Obvestila o varovanju podatkov
Zaupnost in varnost podatkov obravnavamo zelo resno ter upoštevamo določila Splošne uredbe EU o varovanju podatkov (SUVP) in veljavno nacionalno zakonodajo o varovanju podatkov. Prosimo, da pred pošiljanjem sporočila skrbno preberete te informacije o varovanju podatkov.
Namen in pravna podlaga sistema za žvižgače
Sistem za žvižgače Tell Us! je namenjen varnemu in zaupnemu sprejemanju, obdelavi ter upravljanju sporočil, ki zadevajo kršitve zadevne zakonodaje in notranjih predpisov. Obdelovanje osebnih podatkov v okviru sistema Tell Us! temelji na upravičenem interesu našega podjetja za razkrivanje in preprečevanje zlorab ter s tem preprečevanje škode za podjetje Optimal AG & Co. KG, z njim povezana podjetja, zaposlene, stranke in poslovne partnerje. Pravna podlaga za obdelovanje osebnih podatkov je člen 6(1)(f) SUVP.
Če razkrijete informacije o svoji identiteti, se obdelava izvaja na podlagi vaše privolitve skladno s členom 6(1)(1)(a) SUVP. Svoje dano soglasje lahko kadar koli prekličete, kar velja za naprej (člen 7(3)(1) SUVP).
Odgovorna pravna oseba
Naslednje pravne osebe so skupaj odgovorne za obdelavo vaših osebnih podatkov v sistemu Tell Us!:
1) Optimal AG & Co. KG in
2) z njim povezana podjetja (STAHLGRUBER GmbH, PV Automotive GmbH, Neimcke GmbH & Co. KG).
Sistem za žvižgače upravlja v imenu podjetij Optimal AG & Co. KG, STAHLGRUBER GmbH, PV Automotive GmbH in Neimcke GmbH & Co. KG podjetje EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Nemčija.
Vsi osebni podatki in informacije, vneseni v sistem Tell Us! so shranjeni v podatkovni zbirki, ki jo upravlja podjetje EQS Group AG v močno zavarovanem računalniškem središču. Podatke lahko vidijo le odgovorne osebe. Podjetje EQS Group AG in drugi nimajo dostopa do podatkov. To je zagotovljeno s certificiranim postopkom in obsežnimi tehničnimi ter organizacijskimi ukrepi.
Vsi podatki so shranjeni v šifrirani obliki z več plastmi zaščite z gesli, tako da je dostop omejen na zelo majhno število izrecno pooblaščenih oseb podjetij Optimal AG & Co. KG, STAHLGRUBER GmbH, PV Automotive GmbH in Neimcke GmbH & Co. KG.
Omenjene odgovorne pravne osebe so imenovale uradnika za varovanje podatkov. Poizvedbe o varovanju podatkov lahko pošljete uradniku za varovanje podatkov v ustreznih organizacijah, na naslov Gruber Straße 65, 85586 Poing, Nemčija, ali na e-poštni naslov: datenschutz@stahlgruber.de.
Vrste zbranih osebnih podatkov
Sistem Tell Us! se uporablja prostovoljno. Ko pošljete sporočilo v sistem za žvižgače, zbiramo naslednje osebne podatke in informacije:
- Vaše ime in druge informacije, če razkrijete svojo identiteto ali te podatke
- Ali ste zaposleni v podjetju Optimal AG & Co. KG, STAHLGRUBER GmbH, PV Automotive GmbH, Neimcke GmbH & Co. KG ali drugem povezanem podjetju in
- Imena in druge osebne podatke oseb, ki jih omenjate v sporočilu, kadar je to ustrezno.
Zaupna obravnava sporočil
Prejeta sporočila sprejme majhna izbrana skupina posebej pooblaščenih in usposobljenih zaposlenih v organizaciji za skladnost v podjetju Optimal AG & Co. KG ter jih vedno obravnava zaupno. Tam vedno ocenijo situacijo in po potrebi izvedejo nadaljnjo preiskavo primera.
