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Quale tipo di segnalazioni possono essere inviate?

Le preoccupazioni su possibili infrazioni possono essere espresse relativamente a fatti che sono già avvenuti, sono in corso o si verificheranno probabilmente. Non è necessario che abbia piena conoscenza del fatto, è sufficiente che abbia motivi ragionevoli per le Sue preoccupazioni e che desideri inviare una segnalazione in buona fede.

Le possibili infrazioni possono riferirsi ai seguenti casi, senza peraltro limitarvisi:

• Leggi, regole e norme applicabili al DB Group, alle persone che agiscono in nome o per conto di DP (dipendenti, lavoratori interini o altri) o alle attività del DB Group;
• Politiche e procedure interne del DB Group, compreso il Codice di condotta, sospetti problemi di integrità e/o comportamento non etico. Ciò può comprendere, senza peraltro limitarvisi, sospetto di frode, furto, falsificazione di documenti, rivelazione illecita di informazioni su clienti o sull'azienda e rappresaglie per aver fatto presente una possibile infrazione o per partecipare all'indagine su una possibile infrazione;
• Prassi contabili aziendali, questioni riguardanti verifiche contabili o controlli contabili interni, compresi quelli nel quadro del Sarbanes-Oxley Act ('SOx').
• Possibili violazioni dei diritti umani, tra cui il rischio sostanziale di sfruttamento di singoli (compreso il lavoro minorile o il lavoro forzato) nella catena di approvvigionamento del DB Group ovvero nella prassi commerciale propria di DB;
• Comportamento che danneggia o può danneggiare la reputazione o la salute finanziaria del DB Group;
• In relazione alle attività del DB Group, un errore giudiziario; messa a rischio della salute e sicurezza di una persona; danni all'ambiente;
• L'occultamento deliberato di una qualsiasi delle possibili infrazioni di cui sopra.

Qual è la procedura per inviare una segnalazione?

Per inviare una segnalazione anonima o personalizzata, inizi facendo clic sul pulsante "Inviare la segnalazione" situato in alto nella nostra pagina di introduzione.

Il processo di segnalazione è costituito da 2 fasi:

• Dapprima Le viene chiesto di leggere un testo sulla protezione del Suo anonimato (laddove disposto dalle leggi nazionali) e di rispondere ad una domanda segreta
• Nella pagina successiva di invio, descrivi la tua segnalazione a parole tue e rispondi alle domande sul fatto. Può inserire un testo di 5.000 caratteri, che corrispondono a una pagina intera.
  Può anche inviare anche un file di accompagnamento fino a 5 MB. Ma tenga presente che i documenti possono contenere informazioni sull'autore (nel loro contenuto o nei metadati del file). Dopo aver inviato la Sua segnalazione, riceverà un numero di riferimento come conferma dell'invio della segnalazione.

Com'è possibile ricevere un feedback pur rimanendo nell'anonimato?

Il principio prioritario della procedura BKMS^® qui utilizzata è la protezione del whistleblower. Il mantenimento funzionale dell'anonimato è certificato da un'autorità indipendente.
Pertanto, dopo avere inviato la segnalazione potrà creare una casella di posta protetta personale che Le consentirà di comunicare anonimamente. Quando crea la Sua casella di posta protetta, selezioni il Suo pseudonimo/nome utente e la Sua password. La preghiamo di prendere nota di questi dati, poiché saranno necessari per consentire alla persona incaricata del caso di proseguire la comunicazione riservata con Lei. La Sua segnalazione è protetta tramite crittografia e altre speciali prassi di sicurezza. Durante il processo di segnalazione non Le verranno mai chieste informazioni personali, a meno che non stia inoltrando la segnalazione di un'altra persona.
Tramite la Sua casella di posta protetta, cui può accedere direttamente tramite il tasto "Login", un esaminatore Le invierà un feedback sul trattamento della Sua segnalazione o Le chiederà di spiegare eventuali dettagli poco chiari.
Se non inserisce dati che permettono di ricondurre alla Sua persona, il BKMS^® System proteggerà il Suo anonimato mediante misure tecnologiche.
Deutsche Bank è interessata a ricevere segnalazioni che proteggono l'azienda da danni, non è interessata a Lei come whistleblower. Quando inoltra la segnalazione di un'altra persona, dovrà rivelare il Suo nome, ma non quello della Sua fonte.

