Dlaczego należy wysłać zgłoszenie/pytanie?

Szukając rady lub zgłaszając wątpliwości, okazujesz swoje poparcie dla standardów postępowania w biznesie i uczciwości Danone i przyczyniasz się do tego, by firma działała zgodnie ze swoimi wartościami etycznymi oraz zgodnie z różnymi przepisami prawa i regulacjami. Pomagasz także chronić samego siebie, wizerunek i reputację Danone, minimalizując ryzyko strat finansowych i przyczyniasz się do zrównoważonego sposobu prowadzenia biznesu.

Na czym polega proces przesyłania zgłoszenia?

Aby wysłać anonimowe lub spersonalizowane zgłoszenie, najpierw należy kliknąć przycisk „Wyślij zgłoszenie lub poproś o radę”, znajdujący się u góry po lewej stronie ekranu, na stronie powitalnej.

Proces wysyłania zgłoszenia składa się z 4 kroków:

1. Najpierw poprosimy o zapoznanie się z pewnymi informacjami na temat ochrony swojej anonimowości oraz o odpowiedź na pytanie kontrolne.
2. Na kolejnej stronie znajduje się prośba o podanie kluczowej kategorii zgłoszenia.
3. Na stronie zgłoszenia można sformułować własnymi słowami treść zgłoszenia oraz odpowiedzieć na pytania o zdarzenie poprzez prosty wybór odpowiedzi. W polu tekstowym swobodnej wypowiedzi można wpisać do 5000 znaków, co stanowi odpowiednik pełnej strony DIN A4. Do zgłoszenia można też dołączyć plik o wielkości maksymalnie 5 MB. Należy pamiętać, że dokumenty mogą zawierać ukryte informacje (np. nazwisko autora). Po wysłaniu zgłoszenia otrzymasz numer referencyjny jako potwierdzenie wysłania zgłoszenia.
4. Po wysłaniu zgłoszenia otrzymasz numer referencyjny jako potwierdzenie wysłania zgłoszenia i wybierzesz nazwę użytkownika i hasło do bezpiecznej skrzynki pocztowej. Za pośrednictwem tej skrzynki pocztowej zostanie przesłana wiadomość od referenta, zawierająca odpowiedzi na pytania oraz informacje o postępie prac nad zgłoszeniem.

Jeżeli masz już bezpieczną skrzynkę pocztową, masz do niej dostęp bezpośrednio za pomocą przycisku „Login”. Najpierw należy odpowiedzieć na pytanie bezpieczeństwa.

Jak długo nie podasz żadnych danych umożliwiających identyfikację Twojej osoby, BKMS^® Incident Reporting ochroni Twoją anonimowość za pomocą technologii.

Możesz mieć pewność, że jesteśmy zainteresowani wyłącznie zgłaszanymi przez Ciebie incydentami. Należy ujawniać niewłaściwe praktyki i zapobiegać stratom finansowym.

Co dzieje się po wysłaniu zgłoszenia?

Twoje pytania lub wątpliwości zostaną przekazane do odpowiedniego zespołu kierowniczego Danone do dalszego rozpatrzenia. Członkowie kierownictwa sprawdzą i przetworzą Państwa zgłoszenie; mogą to być przedstawiciele działów: Compliance, Human Resources lub Audytu. Twój problem zostanie rozpatrzony przez przedstawicieli lokalnych / współpracujących / regionalnych lub centralnych zespołów, zależnie od jego natury i stopnia złożoności.

Twój problem zostanie rozpatrzony szybko, dyskretnie i profesjonalnie. Dyskusje i pytania pozostaną poufne w maksymalnym możliwym zakresie, dozwolonym przez odnośne przepisy i regulacje prawne.
Otrzymasz odpowiedź, a jeśli sobie tego zażyczysz, także informacje o tym, w jaki sposób problem został rozwiązany.

W jaki sposób mogę otrzymać wiadomość od referenta i nadal pozostać anonimowym?

Nadrzędną zasadą procedur stosowanych w tym systemie jest ochrona osób składających zgłoszenia. Funkcja ochrony anonimowości jest certyfikowana przez niezależny podmiot.

Aby aktywować bezpieczną skrzynkę pocztową po wysłaniu zgłośzenia, należy wybrać pseudonim / nazwę użytkownika oraz hasło. Anonimowość zgłoszenia zapewnia szyfrowanie oraz inne specjalne procedury bezpieczeństwa. Nigdy nie prosimy o podanie informacji osobistych na żadnym etapie procesu zgłoszenia. Dlatego też nie należy przekazywać żadnych informacji, umożliwiających identyfikację autora zgłoszenia.

Za pośrednictwem bezpiecznej skrzynki pocztowej zarząd Danone przekaże Ci wiadomość od referenta o postępie prac nad zgłoszeniem lub zada pytania, jeśli pewne sprawy będą wymagały jeszcze wyjaśnienia. Na tym etapie system również ochroni Twoją anonimowość. Jesteśmy zainteresowani zgłoszeniami, by uniknąć szkód, a nie osobami składającymi zgłoszenia.

POLITYKA PRYWATNOŚCI I POLITYKA W SPRAWIE COOKIES

1. O NAS
Danone Ethics Line („Ethics Line”) jest własnością i jest utrzymywana przez Danone SA, firmę zarejestrowaną na prawie francuskim, z siedzibą przy 17 Boulevard Haussmann, 75009 Paris. Dane osobowe wprowadzone do systemu Ethics Line będą przechowywane na zlecenie Danone SA w bazie danych, której operatorem jest Business Keeper AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Niemcy.

We wszystkich sprawach związanych z tą polityką prywatności i polityką w sprawie cookies, prosimy kontaktować się z nami pod adresem privacy@danoneethicsline.com.

