إشعارات حماية البيانات
إننا نأخذ قضايا حماية البيانات والسرية على محمل الجد ونمتثل للأحكام الوطنية والأوروبية لحماية البيانات المعمول بها. الجوانب الرئيسة لسياستنا الخاصة بتخزين البيانات مشروحة بإيجاز أدناه.
تُطلعك هذه الصفحة على كيفية قيامنا بمعالجة الرسائل التي أرسلتها لنظام الإبلاغ عن المخالفات وكيفية تأكدنا من التعامل معها بسرية.
الغرض من معالجة البيانات والأساس القانوني والتعامل مع الرسائل السرية
أغراض معالجة البيانات التعامل مع الرسائل المتلقاة والتحقيق فيها أكثر من خلال برنامج الإبلاغ عن المخالفات وكذلك اتخاذ أي إجراءات قد تكون مطلوبة في ضوء ذلك.
توجه الرسائل الواردة إلى موظفين مدربين تدريبًا خاصًا في إدارتي التدقيق المؤسسي و / أو إدارة الامتثال المؤسسي في Beiersdorf AG وتعامل دائمًا بسرية. يفحص هؤلاء الموظفين الحالة ويحققون فيها أكثر، وفي حال الاشتباه المعقول، يرسلونها إلى هيئة محاكمة جنائية أو إلى إدارة داخلية مختصة إذا لزم الأمر (كالمجلس التنفيذي في الحالات المادية أو إلى إدارة الموارد البشرية لفرض عقوبات على المتهم). الرسائل المتعلقة بفئات حماية البيانات والضرائب والجمارك وتداول الأوراق المالية / التداول بناء على معلومات داخلية، والتمييز والمضايقات تُحال إلى الإدارة الداخلية المناسبة للفحص والتحقيق.
عند التحقيق في الرسالة، قد يكون من الضروري تقديم الرسائل إلى موظفين آخرين في Beiersdorf AG أو موظفين في شركات أخرى بمجموعة Beiersdorf AG، كأن تكون الرسائل مرتبطة بأحداث في شركة تابعة لـ Beiersdorf AG. قد يكون مقر هذه الشركات التابعة للمجموعة في دول واقعة خارج الاتحاد الأوروبي أو المنطقة الاقتصادية الأوروبية وتُطبق لوائح مختلفة بشأن حماية البيانات الشخصية. في هذه الحالة، نضمن نقل البيانات بما يتوافق مع أنظمة حماية البيانات المعمول بها. تبعًا لوجهة البيانات في الحالة قيد النقاش، نوافق على بنود حماية البيانات القياسية أو نطبق قواعد داخلية ملزمة لحماية البيانات أو ننقل البيانات فقط إلى الشركات المعتمدة من درع الخصوصية الأوروبي الامريكي أو الواقعة في بلدان أصدرت المفوضية الأوروبية خصيصًا لها قرارًا بشأن ملاءمتها. إضافةً إلى ذلك، نمتثل دائمًا لقوانين حماية البيانات ذات الصلة عند معالجة الرسائل. يسمح لنا بمعالجة البيانات الشخصية الواردة في الرسائل لأن لدينا مصلحة مشروعة في التحقيق والمعاقبة ومنع سوء السلوك داخل الشركة (المادة 6، الفقرة 1و من اللائحة العامة لحماية البيانات، من بين أشياء أخرى) ولأن المعالجة ضرورية للامتثال لالتزاماتنا القانونية (المادة 6، الفقرة 1ج من اللائحة العامة لحماية البيانات، من بين أشياء أخرى) أو لتأكيد او الدفاع عن المطالبات القانونية.
ليس لديك ما تخاف بشأنه إذا ما كنت تستخدم نظام الإبلاغ عن المخالفات بحسن نية. في حالة إساءة الاستخدام، على سبيل المثال، إذا تعمد المُبلِّغ إرسال رسالة كاذبة بغرض تشويه سمعة أحد الأشخاص، فإننا نحتفظ بالحق في اتخاذ إجراء ضده.
إخطار المتهم
وكقاعدة أساسية، إننا ملزمون بموجب القانون بإبلاغ المتهمين بأننا تلقينا رسائل عنهم، ما لم يكن ذلك يهدد بإجراء مزيدٍ من التحقيقات في الرسالة. لا يتم الكشف عن هويتك كمُبَلِّغ بقدر ما هو قانوني.
استخدام نظام الإبلاغ عن المخالفات
يحدث التواصل بين حاسوبك ونظام الإبلاغ عن المخالفات عبر اتصال مشفر (SSL). لا يُخزّن عنوان IP حاسوبك أثناء استخدامك لنظام الإبلاغ عن المخالفات. يُخزَّن ملف تعريف ارتباط على حاسوبك للحفاظ على الاتصال بينك و BKMS® System. ملف تعريف الارتباط المذكور يحتوي فقط على مُعرف الجلسة وصالح فقط حتى نهاية جلستك، أي أنه يصبح غير صالح عندما تسجل الخروج أو تغلق متصفحك.
