Informativa sulla protezione dei dati
Per noi sono molto importanti la protezione e la riservatezza dei dati e ci atteniamo alle norme nazionali ed europee attualmente in vigore sulla protezione dei dati. La sezione che segue spiega brevemente gli aspetti più importanti del nostro sistema di memorizzazione dei dati.
Il presente sito fornisce informazioni sulla nostra gestione delle segnalazioni presentate tramite il portale di whistleblowing, e illustra come garantiamo che la riservatezza della segnalazione sia tutelata.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni in entrata sono ricevute da dipendenti con qualifica specifica dei reparti Corporate Compliance Management del Festo Group e sono sempre trattate con la massima riservatezza. Lo staff responsabile del Corporate Compliance Management esaminerà la situazione e procederà con le ulteriori indagini. I componenti dello staff sono autorizzati a inoltrare il caso a un’autorità incaricata dell'applicazione della legge se si sospetta una violazione della legge, a divulgarlo a un punto di contatto interno, se appropriato (ad esempio al reparto HR per avviare misure sanzionatorie contro l'autore del reato).
Il processo di follow-up può richiedere l'inoltro delle segnalazioni ad altri dipendenti del Festo Group o membri del Festo Group, ad esempio se le segnalazioni riguardano fatti avvenuti in filiali del Festo Group. Queste ultime possono essere collocate in paesi al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo con diverse regole sulla protezione dei dati personali. Anche in quest'ultimo caso, tuttavia, aderiremo sempre alle linee guida severe imposte dagli standard europei sulla protezione dei dati.
L'uso onesto del portale di whistleblowing non avrà alcuna conseguenza negativa per i whistleblower. In caso di uso improprio, come presentazione deliberata di false segnalazioni con l'intento di screditare un soggetto, ci riserviamo il diritto di intervenire contro il whistleblower.
Informazioni sull'accusato
Siamo legalmente obbligati a informare i soggetti accusati di eventuali segnalazioni che li riguardano, a condizione che la divulgazione di tali informazioni non comprometta l'indagine. La Sua identità come whistleblower non sarà divulgata a meno che questo non sia legalmente richiesto.
Uso del portale di whistleblowing
La comunicazione tra il computer e il portale di whistleblowing avviene tramite un collegamento cifrato (SSL). L'indirizzo IP non viene salvato durante l'uso del sistema di whistleblowing. Un cookie sarà memorizzato sul Suo computer per mantenere il collegamento tra il Suo dispositivo e il BKMS® System. Questo cookie contiene solo l'ID della sessione. Il cookie è valido solo fino alla fine della sessione e scade quando si chiude il browser o si effettua il logout.
La Sua visita al portale di whistleblowing può tuttavia lasciare tracce sul Suo computer. Se accede al portale di whistleblowing da un computer aziendale, potrebbe volere cancellare i file temporanei (cache) e la cronologia del browser. Alcuni browser offrono una cosiddetta "modalità privata". Questa modalità è preferibile: nessun dato temporaneo viene memorizzato e non è necessario cancellare nulla manualmente.
È possibile creare una casella di posta nel sistema di whistleblowing, che è protetta con un nome utente/pseudonimo e una password scelti individualmente. Questo Le permette di inviare le segnalazioni al dipendente responsabile nel Festo Group in forma anonima e in maniera sicura. Questo sistema memorizza solo i dati all'interno del sistema di whistleblowing, il che lo rende particolarmente sicuro. Non è una forma di normale comunicazione e-mail.
Nota sull'invio degli allegati
Quando si invia una segnalazione o un'informazione supplementare, è possibile inviare anche allegati al dipendente responsabile nel Festo Group. Se si desidera inviare una segnalazione anonima, ricordare la seguente nota di sicurezza: I file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il Suo anonimato. Rimuova questi dati prima dell'invio. Se non riesce a rimuovere questi dati o non è sicuro su come procedere, copi il testo del Suo allegato nella segnalazione o invii il documento stampato in forma anonima all'indirizzo elencato a piè di pagina, specificando il numero di riferimento ricevuto alla fine del processo di segnalazione.
I Suoi diritti relativi all'elaborazione dei dati personali
Ai sensi della normativa tedesca sulla protezione dei dati, Lei ha il diritto di informazione, correzione, cancellazione e blocco dei Suoi dati personali. Lei ha il diritto di ritirare il consenso alla memorizzazione dei Suoi dati personali in qualsiasi momento, senza fornire giustificazioni. In questo caso la necessità dei dati memorizzati per l'analisi di una segnalazione sarà valutata tempestivamente. I dati che non sono più richiesti saranno cancellati subito.
Periodo di memorizzazione
Salviamo le segnalazioni per la durata in cui esse risultano rilevanti per l'indagine del rispettivo caso o fino a quando abbiamo una motivazione legalmente giustificata per conservarle. Dopo tale periodo, le segnalazioni sono cancellate o rese anonime, ossia qualsiasi collegamento alla Sua identità come whistleblower e alle persone menzionate nella segnalazione sarà rimosso in modo permanente e irreversibile.
Autorità responsabile e sicurezza dei dati
L'autorità responsabile della protezione dei dati collegata al portale di whistleblowing è Festo AG & Co. KG, Corporate Compliance, Siemensstraße 12, 73760 Ostfildern-Scharnhausen, Germania. Il portale di whistleblowing è gestito per conto del Festo Group da un'azienda specializzata: Business Keeper AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino, Germania. Tutti i dati nel portale di whistleblowing sono protetti da ampie misure tecniche e organizzative e codificati per garantire che Business Keeper AG non abbia accesso ai dati e che solo persone specifiche autorizzate nel Festo Group possano accedervi.