Matangazo ya ulinzi wa data
Tunachukua ulinzi wa data na usiri kwa uzito sana na kuzingatia masharti ya ulinzi wa data ya kitaifa ya Ulaya. Masuala muhimu ya sera yetu ya kuhifadhi data yameelezwa kwa ufupi hapa chini.
Ukurasa huu unatoa maelezo juu ya jinsi tunavyoshughulikia taarifa ambazo umewasilisha kwa mfumo wa kutoa habari na jinsi tunavyohakikisha kuwa yanashugulikiwa kwa siri.
Kusudi la uchakataji wa data, msingi wa kisheria na utunzaji wa ripoti ya siri
Madhumuni ya uchakataji wa data ni utunzaji na uchunguzi zaidi wa ripoti zilizopokelewa kwa njia ya programu ya kutoa habari, pamoja na kuchukua hatua yoyote ambayo inaweza kuhitajika kwa mwanga wake.
Ripoti zinazofika zinapelekwa kwa wafanyakazi wenye ujuzi maalumu katika Ukaguzi wa Kampuni wa Beiersdorf na/ au idara za Usimamizi wa Kampuni na daima hufanyika kwa siri. Wafanyakazi hawa huchunguza kesi hiyo, kuikagua zaidi na, wakati wa tuhuma za kutosha, wanaweza kupitisha mamlaka ya mashtaka ya uhalifu au idara ya ndani (kwa mfano, kwa Bodi ya Utendaji katika kesi za kimwili au kwa Rasilimali za Binadamu ili kuanzisha vikwazo dhidi ya mtu au watuhumiwa). Ripoti zinazohusiana na ulinzi wa data, kodi, desturi, biashara ya dhamana/ biashara ya ndani, na makundi ya ubaguzi/ unyanyasaji yatapelekwa kwa idara husika ya ndani kwa tathmini na ukaguzi.
Wakati wa kuchunguza ripoti hiyo, inaweza kuwa muhimu kutoa ripoti kwa wafanyakazi wengine wa Beiersdorf AG au wafanyakazi wa makampuni mengine ya kikundi cha Beiersdorf AG (kwa mfano, ikiwa ripoti zinahusiana na matukio katika matawi ya Beiersdorf AG). Makampuni ya kikundi yanaweza kuwa katika nchi zilizo nje ya Umoja wa Ulaya au Eneo la Kiuchumi la Ulaya ambalo lina sheria tofauti za kulinda data binafsi. Katika kesi hii, tunahakikisha kwamba data inahamishwa kulingana na sheria zinazohusika za ulinzi wa data. Kulingana na marudio ya data katika kesi hiyo, tunakubaliana na vifungu vya kawaida vya ulinzi wa data, tumia sheria za ndani za ulinzi wa data, au kuhamisha data tu kwa makampuni ambayo yamehakikishiwa na Ngao ya Umoja wa Ulaya na Marekani au ambayo yako katika nchi ambazo Tume ya Ulaya imetoa uamuzi wa kutosha. Kwa kuongeza, sisi daima tunazingatia sheria husika za ulinzi wa data wakati wa kuchakata ripoti. Tumeruhusiwa kutengeneza data ya kibinafsi iliyomo katika ripoti kwa sababu tuna maslahi ya halali katika kuchunguza, kuidhinisha, na kuzuia uovu ndani ya kampuni (Makala 6, haya ya 1f GDPR, kati ya mambo mengine) na kwa sababu uchakataji ni muhimu kwa kufuata na majukumu yetu ya kisheria (Makala 6, haya 1c GDPR, kati ya mambo mengine) au kuidhinisha au kutetea madai ya kisheria.
Huna chochote cha kuogopa ikiwa unatumia mfumo wa kutoa habari kisiri kwa nia njema. Katika tukio la matumizi mabaya, kwa mfano, kama mwandishi wa habari aliwasilisha kwa makusudi ripoti ya uongo kwa lengo la kumshtaki mtu, tunahifadhi haki ya kuchukua hatua dhidi yake.
Taarifa ya mhukumiwa
Kama kanuni, sisi tunahitajika na sheria kumjulisha mtu au wahukumiwa kwamba tumepokea ripoti juu yao, isipokuwa hili linapohatarisha uchunguzi zaidi katika ripoti hiyo. Utambulisho wako kama mtoa habari kisiri hautafunuliwa kadiri ya inavyowezekana kisheria.
Kutumia mfumo wa kutoa habari kisiri
Mawasiliano kati ya kompyuta yako na mfumo wa kutoa habari kisiri hutumia uunganisho uliofichwa (SSL). Anwani ya IP ya kompyuta yako haihifadhiwi wakati unatumia mfumo. Kuki huhifadhiwa kwenye kompyuta yako ili kudumisha uhusiano kati yake na BKMS® System. Kuki hii ina ID ya kikao pekee na inafaa tu hadi mwisho wa kikao chako, yaani, inakuwa batili wakati unapoingia au kufunga kivinjari chako.