Quali altre opzioni ho per l'invio di una segnalazione se non voglio utilizzare questo strumento?

Segnalazione telefonica
Siamo lieti di ricevere segnalazioni su possibili violazioni via telefono. Sul sito web troverà un pulsante "Segnalazione telefonica" come ulteriore canale di comunicazione. Verrà guidato/a tramite un dialogo telefonico. Durante questo processo potrà descrivere il fatto nel dettaglio e Le sarà chiesto di rispondere ad alcune domande sulla situazione.
Le informazioni fornite saranno gestite in maniera riservata e condivise solo se necessario per reagire al contenuto della segnalazione.
Alla fine del processo di invio della segnalazione, potrà creare una casella di posta protetta. Riceverà un nostro feedback tramite questa casella di posta, che potrà utilizzare per rispondere alle domande e per ricevere informazioni sullo stato della Sua segnalazione.

Segnalazione ad altri punti di contatto all'interno della banca
Le possibili infrazioni possono essere anche segnalate direttamente ad un superiore (anche al di fuori della Sua linea di segnalazione gerarchica), ad un caporeparto o a titolari di altre funzioni, ad es. compliance, legale, risorse umane e lotta alla criminalità finanziaria.
Se per qualsiasi motivo non desidera rivolgersi ad una delle persone o dei reparti summenzionati o se la Sua richiesta non è stata seguita in maniera soddisfacente, è invitato/a ad usare i sistemi di trasmissione elettronica o telefonica delle segnalazioni.

Segnalazioni a istanze esterne
Non vi è alcun limite ai diritti spettanti ad un whistleblower di segnalare una possibile infrazione ad un'istanza governativa o ad un'autorità regolamentare. Le segnalazioni di questo tipo non richiedono il consenso preliminare di Deutsche Bank e non esiste l'obbligo di avvertire la Deutsche Bank per l'invio di tali segnalazioni.

Che cosa succede alle segnalazioni inviate mediante tale procedura?

Le segnalazioni inviate vengono trattate in modo riservato dall'ufficio centrale per il whistleblowing di Deutsche Bank al fine di determinare se la segnalazione soddisfa i requisiti di una possibile infrazione ai sensi della sezione 3.1 della Politica per l'invio delle segnalazioni (compreso il whistleblowing). Le segnalazioni che soddisfano i requisiti confluiscono in un caso di whistleblowing e vengono assegnate ad un responsabile delle indagini affinché vengano intraprese azioni adeguate. Se si è scelto di creare una casella di posta, l'ufficio centrale per il whistleblowing La informerà quando il caso viene chiuso.
Le segnalazioni che non soddisfano i requisiti di un whistleblowing verranno trattati come fatti riservati non ammissibili e inoltrati ai responsabili pertinenti affinché vengano intraprese azioni adeguate.

Nel mio ruolo di manager o di responsabile di struttura, cosa devo fare quando un dipendente mi segnala un fatto?

Qualsiasi segnalazione che riceve da un dipendente deve essere inoltrata secondo la Politica per l'invio delle segnalazioni (compreso il whistleblowing) di Deutsche Bank. Tale obbligo viene assolto documentando la segnalazione in questo sistema attraverso il pulsante "Inoltrare una segnalazione".

Quando invia una segnalazione, La preghiamo di rispettare quanto segue:

• Il nome del whistleblower deve essere protetto. Questo significa che non deve divulgare il nome del whistleblower al di fuori di questo canale di segnalazione.
• Non può inoltrare la segnalazione in modo anonimo, poiché gli esaminatori possono aver bisogno di contattarla per altre richieste.
• Documenti nel sistema tutte le informazioni che ha ricevuto dal whistleblower. Una volta inoltrata la segnalazione, la responsabilità di assegnare l'argomento dell'indagine è dell'ufficio centrale per il whistleblowing. Non tenti di svolgere indagini per Suo conto.

Se trascura di inoltrare correttamente una segnalazione, può esporsi ad un'azione disciplinare come specificato nel Codice di condotta, il che può arrivare a comportare la risoluzione del contratto di lavoro o di servizio secondo le leggi locali.