Tell Us – Informations au sujet de la protection des données et du consentement
Avec son système de recueil d'alerte « Tell Us » fourni via cette application et le dialogue par téléphone, Flender GmbH fournit un moyen de signaler des indications spécifiques d'infractions à la conformité. Les infractions à la conformité sont des infractions aux exigences légales ou aux règlementations internes de Flender, en particulier aux Règles de conduite commerciales. Le fait d'utiliser Tell Us vous permet de livrer des indications spécifiques de corruption, d'infractions aux règles d'information financière et de comptabilité, de vol, fraude, falsification de documents, détournement de fonds, infractions aux règles de droit de la concurrence, concurrence déloyale, infractions aux règles de négociation des valeurs mobilières, délit d'initié, divulgation de secrets commerciaux ou d'informations confidentielles, conflits d'intérêts et autres comportements délictueux/criminels pouvant être punis d'une amende administrative.
Les informations que vous livrez seront évaluées par Flender et, si nécessaire, par ses filiales (collectivement désignées par « Flender »). Cette alerte pourra déclencher des enquêtes internes et externes menées par les autorités et entraîner d'autres répercussions négatives pour les personnes concernées. Vous devriez par conséquent nous livrer uniquement des informations que vous estimez véridiques au mieux de votre connaissance. Livrer sciemment des informations fausses ou trompeuses aura de graves conséquences pour vous. La diffusion intentionnelle d'informations fausses est passible de poursuites pénales dans de nombreux pays. En règle générale, veuillez éviter de nous transmettre des informations si vous risquez des poursuites judiciaires dans votre pays.
Protection technique du système de recueil d'alerte :
La maintenance technique du système de recueil d'alerte Tell Us est réalisée par EQS Group AG, un opérateur indépendant situé à 10789 Berlin, Bayreuther Str. 35 (ci-après dénommé « EQS Group »). Les données sont fournies sur des serveurs protégés de Telekom Deutschland GmbH en Allemagne. Flender est seul responsable du traitement du contenu des alertes.
Les données à caractère personnel qui sont saisies dans le système de recueil d'alerte sont enregistrées dans une base de données opérée par EQS Group. Toutes les données sont cryptées, protégées par mot de passe et enregistrées dans un lieu sécurisé afin que l'accès au contenu des données enregistrées par voie électronique dans Tell Us soit limité à un cercle restreint de personnes autorisées de Flender. EQS Group ne peut pas visualiser le contenu des données enregistrées par voie électronique dans cette base de données.
Tant que vous ne saisissez pas de données permettant de tirer des conclusions quant à votre identité, ce système de recueil d'alerte protège votre anonymat automatiquement, en utilisant une solution technique certifiée et protégée par de nombreuses mesures techniques et organisationnelles.
Traitement et partage de votre alerte au sein de Flender :
Dès réception de votre alerte, le service conformité vérifie si une enquête approfondie est requise. Une enquête peut être menée par des enquêteurs professionnels internes ou externes. Les spécialistes externes que nous engageons sont liés à Flender par des obligations de confidentialité contractuelles ou légales pour garantir la confidentialité des informations que vous avez fournies.
Selon le contenu de votre alerte, les employés de Flender responsables de la suite du traitement de la problématique notifiée recevront les informations que vous avez fournies. Il s'agit avant tout des membres compétents du service conformité. En outre est informée la direction chargée, au sein de Flender, de remédier à toutes déficiences découvertes pendant le traitement de l'alerte. Les services juridique, d'audit et RH sont eux aussi fréquemment impliqués dans le traitement d'alertes à la non-conformité. Si votre alerte concerne une filiale, les personnes responsables au sein de ces entreprises seront notifiées.
Si le contenu de votre alerte n'entre dans aucune des catégories de conformité susmentionnées, nous transmettrons votre alerte au service responsable de Flender – à condition de la juger nécessaire et appropriée –. Pour des questions relatives au personnel, par exemple, il pourra s'agir du service RH responsable. Toutefois, Tell Us sert en règle générale uniquement à enregistrer les alertes entrant dans les catégories susmentionnées.
Flender pourra également faire appel à des spécialistes externes tels que des avocats, des auditeurs ou des experts légistes qui examineront votre alerte au nom de Flender.
Veuillez nous informer si vous ne souhaitez pas partager vos données à caractère personnel, en particulier votre nom, avec des personnes en dehors du service conformité de Flender (à moins que cela ne soit nécessaire pour préserver les intérêts légitimes de Flender). Veuillez noter toutefois qu'il se peut que nous ne puissions pas tenir pleinement compte de votre alerte.
