Pomóż nam chronić nasze wartości

Jakiego rodzaju zgłoszenie ma zostać przesłane?

Podejrzenia co do potencjalnych naruszeń można zgłaszać w odniesieniu do sytuacji, które wystąpiły, które aktualnie mają miejsce, albo które mogą wystąpić. Kompletna wiedza na temat sprawy nie jest konieczna. Wystarczy, że sygnalista ma rzeczywiste podstawy do podejrzeń i chce wysłać zgłoszenie w dobrej wierze.

Potencjalne naruszenia mogą dotyczyć między innymi:

• Przepisów prawa, zasad i regulacji mających zastosowanie dla grupy DB, wszelkich osób działających na rzecz albo w imieniu grupy DB (pracownicy, pracownicy tymczasowi itp.) oraz dla dowolnej działalności grupy DB;
• Wewnętrznych polityk i procedur grupy DB, w tym kodeksu postępowania, podejrzewanego braku uczciwości lub nieetycznego postępowania. Może to obejmować między innymi podejrzenia oszustwa, kradzieży, fałszowania dokumentów, nieuprawnione ujawnianie informacji na temat klienta albo firmy, działania odwetowe w odpowiedzi na zgłoszenie potencjalnych naruszeń albo uczestnictwo w postępowaniu związanym z potencjalnym naruszeniem;
• Księgowości korporacyjnej, wewnętrznych kontroli księgowych albo audytu, w tym zgodnie z ustawą Sarbanesa-Oxleya (SOX);
• Potencjalnych naruszeń praw człowieka, w tym istotnego ryzyka wyzysku (m.in. praca dzieci i praca przymusowa) w łańcuchu dostaw grupy DB albo w wewnętrznej działalności grupy DB;
• Postępowania, które zagraża albo może zagrażać reputacji albo sytuacji finansowej grupy DB;
• W odniesieniu do działalności grupy DB: pomyłek sądowych; narażania zdrowia i życia pracowników na niebezpieczeństwo; szkód dla środowiska; oraz
• Celowego ukrywania powyższych potencjalnych naruszeń.

W jaki sposób należy dokonać zgłoszenia?

Aby wysłać anonimowe albo imienne zgłoszenie, należy kliknąć przycisk „Wyślij zgłoszenie” u góry strony głównej.

Proces zgłaszania składa się z 2 etapów:

• Na początku należy zapoznać się z informacjami o ochronie anonimowości (o ile uwzględnia to prawo krajowe) i wprowadzić kod bezpieczeństwa.
• Na kolejnej stronie zgłoszenia należy własnymi słowami opisać swoje zgłoszenie i odpowiedzieć na pytania dotyczące tego postępowania. W polu tekstowym można wpisać maksymalnie 5000 znaków, co odpowiada jednej stronie tekstu.
  Można także przesłać plik o wielkości maksymalnie 5 MB. Należy jednak pamiętać, że dokumenty mogą zawierać informacje o ich autorze (w treści lub w metadanych pliku). Po wysłaniu zgłoszenia system wygeneruje numer referencyjny, będący potwierdzeniem przekazania zgłoszenia.

W jaki sposób mogę otrzymać informację zwrotną od referenta i jednocześnie zachować anonimowość?

Nadrzędną zasadą procedur stosowanych w BKMS^® System jest ochrona sygnalisty. Funkcja zachowania anonimowości została potwierdzona certyfikatem przez niezależny podmiot.
Dlatego też po wysłaniu zgłoszenia można stworzyć własną bezpieczną skrzynkę pocztową, która pozwala na anonimową komunikację. Aby skonfigurować bezpieczną skrzynkę pocztową, proszę wybrać pseudonim / nazwę użytkownika oraz hasło. Należy zapisać te dane, ponieważ będą one wymagane do dalszej poufnej komunikacji z osobą odpowiedzialną. Anonimowość zgłoszenia zapewnia szyfrowanie oraz inne specjalne procedury bezpieczeństwa. Na żadnym etapie procesu zgłaszania nie jest wymagane podanie danych osobowych, o ile sygnalista nie przekazuje zgłoszenia innej osoby.
Za pośrednictwem bezpiecznej skrzynki pocztowej, dostępnej bezpośrednio poprzez przycisk „Login”, sygnalista otrzyma wiadomość od referenta z informacjami na temat postępu prac nad zgłoszeniem lub dodatkowymi pytaniami, jeśli jakieś kwestie są niejasne.
Jeśli sygnalista nie poda danych umożliwiających identyfikację, technologia BKMS^® System będzie chronić jego anonimowość.
Deutsche Bank jest zainteresowany zgłoszeniami, które chronią firmę przed szkodami, a nie identyfikacją sygnalisty. Przekazując zgłoszenie innej osoby, sygnalista musi ujawnić swoje dane, jednak nie musi ujawniać tożsamości swojego źródła.

