Información sobre protección de datos para el sistema de denuncia de irregularidades
Nos tomamos muy en serio la cuestión de la protección de datos y la confidencialidad, y seguimos las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE, así como la normativa nacional aplicable en materia de protección de datos. Lee atentamente la siguiente información sobre protección de datos para el sistema de denuncia antes de presentar una denuncia.
Organismo responsable y datos de contacto del responsable de la protección de datos
El organismo responsable de la protección de datos en el sistema de denuncia de irregularidades es el
Ceconomy AG
Kaistr. 3
40221 Düsseldorf
Alemania
El sistema de denuncia de irregularidades se gestiona junto con las empresas afiliadas a Ceconomy AG (en adelante, Ceconomy). La información es registrada por el Departamento de Cumplimiento del Grupo Minorista MediaMarktSaturn. Dependiendo de la empresa (nacional) de Ceconomy a la que afecte la denuncia, ésta se incluirá en el procesamiento de la denuncia o en la investigación dentro de la organización de cumplimiento de Ceconomy.
Todas las consultas relativas a la protección de datos pueden dirigirse a
Al Responsable de Protección de Datos
Ceconomy AG
Kaistr. 3
40331 Düsseldorf
Alemania
Correo electrónico: datenschutz@ceconomy.de
Finalidad del sistema de denuncia y base jurídica
®El sistema de denuncia de irregularidades (sistema BKMS) se utiliza para recibir, procesar y gestionar información sobre infracciones del requisito de cumplimiento de Ceconomy de forma segura y confidencial.
®El tratamiento de datos personales en el marco del sistema BKMS se basa en el interés legítimo de nuestra empresa en la detección y prevención de malas prácticas y, por tanto, en la prevención de daños a Ceconomy, sus empleados y clientes. La base jurídica de este tratamiento de datos personales es el artículo 6, apartado 1, letra f) de la DSGVO. Tan pronto como los respectivos estados miembros de la UE hayan incorporado la Directiva sobre Denuncias (Directiva (UE) 2019/1937) a la legislación nacional, la base jurídica es el Artículo 6 (1) lit. c DSGVO. En Alemania, el tratamiento en casos individuales se basa en el Artículo 26 (1) frase 2 BDSG si el tratamiento sirve específicamente para descubrir delitos penales cometidos por empleados.
Categorías de datos personales recogidos
El uso del sistema de denuncia es voluntario. Cuando presentas una denuncia a través del sistema de denuncia, recopilamos los siguientes datos e información personales:
- Tu nombre, siempre que reveles tu identidad,
- si eres empleado de Ceconomy y
- en su caso, los nombres de las personas y otros datos personales de las personas que nombres en tu notificación.
Tratamiento confidencial de la información
El sistema de denuncia de irregularidades lo proporciona una empresa especializada, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín (Alemania), en nombre de Ceconomy. Los datos personales y la información introducida en el sistema de denuncia se almacenarán en una base de datos gestionada por EQS Group AG en un centro de datos de alta seguridad. El acceso a los datos sólo es posible para Ceconomy. EQS Group AG y otros terceros no tienen acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado mediante amplias medidas técnicas y organizativas.
Todos los datos se almacenan de forma encriptada con protección por contraseña de varios niveles y están sujetos a un concepto de autorización, de modo que el acceso está restringido a un círculo muy estrecho de destinatarios de personas expresamente autorizadas en Ceconomy.
La información entrante la recibe un estrecho círculo de empleados expresamente autorizados y especialmente formados de la organización de cumplimiento de Ceconomy, y siempre se trata de forma confidencial. Los empleados de la organización de cumplimiento de Ceconomy examinan los hechos y, si es necesario, llevan a cabo más aclaraciones relacionadas con el caso.
En el curso de la tramitación de un informe o en el curso de una investigación especial, puede ser necesario transmitir información a otros empleados de Ceconomy o de otras empresas del Grupo, por ejemplo, si la información se refiere a transacciones en filiales. Estas últimas también pueden tener su sede en países fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo, en los que pueden existir normativas diferentes para la protección de datos personales. Siempre nos aseguramos de que se cumplan las normas de protección de datos pertinentes al transmitir la información.
Toda persona que acceda a los datos está obligada a mantener la confidencialidad.
Información de la persona acusada
En principio, estamos legalmente obligados a informar a los acusados de que hemos recibido un chivatazo sobre ellos tan pronto como esta información ya no ponga en peligro el seguimiento del chivatazo. Tu identidad como denunciante no se revelará, en la medida en que la ley lo permita.
Derechos de los interesados
De acuerdo con la legislación europea sobre protección de datos, tú y las personas mencionadas en el aviso tenéis derecho a información (art. 15 de la DSGVO), rectificación (art. 16 de la DSGVO), supresión (art. 17 de la DSGVO), limitación del tratamiento (art. 18 de la DSGVO) y portabilidad de datos (art. 20 de la DSGVO) en el marco de las disposiciones legales.
En la medida en que los datos personales se procesen sobre la base de un interés legítimo (Art. 6 párrafo 1 p. 1 lit. f) DSGVO, también tienes derecho a oponerte al procesamiento de acuerdo con el Art. 21 DSGVO por razones derivadas de tu situación particular. Si se ejerce el derecho de oposición, comprobaremos inmediatamente en qué medida los datos almacenados siguen siendo necesarios para el tratamiento de un consejo. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán inmediatamente.
También tienes derecho a reclamar ante una autoridad supervisora.
Periodo de almacenamiento de los datos personales
Los datos personales se conservarán mientras sean necesarios para la aclaración y evaluación final de la información o si existe un interés justificado de la empresa o si así lo exige la ley. Una vez finalizado el tratamiento de la información, estos datos se eliminarán de acuerdo con los requisitos legales.
Uso del portal del denunciante
La comunicación entre tu ordenador y el sistema de denuncia tiene lugar a través de una conexión encriptada (SSL). La dirección IP de tu ordenador no se almacena mientras utilizas el portal del denunciante. ®Para mantener la conexión entre tu ordenador y el sistema BKMS, se almacena en tu ordenador una cookie que sólo contiene el identificador de sesión (la llamada cookie de sesión). La cookie sólo es válida hasta el final de tu sesión y pierde su validez cuando cierras el navegador.
Para descartar con seguridad la identificación en la red de la empresa, se aconseja a los denunciantes que copien el enlace de acceso a BKMS y lo utilicen desde una red ajena a Ceconomy.
También tienes la opción de crear un buzón protegido en el sistema de denuncias con un seudónimo/nombre de usuario y una contraseña de tu elección. De este modo, puedes enviar informes al empleado responsable de Ceconomy por su nombre o de forma anónima y segura. En este sistema, los datos se almacenan exclusivamente en el sistema de denuncia y, por tanto, son especialmente seguros; no se trata de una comunicación normal por correo electrónico.
Notas sobre el envío de archivos adjuntos
Al presentar un informe o enviar un suplemento, tienes la opción de enviar archivos adjuntos al empleado responsable de Ceconomy. Si deseas enviar un informe de forma anónima, ten en cuenta el siguiente consejo de seguridad: los archivos pueden contener datos personales ocultos que pueden comprometer tu anonimato. Elimina estos datos antes de enviarlos. Si no puedes eliminar estos datos o no estás seguro, copia el texto de tu archivo adjunto en el texto de tu informe o envía el documento impreso de forma anónima a la dirección que aparece en el pie de página, citando el número de referencia que recibirás al final del proceso de informe.
Estado: marzo de 2023