Hata hivyo, tafadhali kumbuka kuwa kufikia mfumo wa kutoa habari kisiri kunaweza kuacha alama kwenye kompyuta yako. Ikiwa unatumia kompyuta ya kampuni kufikia mfumo unapaswa kuzingatia kufuta data ya muda (cache) na historia ya kivinjari chako baadaye. Ikiwa kivinjari chako kinatoa "hali ya faragha" unapaswa kutumia pendeleo hilo, kwani inakusaidia kufuta mwenyewe.
Unaweza pia kuanzisha sanduku la posta lililo salama na jina la usanifu/ jina la mtumiaji na nenosiri la chaguo lako. Hii inakuruhusu kutuma taarifa kwa meneja wako wa kesi ya Beiersdorf AG bila kujulikana na kwa usalama. Mfumo huu huhifadhi tu data katika mfumo wa filamu na huilinda hasa katika mchakato; si sawa na mawasiliano ya kawaida ya barua pepe.
Inatuma viambatanisho
Unaweza pia kutuma viambatanisho kwa meneja wako wa kesi ya Beiersdorf AG wakati wa kuwasilisha ripoti au kutuma maelezo ya ziada. Ikiwa ungependa kuwasilisha ripoti yako bila kujulikana, tafadhali angalia ushauri wa usalama ufuatao: Faili zinaweza kuwa na taarifa za siri za kibinafsi ambayo inaweza kuhatarisha kutokujulikana kwako. Tafadhali ondoa taarifa zote hizo kabla ya kutuma faili yoyote. Ikiwa huwezi kuondoa habari au haujui jinsi ya kufanya hivyo, tafadhali nakili maandiko au uwasilishe nakala ya waraka bila kujulikana kwa meneja wa kesi kwa kutumia namba ya kumbukumbu iliyotolewa mwishoni mwa mchakato wa taarifa (tazama maelezo ya chini).
Haki zako kuhusu usindikaji wa data yako binafsi
Chini ya sheria ya Ujerumani na sheria yoyote ya Ulaya ya ulinzi wa data, una haki ya kupata habari na - ambapo masharti yanayofaa yanafikia - kufikia, kurekebisha au kufuta data yako binafsi na kuzuia uchakataji wake, pamoja na haki ya ufanisi wa data, ambapo inatumika. Unaweza kurejesha idhini yako kwa data yako kuhifadhiwa wakati wowote kwa sababu zinazohusiana na hali yako maalum. Katika kesi hiyo, tutaangalia mara moja kiasi ambacho ripoti bado inapaswa kuchunguzwa. Data yako haitachukuliwa tena, isipokuwa hii inahitajika na kuna sababu za halali za kufanya hivyo.
Kwa kuongeza, una haki ya kupeleka malalamiko na mamlaka ya usimamizi inayohusika.
Muda wa Uhifadhi
Tunahifadhi taarifa kwa muda sawa na zinavyohitajika kwa mashtaka/ kwa muda mrefu tukiwa na maslahi ya halali katika hifadhi yao, au hata tutakapomaliza kuwa ripoti haina msingi. Baada ya hayo, ripoti zimefutwa au kutolewa utambulisho, kwa mfano, kumbukumbu za utambulisho wako kama mwimbaji wa habari na kwa mtuhumiwa huyo ni wazi na bila kufuta kufutwa.
Idara zinazowajibika na usalama wa data
Idara inayohusika na ulinzi wa data ndani ya mfumo wa kutoa habari kisiri ni idara ya Usimamizi wa Kampuni ya Beiersdorf AG, Unnastr. 48, 20245 Hamburg, Ujerumani. Inawakilishwa na Bodi ya Utendaji. Unaweza kuwasiliana na afisa wetu wa ulinzi wa data katika anwani iliyotajwa hapo juu au kupitia dataprotection@beiersdorf.com. Mfumo wa kutoa habari kisiri unatumiwa kwa jina la Beiersdorf AG na kwa niaba yake na kampuni ya Ujerumani ambayo ina ustadi katika idara hii, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Ujerumani. Kwa uwezo huu, hufanya kama mtoa huduma juu ya maelekezo ya mtawala wa data katika maeneo ya GDPR. Data katika mfumo wa kutoa habari kisiri inahifadhiwa kwa kutumia hatua kamili za kiufundi na za shirika. Hufichwa hasa kwa njia ambayo mlinda biashara AG hawezi kuiona na ni watu maalum pekee wa Beiersdorf AG wanaipata.