Jakie inne opcje mam do dyspozycji, jeśli chcę wysłać zgłoszenie, ale nie chcę korzystać z tego narzędzia?

Zgłoszenia telefoniczne
Odbieramy zgłoiszenia na temat potencjalnych naruszeń również przez telefon. Na stronie internetowej można także znaleźć przycisk „Zgłoszenia telefoniczne”. Jest to dodatkowy kanał komunikacji. Automatyczny system dialogowy umożliwia telefoniczne przesłanie zgłoszenia. W trakcie tego procesu można szczegółowo opisać incydent oraz odpowiedzieć na kilka pytań dotyczących sytuacji.
Przekazane informacje będą traktowane jako ściśle poufne i udostępniane wyłącznie w koniecznych przypadkach w celu odpowiedzi na zgłoszenie.
Na końcu procedury zgłaszania można stworzyć bezpieczną skrzynkę pocztową. Za pośrednictwem tej skrzynki pocztowej sygnalista otrzyma wiadomość od referenta, będzie mógł odpowiedzieć na pytania oraz otrzyma informacje o wyniku postępowania w sprawie zgłoszenia.

Przekazywanie zgłoszeń innym osobom w obrębie banku
Potencjalne naruszenia można również zgłaszać bezpośrednio do kierownika (również poza ścieżką zgłoszeniową), dyrektora działu albo przedstawicieli innych działów, np. działu ds. compliance, działu prawnego, działu HR oraz działu ds. zapobiegania przestępstwom finansowym.
Jeżeli z jakiegoś powodu sygnalista nie chce kontaktować się z wymienionymi osobami albo działami lub jeśli zgłoszenie nie zostało rozpatrzone po jego myśli, sygnalista może skorzystać z elektronicznego lub telefonicznego systemu zgłoszeniowego.

Wysyłanie zgłoszeń do organów zewnętrznych
Nie ma ograniczeń w prawach sygnalisty zgłaszającego potencjalne naruszenia agencji rządowej lub organom regulacyjnym. Zgłoszenia tego rodzaju nie wymagają wcześniejszej zgody Deutsche Bank; nie ma też obowiązku powiadamiania Deutsche Bank o wysłaniu takiego zgłoszenia.

Co się dzieje ze złożonymi tutaj zgłoszeniami?

Wysłane zgłoszenia są w sposób poufny oceniane przez centralną jednostkę Deutsche Bank ds. zgłaszania naruszeń, która decyduje, czy dane zgłoszenie kwalifikuje się jako potencjalne naruszenie zgodnie z definicją z punktu 3.1 polityki w zakresie zgłaszania nieprawidłowości. Dla zakwalifikowanych zgłoszeń zostaną utworzone sprawy i wdrożone będzie odpowiednie postępowanie wewnętrzne. Jeśli stworzono skrzynkę pocztową, centralna jednostka ds. zgłaszania naruszeń za jej pośrednictwem poinformuje o zamknięciu postępowania.
Zgłoszenia, które nie kwalifikują się jako zgłoszenia naruszeń, będą przetwarzane z zachowaniem poufności jako sprawy niekwalifikujące się i przekazane odpowiednim jednostkom w celu podjęcia działań.

W ramach moich kompetencji jako menedżera lub przedstawiciela departamentu jak mam postępować, gdy pracownik zgłosi mi incydent?

Wszystkie zgłoszenia otrzymywane od pracowników muszą być przekazywane zgodnie z polityką Deutsche Bank w zakresie zgłaszania nieprawidłowości. Udokumentowanie zgłoszenia w tym systemie i przesłanie go przyciskiem „Przekaż zgłoszenie” oznacza spełnienie tego warunku.

Podczas wprowadzania zgłoszenia należy przestrzegać następujących wytycznych:

• Imię i nazwisko sygnalisty muszą podlegać ochronie. Oznacza to, że nie wolno ujawniać imienia i nazwiska sygnalisty poza systemem zgłoszeniowym.
• Nie można przekazać zgłoszenia anonimowo, ponieważ referenci muszą mieć możliwość kontaktu z sygnalistą w trakcie dalszego postępowania.
• Należy udokumentować w systemie wszystkie informacje otrzymane od sygnalisty. Po przekazaniu zgłoszenia odpowiedzialność za wdrożenie odpowiedniego postępowania ponosi centralna jednostka ds. zgłaszania naruszeń. Nie należy samodzielnie prowadzić postępowania.

Jeśli zgłoszenie nie zostanie przekazane w odpowiedniej formie, może to pociągnąć za sobą sankcje dyscyplinarne określone w kodeksie postępowania, w tym m.in. rozwiązanie umowy o pracę lub dostawę usług, zgodnie z lokalnymi przepisami prawa.