Datenschutzhinweise
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den geltenden Datenschutzvorschriften (EU-DSGVO und geltende nationale Datenschutzvorschriften) Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Straftaten und Gesetzesverstöße im Bereich der Wirtschaftskriminalität, Korruption, Missachtung von Persönlichkeitsrechten bzw. Diskriminierungen, Verstöße gegen Vorschriften zum Datenschutz sowie menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verletzungen auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Weiterhin steht es für alle Meldungen, die in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) nach §§ 1, 2 HinSchG fallen zur Verfügung.
Das BKMS® System gewährleistet durch ein Verschlüsselungs- und Berechtigungskonzept ein sehr hohes Schutzniveau für die Daten die im Hinweisgebersystem verarbeitet werden. Der Schutz der Identität von Hinweisgebenden wird vollumfänglich gewährleistet. Hinweise können auch anonym abgeben werden.
Weitere Informationen zum Ablauf eines Melde- oder Beschwerdeverfahrens sind auf der FBB-Webseite abrufbar.
Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit § 10 Abs. 1 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), wenn der abgegebene Hinweis in dessen Anwendungsbereich fällt (vgl. § 3 HinSchG). In sonstigen Fällen erfolgt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Wir haben ein berechtigtes Interesse, die von Ihnen freiwillig mittels dieses Hinweisgebertools an uns übermittelte Daten zu verarbeiten. Hierzu zählen auch personenbezogene Daten die erforderlich sind, um Hinweise und Beschwerden bearbeiten und dokumentieren zu können. Die Erforderlichkeit kann unterschiedliche Gründe haben und wird immer im Einzelfall beurteilt. Wichtige Kriterien sind hierbei die Notwendigkeit die Informationen zur weiteren Sachverhaltsaufklärung oder zur Kontaktaufnahme zu verwenden. Wir können personenbezogene Daten zwecks weiterer Untersuchungen an eine zuständige Behörde abgeben sowie im Rahmen von unternehmensinternen Untersuchungen nutzen. Nur hierdurch werden wir in die Lage versetzt, Verstöße zu erkennen und aufzuklären, Schutzmaßnahmen einzuleiten und Präventivmaßnahmen zu initiieren.
Wir möchten ausdrücklich darauf hinweisen, dass wir nur die von Ihnen bereitgestellten Informationen mit dem Hinweisgebersystem verarbeiten und anonym erstellte Hinweise insoweit, keinen vom System erstellten Bezug, auf den Hinweisgebenden ermöglichen.
Soweit personenbezogene Informationen durch uns verarbeitet werden, schützen wir Ihr Persönlichkeitsrecht durch die ausnahmslose Datenverschlüsselung und den ausschließlichen Datenzugriff für die im den Ermittlungsaufgaben betrauten Personen.
Verantwortlicher der Datenverarbeitung
Für den Datenschutz des Hinweisgebersystems verantwortlich ist die Flughafen Berlin Brandenburg GmbH (im Folgenden „FBB“ genannt), 12521 Berlin. Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Auftrag der FBB betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert.
Die Einsichtnahme in die Daten ist nur für befugte Mitarbeitende der FBB möglich, die für die Entgegennahme von Meldungen und für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind.
