Datenschutzinformation für das Hinweisgebersystem
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich die folgenden Datenschutzhinweise für das Hinweisgebersystem aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Verantwortliche Stelle und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist die
Ceconomy AG
Kaistr. 3
40221 Düsseldorf
Deutschland
Das Hinweisgebersystem wird zusammen mit den mit der Ceconomy AG verbundenen Gesellschaften (zusammen nachfolgend: Ceconomy) betrieben. Die Hinweise werden durch die Compliance Abteilung der MediaMarktSaturn Retail Group aufgenommen. Abhängig davon, welche (Landes-)Gesellschaft der Ceconomy von dem Hinweis betroffen ist, wird diese Gesellschaft innerhalb der Compliance Organisation der Ceconomy in die Bearbeitung des Hinweises bzw. in die Untersuchung miteinbezogen.
Sämtliche Anfragen zum Datenschutz können gerichtet werden an
An den Datenschutzbeauftragten
Ceconomy AG
Kaistr. 3
40331 Düsseldorf
Deutschland
E-Mail: datenschutz@ceconomy.de
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen das Compliance-Gebot von Ceconomy auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS
® System ist gestützt auf das berechtigte Interesse unseres Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für Ceconomy, seine Mitarbeiter und Kunden. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sobald die jeweiligen EU-Mitgliedsstaaten die Hinweisgeberrichtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) in nationales Recht umgesetzt haben, ist Rechtsgrundlage Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. In Deutschland wird die Verarbeitung im Einzelfall auf § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG gestützt, wenn die Verarbeitung konkret der Aufdeckung von Straftaten von Mitarbeitern dient.
Kategorien der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob Sie bei Ceconomy beschäftigt sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich die folgenden Datenschutzhinweise für das Hinweisgebersystem aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, die EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen von Ceconomy bereitgestellt. Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur Ceconomy möglich. Die EQS Group AG und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert und unterliegen einem Berechtigungskonzept, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei Ceconomy beschränkt ist.
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Compliance Organisation von Ceconomy entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter der Compliance Organisation von Ceconomy prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der Ceconomy oder Mitarbeitern von anderen Konzerngesellschaften weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Letztere können Ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet werden, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 DSGVO einzulegen. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht.
Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.
Speicherdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Session-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Um eine Identifizierung im Netzwerk des Unternehmens sicher auszuschließen, wird Hinweisgebern empfohlen, den Zugangslink zu BKMS zu kopieren und von einem Netzwerk außerhalb der Ceconomy zu nutzen.
Sie haben zudem die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/ Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Mitarbeiter von Ceconomy namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem zuständigen Mitarbeiter von Ceconomy Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Stand: März 2023