Polityka w sprawie prywatności i cookies („Polityka”) odnosi się do Ethics Line i określa zasady użytkowania Ethics Line przez użytkowników („Zgłaszających”). Staranne zapoznanie się z nimi pozwoli upewnić się, że nie ma w nich nic, na co Zgłaszający nie byłby przygotowany, aby się zgodzić.

2. PRAWO WŁAŚCIWE
Niniejsza polityka podlega prawu francuskiemu.

3. POLITYKA PRYWATNOŚCI I OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH ZGŁASZAJĄCEGO
Danone SA przestrzega surowych zasad ochrony danych osobowych, dostarczonych lub wytworzonych przez Zgłaszających podczas korzystania z Ethics Line.

Żadne informacje personalne umożliwiające identyfikację Zgłaszającego nie są gromadzone automatycznie od Zgłaszających korzystających ze strony internetowej Ethics Line.
Gdy Zgłaszający zdecyduje się przesłać zgłoszenie lub zadać pytanie, ujawnienie jego lokalizacji i preferowanego języka staje się obowiązkowe.
Generalnie, dane umożliwiające identyfikację Zgłaszającego, takie nazwisko i/lub adres e-mail, są przetwarzane tylko wtedy, gdy zostaną dobrowolnie ujawnione przez Zgłaszającego. Niemniej, w niektórych krajach przepisy prawa wymagają ujawnienia tych danych jako warunku zgłoszenia dotyczącego określonych tematów - w takich przypadkach Zgłaszający, którzy nie chcą ujawniać swoich danych, nie będą mogli skorzystać z naszej Ethics Line.

Jeżeli Zgłaszający tworzą osobiste konta, będą musieli ujawnić swoje dane, aby uzyskać do nich dostęp; te informacje niezbędne do weryfikacji są przechowywane w bezpieczny sposób i są wykorzystywane tylko do umożliwienia Zgłaszającym dostępu do konta lub do przesłania zgłoszenia.

Gromadzone przez nas dane osobowe mogą obejmować m. in. nazwisko Zgłaszającego, adres e-mail, numer telefonu stacjonarnego lub komórkowego, nazwę pracodawcy oraz wszelkie inne informacje, przydatne do efektywnego rozpatrzenia zgłoszenia.
Będziemy także przetwarzać wszelkie dane osobowe, zawarte w zgłoszeniu przesłanym przez Zgłaszającego.

Dane dobrowolnie ujawnione przez Zgłaszającego mogą, na odpowiedzialność lub z inicjatywy Zgłaszającego, ujawniać lub odnosić się do charakterystyki fizycznej, statusu medycznego/zdrowotnego, pochodzenia etnicznego, wyznania i/lub orientacji seksualnej. Dostarczające takie dane, co jest całkowicie opcjonalne, Zgłaszający manifestuje swoją intencję i w konsekwencji jednoznacznie wyraża zgodę oraz bierze wyłączną odpowiedzialność za przetwarzanie tych danych przez Danone SA oraz, co może się zdarzyć, przez strony trzecie, którym zostanie to zlecone.

3.1. Kto ma dostęp do danych o Zgłaszających?
Podjęliśmy wszelkie środki ostrożności, by dane Zgłaszających, zapisane w naszych bazach danych, znajdowały się w bezpiecznym środowisku. Tylko niewielka liczba pracowników Danone SA ma dostęp do danych o Zgłaszających.

Danone SA może przekazywać (lub udostępniać w inny sposób) dane Zgłaszających zaufanym stronom trzecim w celu przetwarzania zgłoszenia na zlecenie (firmy będące własnością i zarządzane, bezpośrednio lub pośrednio, przez Danone SA, zewnętrzni konsultanci, audytorzy). Danone SA przekazuje dane tylko w zakresie niezbędnym stronie trzeciej do wykonania wymaganego zadania. Danone SA może także ujawniać dane Zgłaszających stronom trzecim, takim jak odpowiednie organa władzy, w celu spełnienia wymagań związanych ze zgodnością, wynikających z obowiązkowo stosowanych przepisów prawa i regulacji.

Danone SA działa w skali międzynarodowej. Dane osobowe Zgłaszających mogą być zatem przekazywane na całym świecie, wszędzie tam, gdzie istnieją i/lub działają podmioty Danone SA lub upoważnione strony trzecie, w tym kraje, w których przepisy w sprawie ochrony danych osobowych są inne, niż we Francji. Takie przekazywanie danych odbywa się zgodnie z odnośnymi francuskimi przepisami w sprawie ochrony danych osobowych i z zachowaniem warunków bezpieczeństwa, umożliwiających ochronę danych osobowych Zgłaszających.

3.2. Prawa Zgłaszających
W zakresie dopuszczonym przez prawo, Zgłaszający mogą żądać dostępu do swoich danych osobowych w celu ich modyfikacji, usunięcia lub wycofania zgody na ich wykorzystanie przez Danone SA. Takie żądanie można wysłać jako wiadomość e-mail pod adres privacy@danoneethicsline.com.

4. POLITYKA W SPRAWIE COOKIES
Podczas korzystania z Ethics Line na komputerze Zgłaszającego zapisywany jest plik tekstowy (zwany „cookie sesji”). Zawiera on tylko numer sesji Zgłaszającego.
Jest to konieczne z przyczyn technicznych, ponieważ dopiero wtedy można nawiązać połączenie z certyfikowanym, bezpiecznym serwerem. Plik cookie sesji nie stanowi zagrożenia dla Twojego komputera, nie ma dostępu do Twoich danych i nie ma żadnego związku z treścią zgłoszenia. Jeżeli po wysłaniu zgłoszenia zamkniesz wszystkie okna przeglądarki, plik cookie sesji wygaśnie i zostanie automatycznie usunięty.