Die EQS Group AG und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten des Hinweisgebersystems. Dies wird in einem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet. Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Personen der FBB beschränkt ist.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob Sie im FBB-Konzern beschäftigt sind und gegebenenfalls in welcher Organisationseinheit,
- sonstige personenbezogene Daten, die sich aus Ihrer Meldung oder den angefügten Anhängen ergeben, und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Für den Fall, dass im Rahmen der auf Ihren Hinweis hin erfolgende Untersuchung weitere personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt die Verarbeitung auch dieser Daten über das Hinweisgebersystem. Falls Sie Ihren Namen nicht angeben und sich aus dem Inhalt Ihrer Meldung und/oder den angefügten Anhängen keine Anhaltspunkte ergeben, die direkt oder indirekt Rückschlüsse auf Ihre Identität zulassen, handelt es sich dabei nicht um personenbezogene Daten im Sinn des Art. 4 Nr. 1 DSGVO.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Hinweise werden ausschließlich von einem ausdrücklich autorisierten und speziell geschulten Mitarbeitendenkreis der FBB entgegengenommen, die für die Entgegennahme von Meldungen und für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeitenden prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitenden der FBB oder Mitarbeitenden von anderen Konzerngesellschaften weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Personenbezogene Informationen zum Hinweisgebenden werden stets vertraulich behandelt und nicht ohne Zustimmung des Hinweisgebenden an Personen innerhalb oder außerhalb der FBB, auch nicht zur Sachverhaltsaufklärung, weitergegeben, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Offenlegung der Information besteht.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert und lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Mitarbeiter der FBB namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem zuständigen Mitarbeitenden der FBB-Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis:
Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Von Ihnen bereitgestellten Unterlagen und Beweismittel werden zur weiteren Sachverhaltsaufklärung genutzt und soweit es zur Sachverhaltsaufklärung dienlich ist anderen unternehmensinternen Fachbereichen oder Strafermittlungsbehörden zur Verfügung gestellt.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung und Beurteilung werden die jeweiligen Falldaten, soweit sich der Verdacht nicht bestätigt hat, nach Ablauf von drei Jahr gelöscht. Erhärten sich Hinweise können die Informationen zur weiteren Ermittlung an Strafverfolgungsbehörden, weitergegeben werden. In diesem Fall oder bei weitergehenden internen Ermittlungen werden die Daten mindestens bis zum Abschluss der jeweiligen Ermittlungen verarbeitet und sodann nach drei Jahren gelöscht. Informationen zum Hinweisgebenden werden wir in diesem Fall ebenfalls nur dann Strafverfolgungsbehörden mitteilen, soweit Sie der Weitergabe entsprechend zugestimmt haben bzw. wir gesetzlich zur Weiterleitung der Informationen verpflichtet sind.
Betroffenenrechte
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, jederzeit gegen diese Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen (Artikel 21 Abs. 1 DSGVO). Der Widerspruch kann per Brief oder E-Mail an folgende Kontaktdaten gerichtet werden:
Flughafen Berlin Brandenburg GmbH
Compliance
12521 Berlin
E-Mail: Compliance@berlin-airport.de
Bei Ausübung Ihres Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiterverarbeiten sollen. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs werden wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Ferner haben Sie das Recht, gemäß den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen
- eine Auskunft über die Verarbeitung derjenigen personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, zu verlangen. Sie haben in diesem Zusammenhang ferner das Recht, eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zu erhalten (Artikel 15 DSGVO);
- unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder eine Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu Ihrer Person zu verlangen (Artikel 16 DSGVO);
- die unverzügliche Löschung der personenbezogenen Daten zu Ihrer Person zu verlangen, sofern diese für die Erfüllung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr benötigt werden oder sonst ein Löschgrund vorliegt und der Löschung keine Löschhindernisse wie etwa gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen (Artikel 17 DSGVO)
- die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Artikel 18 DSGVO).
Sie haben auch das Recht zu verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten, sofern technisch machbar, durch uns an Dritte übermittelt werden. Dieses Recht gilt nicht, sofern durch die Übermittlung Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden (Artikel 20 DSGVO).
Schließlich haben Sie das Recht, sich bei jeder Aufsichtsbehörde Ihrer Wahl, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes, zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch uns gegen die gesetzlichen Bestimmungen verstößt. Weitere verwaltungsrechtliche oder gerichtliche Rechtsbehelfe, die Ihnen möglicherweise zustehen, bleiben hiervon unberührt (Artikel 77 DSGVO).
Datenschutzbeauftragter
Für Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit auch an den Konzerndatenschutzbeauftragten der FBB wenden. Hierzu schreiben Sie uns eine entsprechende Nachricht an:
Flughafen Berlin Brandenburg GmbH, Konzerndatenschutzbeauftragter,
12521 Berlin
E-Mail: datenschutz@berlin-airport.de.
Stand: Februar 2024
