Informação sobre proteção de dados
A proteção dos seus dados e a confidencialidade da sua identidade são muito importantes para a empresa do Grupo FUCHS (“FUCHS”). Naturalmente, a FUCHS processa seus dados pessoais exclusivamente de acordo com o Regulamento Geral de Proteção de Dados da UE (RGPD da UE) e as regulamentações nacionais aplicáveis de proteção de dados. Com o excelente conceito de criptografia e permissão, a FUCHS também garante um nível excepcional de proteção para os dados no BKMS® Compliance System (“sistema de denúncia”) - incluindo sua identidade. A FUCHS também oferece a capacidade de enviar seu comunicado anonimamente. Leia esta informação de proteção de dados cuidadosamente antes de enviar um comunicado.
Finalidade e fundamento legal do sistema de denúncia
O sistema de denúncias tem o objetivo de receber, processar e gerenciar com segurança e confidencialidade os comunicados de funcionários do Grupo FUCHS, parceiros de negócios e terceiros sobre violações da lei e normas internas da empresa (como o Código de Conduta), e também ajuda na resolução da respectiva situação. Além disso, ele auxilia no envio e na resposta de dúvidas sobre compliance na FUCHS.
O tratamento de dados pessoais no âmbito do sistema de denúncias ocorre de acordo com o Art. 6(1)(1)(f) do UE-GDPR, baseado no interesse legítimo da FUCHS na descoberta e prevenção de violações legais e práticas ilícitas. Tais incidentes podem causar danos consideráveis à nossa situação financeira e reputação. Portanto, o interesse legítimo da FUCHS supera os direitos dos titulares dos dados à autodeterminação informacional, especialmente devido às medidas técnicas e organizacionais que implementamos para minimizar qualquer prejuízo da referida autodeterminação e para proteger a confidencialidade e a integridade dos dados.
Autoridade responsável
As partes responsáveis pela proteção de dados no sistema de denúncia são
- FUCHS SE, Einsteinstr. 11, D-68169 Mannheim (Tel: +49 (0)621 3802-0, fax: +49 (0)621 3802-7190, e-mail: kontakt@fuchs.com) e
- suas subsidiárias: https://www.fuchs.com/gruppe/unternehmen/das-unternehmen/fuchs-weltweit/
como partes com responsabilidade mutuamente autônoma. O sistema de denúncias é operado por uma empresa especializada, a EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlim na Alemanha, em nome da FUCHS.
A EQS Group AG opera um banco de dados em um data center de alta segurança, onde armazena dados e informações pessoais. A descriptografia e visualização dos dados só são possíveis pela FUCHS. Nem a EQS Group AG nem outros terceiros têm acesso a dados interpretáveis. Isso é garantido por um procedimento certificado através de extensas medidas técnicas e organizacionais. Todos os dados são armazenados de forma criptografada com múltiplos níveis de proteção por senha, de modo que o acesso seja restrito a destinatários expressamente autorizados na FUCHS, que devem fazer uso dos dados para cumprir a finalidade do sistema de denúncias.
A FUCHS nomeou um diretor de proteção de dados. Dúvidas sobre proteção de dados na FUCHS devem ser encaminhadas ao advogado Dr. Karsten Kinast, LL.M., KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Hohenzollernring 54, D-50672 Köln.
Tipo de dados pessoais coletados
O uso do sistema de denúncia ocorre de forma voluntária. Ao enviar um comunicado através do sistema de denúncia, a FUCHS coleta inicialmente apenas os dados pessoais que você fornece para a FUCHS. Esses dados geralmente consistem em:
- seu nome, se você optar por revelar sua identidade,
- se e em que departamento você está empregado na FUCHS,
- outros dados pessoais (por exemplo, data de nascimento, números de telefone ou fax, e-mail ou endereço postal, número da placa do veículo, relacionamentos com outras pessoas, outras características e atributos pessoais, etc.) que surjam do seu comunicado e
- os nomes e outros dados pessoais dessas pessoas (como os exemplos acima) que você listou em seu comunicado, se aplicável.
No caso de dados pessoais adicionais serem coletados pela FUCHS ou por terceiros no decorrer da investigação após o seu comunicado, esses dados também poderão ser processados por meio do sistema de denúncia.
