Nie odwracaj wzroku. Nie toleruj nadużyć. Zgłaszaj je!

Dlaczego należy wysłać zgłoszenie?

Traktowanie siebie nawzajem z szacunkiem jest również częścią pozytywnej i otwartej kultury firmy. Wszyscy jesteśmy zgodni co do tego, że: nie wolno tolerować molestowania seksualnego i należy zwalczać zachowania seksistowskie. Aby firma miała świadomość nadużyć w tak intymnych kwestiach, potrzebna jest pomoc zaangażowanych stron, pracowników oraz rezydentów, którzy widzą niewłaściwe zachowania. Dopiero wtedy możliwe jest podjęcie działań i zbadanie danego incydentu. Dzięki dostarczanym informacjom możemy poprawić naszą współpracę.

Jakie zgłoszenia są użyteczne z punktu widzenia GDA?

Użyteczne są zgłoszenia wszelkich incydentów, w przypadku których sygnalista jest przekonany, że on albo inna osoba doświadczyli w miejscu pracy seksistowskiego zachowania albo molestowania seksualnego.
Więcej informacji na ten temat zamieszczono w tekście wprowadzającym po prawej stronie.

Jak wygląda proces wysyłania zgłoszenia? Jak ustawić skrzynkę pocztową?

Aby wysłać zgłoszenie (imienne albo anonimowe), należy kliknąć przycisk „Wyślij zgłoszenie” u góry strony głównej.

Proces zgłaszania składa się z 4 etapów:

1. Na początku sygnalista jest proszony o zapoznanie się z informacjami nt. ochrony anonimowości oraz o wprowadzenie kodu bezpieczeństwa.
2. Na kolejnej stronie wybierana jest kategoria zgłoszenia.
3. Na stronie zgłoszenia można sformułować własnymi słowami treść zgłoszenia oraz odpowiedzieć na pytania o zdarzenie poprzez prosty wybór odpowiedzi. W polu tekstowym można wpisać do 5000 znaków, co odpowiada jednej stronie tekstu. Razem ze zgłoszeniem można wysłać plik o maksymalnym rozmiarze 5 MB. Należy pamiętać, że dokumenty mogą zawierać informacje na temat sygnalisty. Po wysłaniu zgłoszenia zostanie wygenerowany numer referencyjny, potwierdzający wysłanie zgłoszenia.
4. Następnie należy stworzyć bezpieczną skrzynkę pocztową. Za pośrednictwem tej skrzynki pocztowej zostanie przesłana wiadomość od referenta, zawierająca odpowiedzi na pytania oraz informacje o postępie prac nad zgłoszeniem.

Do skonfigurowanej bezpiecznej skrzynki pocztowej można się zalogować, klikając „Login”. Tutaj również na początku należy wprowadzić kod bezpieczeństwa.

Jeśli sygnalista nie poda danych umożliwiających identyfikację, technologia BKMS^® System będzie chronić jego anonimowość.

Sygnalista może mieć pewność, że firma jest zainteresowana wyłącznie zgłaszanymi incydentami.

Jak otrzymać wiadomość od referenta i jednocześnie zachować anonimowość?

Zastosowany proces BKMS^® System kładzie szczególny nacisk na ochronę sygnalisty. Systemowa funkcja ochrony anonimowości jest certyfikowana przez niezależny podmiot.

Podczas tworzenia bezpiecznej skrzynki pocztowej należy wybrać pseudonim/nazwę użytkownika oraz hasło. Dane uwierzytelniające nie są widoczne dla nikogo poza sygnalistą. W razie utraty danych logowania należy wysłać nowe zgłoszenie i stworzyć nową skrzynkę pocztową. Jeśli to możliwe, należy podać numer referencyjny poprzedniego zgłoszenia. Nowa skrzynka pocztowa nie będzie zawierać żadnych treści związanych z wcześniejszym zgłoszeniem.

Anonimowe zgłaszanie jest możliwe dzięki szyfrowaniu oraz innym specjalnym procedurom bezpieczeństwa. Jeśli wysyłają Państwo zgłoszenie anonimowo, na żadnym etapie procesu rejestracji nie zostaą Państwo poproszeni o podanie informacji osobowych. Nie należy wysyłać informacji umożliwiających ustalenie tożsamości sygnalisty. Nie należy wysyłać zgłoszenia z urządzenia, np. komputera lub smartfonu, udostępnionego przez pracodawcę.

Za pośrednictwem bezpiecznej skrzynki pocztowej doradca ds. zaufania wysyła wiadomość od referenta z informacjami o przetwarzaniu zgłoszenia albo zadaje pytania, jeśli jakieś elementy wymagają wyjaśnienia – sygnalista cały czas pozostaje anonimowy. W całym procesie nie są ważni sygnaliści, lecz zgłoszenia dotyczące nadużyć.

Dokąd trafia zgłoszenie i kto je przetwarza?