omfattet af din rapport: Med henblik på at beskytte de legitime interesser tilstræbt af den dataansvarlige eller af en tredjepart (art. 6, afsnit 1 Lit. F DSGVO). Det er en legitim interesse for TRATON SE at afsløre, behandle, undertrykke og sanktionere lovovertrædelser og alvorlige pligtforsømmelser blandt medarbejdere i hele koncernen på en effektiv måde med en høj grad af fortrolighed for at undgå risikoen for skader og erstatningsansvar for TRATON-koncernen i henhold til §§ 30, 130 OWIG (den tyske lov om administrative forseelser). Punkt 4.1.3 i det tyske kodeks om virksomhedsledelse kræver etableringen af et whistleblower-system for at give medarbejdere og tredjeparter mulighed for at videregive rapporter om juridiske krænkelser inden for virksomheden på en sikker og passende måde.
- Videregivelse af persondata i tilfælde af en ikke-anonym rapport til andre modtagere: Behandling er nødvendig for overholdelse af en lovmæssig forpligtelse (art. 6, afsnit 1 Lit. C DSGVO).
Varigheden for opbevaring af persondata
Persondata vil blive opbevaret, så længe det er nødvendigt i forbindelse med efterforskningen og den efterfølgende vurdering eller i forhold til lov- eller kontraktmæssige bestemmelser om opbevaring af persondata. Når oplysningerne er blevet færdigbehandlet, vil disse data blive slettet eller anonymiseret i henhold til landespecifikke juridiske krav. I tilfælde af anonymisering fjernes henvisningen til din identitet som whistleblower endeligt og uigenkaldeligt.
Brug af whistleblower-portalen
Krypteret kommunikation og personlig indbakke
Kommunikationen mellem din computer og indberetningssystemet foregår via en krypteret forbindelse (SSL). Din computers IP-adresse gemmes ikke ved brug af whistleblower-portalen. For at opretholde forbindelsen mellem din computer og BKMS® System gemmes en cookie på din computer, som kun indeholder et sessions-ID. Denne cookie gælder kun indtil sessionens afslutning og udløber, når du lukker din browser.
Du har mulighed for at oprette en sikker postkasse i whistleblower-systemet ved at bruge et pseudonym/brugernavn og en adgangskode efter eget valg. Dette giver dig mulighed for at sende sikre meddelelser til relevante medarbejdere hos TRATON SE enten anonymt eller med navns nævnelse. Systemet gemmer kun data i whistleblower-systemet, hvilket gør det ekstremt sikkert. Det kan ikke sammenlignes med almindelig e-mail-kommunikation.
Hvis du bruger en offentlig PC (f.eks. på en internetcafé) beskytter du din anonymitet yderligere.
Bemærkning vedrørende forsendelse af bilag
Hvis du sender en rapport eller sender yderligere oplysninger, kan du vedhæfte bilag til de relevante medarbejdere hos TRATON SE. Vær opmærksom på følgende sikkerhedshenvisninger, hvis du vil indsende en anonym rapport: Filer kan indeholde skjulte persondata, som kan være til fare for din anonymitet. Fjern disse data, inden du sender din indberetning. Hvis du ikke kan fjerne disse data eller ikke rigtig ved, hvordan du skal gøre det, skal du kopiere bilagets tekst ind i indberetningens tekst eller sende det udskrevne dokument anonymt (med slettede persondata) til adressen i fodnoten med angivelse af det referencenummer, som du modtager ved afslutningen på indberetningsprocessen.
Dine rettigheder
Du har ret til at blive informeret om de data, der vedrører dig, og til at få rettet dine data. Forudsat, at der ikke er nogen lovmæssige bestemmelser om det modsatte, har du også ret til at få dine data slettet og til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine data samt ret til at få behandlingen af dine data begrænset.
Du har også ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af data, hvis behandlingen er baseret på art. 6, afsnit 1 Lit. F DSGVO (legitim interesse). Derudover har du ret til at trække dit samtykke tilbage når som helst (i tilfælde af en anonym rapport). Din tilbagetrækning af dit samtykke påvirker ikke lovligheden af indsamlingen og behandlingen af dine persondata baseret på dit samtykke, indtil det tidspunkt, hvor du trækker dit samtykke tilbage.
Hvis det er nødvendigt, er vi nødt til at bekræfte din identitet, før vi kan behandle din respektive anmodning.
Kontaktperson i tilfælde af spørgsmål
Hvis du vil trække dit samtykke tilbage (i tilfælde af en ikke-anonym rapport), eller hvis du vil benytte dig af dine rettigheder vedrørende dine data, bedes du bruge kontaktformularen (https://traton.com/en/data-protection.html) eller kontakte MAN T&B, Bereich FIO, Zentralteam Datenschutz, Hanauer Straße 26, 80992 München.
Du kan kontakte den ansvarlige for databeskyttelse hos TRATON SE via: TRATON SE, att. den ansvarlige for databeskyttelse, Hanauer Strasse 26, DE-80992 München, Tyskland.
I tilfælde af andre spørgsmål, kan du rette henvendelse til efterforskningsafdelingen på investigation-office@traton.com eller TRATON SE, Hanauer Straße 26, DE-80992 München, Tyskland.
Du har også mulighed for at kontakte en tilsynsmyndighed for databeskyttelse i tilfælde af klager.