Accès des agences gouvernementales :
Il se pourra également que Flender soit contraint par la loi de fournir à certaines agences gouvernementales, y compris, mais sans s'y limiter, les agences d'investigation gouvernementales ou les tribunaux, des informations sur les infractions à la conformité. Si nous sommes contraints de fournir des informations, ainsi qu'en cas de confiscations, nous ne serons pas en mesure de retenir les informations que vous avez fournies.
Dans certaines circonstances, Flender n'est pas contraint de partager des données à caractère personnel avec les agences gouvernementales, mais a le droit légal de le faire à titre volontaire. Veuillez nous informer si vous ne souhaitez pas que nous transmettions volontairement vos données à caractère personnel, y compris, mais sans s'y limiter, votre nom à des agences gouvernementales (à moins que cela soit nécessaire pour préserver les intérêts légitimes de Flender). Veuillez noter toutefois qu'il se peut que nous ne puissions pas tenir pleinement compte de votre alerte.
Partage d'informations avec d'autres pays :
Les informations personnelles que vous aurez fournies dans votre alerte pourront être transférées vers d'autres pays de l'UE ou d'autres pays en dehors de l'UE où le traitement confidentiel des données à caractère personnel n'est pas garanti par la loi dans la même ampleur qu'en Allemagne. Ceci s'applique particulièrement dans les pays qui ne sont pas considérés comme possédant un niveau de protection de données adéquat conformément aux dispositions de l'UE. Or, au sein de Flender, un niveau adéquat de protection des données est garanti par le biais de directives internes de protection des données contraignantes même dans des pays autres que l'Allemagne.
Veuillez nous informer si vous ne souhaitez pas que nous transmettions vos données à caractère personnel, y compris, mais sans s'y limiter, votre nom, à des pays autres que l'Allemagne (à moins que ce soit nécessaire pour préserver les intérêts légitimes de Flender). Veuillez noter toutefois qu'il se peut que nous ne puissions pas tenir pleinement compte de votre alerte.
Notification des parties concernées :
Il est fréquemment requis par la loi que les personnes faisant l'objet d'une alerte portant sur des indications d'infraction à la conformité doivent être notifiées et entendues. Dans le cadre de l'enquête, ces personnes auront l'opportunité de présenter leur opinion au sujet de cette alerte.
Faites-nous savoir si vous ne voulez pas que nous divulguions votre nom en tant que lanceur d'alerte. Veuillez noter qu'il se peut que la personne concernée dispose de droits légaux d'information qui pourraient nous imposer de divulguer votre nom. Les agences gouvernementales pourront également avoir des droits similaires d'information ou de confiscation qui entraîneront la divulgation de votre nom. Ceci pourra être le cas en particulier si la personne concernée prétend que les informations données à son encontre sont sciemment ou négligemment fausses et décide de déposer plainte.
Enregistrement des données à caractère personnel :
Les informations personnelles que vous avez fournies seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour enquêter et résoudre l'alerte de non-conformité, y compris la résolution des lacunes découvertes et la gestion de tous les litiges qui en découlent. Vos données à caractère personnel seront conservées encore plus longtemps si c'est requis en raison d'obligations légales, règlementaires ou contractuelles pour conserver les archives ou si c'est permis par la loi. Vos données à caractère personnel seront supprimées dès que ceci est requis par la loi.
Consentement et caractère volontaire :
Au fur et à mesure que vous saisissez des informations dans le système de recueil d'alerte, le système vous demandera votre consentement pour la collecte, le traitement et l'utilisation de vos données à caractère personnel incluses dans les informations conformément à la description ci-dessus. Veuillez noter que vous pouvez uniquement passer au formulaire de soumission d'alerte après avoir cliqué sur la boîte de consentement de traitement de données.
Si vous ne voulez pas que Flender collecte, traite et utilise vos données à caractère personnel conformément à la description, vous pourrez soumettre votre alerte à titre anonyme. La divulgation de vos données à caractère personnel est volontaire, au même titre que l'usage du système de recueil d'alerte. Toutefois, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir nous indiquer votre nom. De nombreuses enquêtes peuvent être menées plus rapidement et avec davantage d'efficacité si le nom du lanceur d'alerte est connu, puisque l'examinateur peut directement contacter le lanceur d'alerte.
En utilisant ce système de recueil d'alerte, vous acceptez que vos données à caractère personnel, selon l'étendue fournie par vous, soient collectées, traitées et utilisées comme décrit ci-dessus.
Flender GmbH, Legal & Compliance