Med obdelavo sporočila ali izvedbo preiskave se lahko pojavi potreba, da sporočila posredujejo zaposlenim v povezanih podjetjih. Vsaka oseba, ki dobi dostop do podatkov, je zavezana k zaupnosti. Med preiskavami kaznivih dejanj se lahko osebni podatki razkrijejo tretjim osebam, kot so organi kazenskega pregona. Vedno zagotovimo, da so pri posredovanju sporočil upoštevani zadevni predpisi za varovanje podatkov.
Informacije o obtožencih
Med celotno obdelavo se vsi podatki obravnavajo zaupno. Vseeno pa smo pravno zavezani, da osebe, ki so bile imenovane v sporočilu, obvestimo o tem takoj, ko razkritje te informacije preiskave ne ogroža več. Če ste se odločili, da sporočila ne pošljete anonimno, nas člen 14(3)(a) SUVP zavezuje, da obtoženca obvestilo o sporočilu in identiteti vira, na splošno v enem mesecu po prejemu osebnih podatkov.
Pravice posameznikov, na katere se nanašajo podatki
Skladno z evropsko zakonodajo o varovanju podatkov imate vi in osebe, navedene v sporočilu, pravico do dostopa (člen 15 SUVP), popravka (člen 16 SUVP), izbrisa (člen 17 SUVP), omejitve obdelave (člen 18 SUVP) ter ugovora obdelavi vaših osebnih podatkov (člen 21 SUVP), če obdelava temelji na členu 6(1)(1)(f) SUVP. Če temu ugovarjate, ne bomo več obdelovali vaših osebnih podatkov, če ne moremo dokazati legitimnega razloga za obdelavo, ki prevlada nad vašimi interesi, pravici ali svoboščinami, ali da je obdelava namenjena za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pred pravnimi zahtevki.
Prav tako imate pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu (člen 77(2)(d) SUVP).
Obdobje hranjenja osebnih podatkov
Osebni podatki se hranijo tako dolgo, kot je potrebno za razjasnitev situacije in izvedbo končne ocene, dokler za to obstaja drug legitimen interes podjetja Optimal AG & Co. KG ter z njim povezanih podjetij ali če hrambo zahteva zakon. To se še posebej nanaša na obdelavo zaradi uveljavljanja, izvajanja ali obrambe pred pravnimi zahtevki. Osebni podatki se izbrišejo, kadar niso več potrebni za prej omenjene namene in kadar ne veljajo več druga zakonsko predpisana obdobja hrambe.
Uporaba portala za žvižgače Tell Us!
Komunikacija med vašim računalnikom in sistemom za žvižgače poteka s šifrirano povezavo (SSL). Vaš naslov IP med vašo uporabo sistema za žvižgače ne bo shranjen. Za ohranjanje povezave med vašim računalnikom in sistemom Tell Us! BKMS® System, se v vaš računalnik shrani piškotek, ki vsebuje le ID seje (ti. sejni piškotek). Piškotek velja samo do konca seje in postane neveljaven, ko zaprete brskalnik.
Ustvarite lahko poštni predal v sistemu Tell Us!, ki je zavarovan z vzdevkom/uporabniškim imenom po lastni izbiri in geslom. To vam omogoča, da sporočila pošljete pristojnim osebam podjetja Optimal AG & Co. KG ali povezanega podjetja z navedbo svojega imena ali varno in anonimno. Sistem hrani podatke samo znotraj sistema Tell Us!, zaradi česar je še posebej varen. To ni običajna komunikacija po e-pošti.
Opombe o pošiljanju priponk
Pri pošiljanju sporočila ali dopolnila lahko odgovorni osebi v podjetju Optimal AG & Co. KG ali povezanih podjetjih pošiljate tudi priponke. Če želite poslati anonimno sporočilo, upoštevajte to varnostno opozorilo: Datoteke lahko vsebujejo skrite osebne informacije, ki lahko ogrozijo vašo anonimnost. Pred pošiljanjem odstranite te podatke. Če teh podatkov ne morete odstraniti ali o tem niste prepričani, kopirajte besedilo vaše priponke v besedilo sporočila ali anonimno pošljite natisnjeni dokument na naslov, naveden v nogi, z navedbo referenčne oznake sporočila, ki jo prejmete ob koncu postopka pošiljanja sporočila.
Različica: 1. maj 2019