Tratamento confidencial de comunicados
Um pequeno círculo de funcionários expressamente autorizados e especialmente treinados da organização de compliance da FUCHS recebe os comunicados recebidos e os trata com a maior confidencialidade possível em todos os momentos. Os funcionários da organização de compliance com a FUCHS avaliam o assunto e realizam qualquer investigação adicional exigida pelo caso específico.
Ao processar um comunicado, especialmente durante a investigação de uma situação, pode ser necessário compartilhar comunicados com funcionários adicionais da FUCHS, incluindo funcionários de outras empresas do Grupo FUCHS, por exemplo, se os comunicados se referem a incidentes e situações em empresas do Grupo FUCHS. Estas empresas podem estar localizadas em países fora da União Europeia ou do Espaço Econômico Europeu, que podem ter regulamentos diferentes sobre a proteção de dados pessoais. A FUCHS sempre cumpre as regulamentações de proteção de dados aplicáveis, mesmo quando compartilha os comunicados.
Todas as pessoas na FUCHS que recebem acesso aos dados são obrigadas a manter a confidencialidade.
Notificação de partes acusadas
A FUCHS é legalmente obrigada a informar as partes acusadas de que um comunicado sobre elas foi recebido tão logo e quando a divulgação dessas informações não mais comprometer a investigação, conforme uma avaliação feita pela FUCHS. Se você não enviou seu comunicado anonimamente, a FUCHS se absterá de divulgar sua identidade como denunciador – a menos que isso seja exigido por lei - e continuará a lidar com essas informações de maneira confidencial.
Direitos do titular dos dados
De acordo com a legislação europeia de proteção de dados, você e as pessoas mencionadas em seu comunicado (os titulares dos dados) têm direito de acesso, retificação, eliminação, restrição de processamento e objeção ao processamento de seus respectivos dados pessoais. Se um titular de dados invocar o direito de se opor ao processamento dos dados pessoais, a FUCHS avaliará imediatamente a necessidade dos dados armazenados para o exame de um comunicado. Neste caso, o processamento adicional só ocorrerá se a FUCHS puder demonstrar motivos legítimos convincentes que se sobreponham aos interesses, direitos e liberdades do titular dos dados. A FUCHS exclui imediatamente os dados que não são mais necessários. Você também tem o direito de recorrer à autoridade supervisora.
Período de retenção de dados pessoais
A FUCHS retém dados pessoais pelo tempo necessário para esclarecer a situação e realizar uma avaliação final do comunicado e enquanto existir um interesse legítimo de parte da FUCHS, ou quando a retenção é exigida por lei. Depois que o processamento do comunicado for concluído, a FUCHS excluirá os dados de acordo com os requisitos legais.
Uso do portal de comunicação
A comunicação entre o seu computador e o sistema de denúncia ocorre através de uma conexão criptografada (SSL). Seu endereço IP não será guardado enquanto você usa o sistema de denúncia. Para manter a conexão entre o seu computador e o sistema de denúncia, um cookie é armazenado em seu computador, o qual contém apenas o ID da sessão (o chamado cookie de sessão). Este cookie só é válido até ao final da sua sessão e expira quando você fecha o browser.
É possível configurar uma caixa de correio no sistema de denúncia que está segura com um pseudônimo/nome de usuário e senha escolhidos individualmente. Isso permite que você envie informações adicionais ou responda às perguntas do funcionário da FUCHS responsável por processar seu comunicado usando seu nome ou anonimamente. Todos os dados enviados por meio da caixa de correio são criptografados e armazenados exclusivamente no sistema de denúncia, garantindo que os dados recebam proteção especial superior à comunicação típica por e-mail.
Nota sobre o envio de anexos
Ao enviar um comunicado ou uma adição, você pode simultaneamente enviar anexos de arquivo ao funcionário da FUCHS responsável pelo processamento do seu comunicado. Se você deseja permanecer anônimo, tome nota dos seguintes avisos de segurança: Arquivos (anexos de e-mail de qualquer tipo) podem conter dados pessoais ocultos que podem colocar em risco o seu anonimato. Remova estes dados antes de enviar. Se não conseguir remover esses dados ou não tiver certeza de que os removeu completamente, copie o texto do anexo no texto do comunicado ou envie o documento impresso anonimamente para o endereço listado no rodapé, citando o número de referência recebido ao final do processo de comunicação.
Versão: 1 de junho de 2019