ولكن يُرجى الملاحظة أن دخولك إلى نظام الإبلاغ عن المخالفات قد يترك بعض الآثار على حاسوبك. إذا دخلت نظام الإبلاغ عن المخالفات من حاسوب بشركتك، ينبغي أن تحذف الملفات المؤقتة (الذاكرة الانتقالية) وسجل المتصفح بعد ذلك. إن كان متصفحك يوفر "وضعًا خاصًا"، يفضل أن تستخدمه لأنه يوفر عليك إجراء عمليات الحذف يدويًا.
يمكنك أيضًا إنشاء صندوق بريد آمن باسم مستعار / اسم مستخدم وكلمة مرور من اختيارك. يسمح لك ذلك بإرسال رسائل إلى مدير الحالات في Beiersdorf AG بشكل مجهول وآمن. لا يحفظ هذا النظام البيانات إلا في نظام الإبلاغ عن المخالفات وبهذا يحميها جيدًا في العملية؛ وهو لا يشبه اتصال البريد الإلكتروني العادي.
إرسال الملحقات
يمكنك أيضًا إرسال ملحقات إلى مدير الحالات في Beiersdorf AG عند إرسال رسائل أو معلومات إضافية. إن كنت تود إرسال رسالة جديدة دون الكشف عن هويتك، يرجى تذكر نصيحة الأمان التالية: قد تحتوي الملفات على معلومات شخصية خفية يمكن أن تعرض مجهوليتك للخطر. يُرجى حذف جميع هذه المعلومات قبل إرسال أي ملف. إذا لم تتمكن من حذف هذه المعلومات أو كنت لا تعرف كيفية حذفها، فانسخ النص أو أرسل نسخة مطبوعة من المستند دون ذكر الهوية إلى مدير الحالات باستخدام الرقم المرجعي الذي تحصل عليه في نهاية عملية الإبلاغ (انظر ذيل الصفحة).
حقوقك بشأن معالجة بياناتك الشخصية
يحق لك، بموجب القانون الألماني وأي قانوني أوروبي معمول به لحماية البيانات، الحصول على المعلومات و - حال استيفاء الشروط المسبقة - الاطلاع على بياناتك الشخصية أو تصحيحها أو مسحها والحد من معالجتها وكذلك يحق لك نقلها، عند الاقتضاء. يمكنك الرجوع عن موافقتك على تخزين بياناتك في أي وقت لأسباب خاصة بك. في هذه الحالة، سنفحص على الفور مدى الحاجة إلى الاستمرار في التحقيق في الرسالة. لن تُعالج بياناتك بعد الآن مالم يكن ذلك إلزاميًا وهناك أسباب مشروعة للقيام بذلك.
بالإضافة إلى ذلك، يحق لك تقديم شكوى إلى الجهة المشرفة المسؤولة.
مدة التخزين
إننا نخزن الرسائل ما دامت مطلوبة في أي دعاوى قضائية أو إذا كانت لدينا مصلحة مشروعة في تخزينها أو حتى نخلُص إلى أن الرسالة ليس لها أساس من الصحة. بعد ذلك، تُحذف الرسائل أو تصبح مجهولة الهوية، على سبيل المثال، تُحذف الإشارات إلى هويتك كمُبَلِّغ وللمتهم بصورة لا رجعة فيها.
الإدارات المسؤولة وأمن البيانات
الإدارة المسؤولة عن حماية البيانات داخل نظام الإبلاغ عن المخالفات هي الإدارة المختصة بإدارة الامتثال المؤسسي في Beiersdorf AG، ش أوناشتراسه، 48، 20245 هامبورغ، ألمانيا. ويمثلها المجلس التنفيذي. يمكنك الاتصال بموظف حماية البيانات على العنوان السابق أو عبر dataprotection@beiersdorf.com. يُدار نظام الإبلاغ عن المخالفات باسم ونيابةً عن Beiersdorf AG عن طريق شركة في ألمانيا متخصصة في هذا المجال وهي "EQS Group GmbH"كارلشتراسه 47، 80333 ميونخ، ألمانيا. وبهذه الصفة، تكون هذه الشركة بمثابة مقدم خدمات بناءً على تعليمات مراقب البيانات بمعناه الوارد في اللائحة العامة لحماية البيانات. تُخزن البيانات الموجودة في نظام الإبلاغ عن المخالفات باستخدام إجراءات تقنية وتنظيمية شاملة. وتكون على وجه التحديد مشفرة بطريقة لا يمكن لشركة "EQS Group GmbH" من خلالها الاطلاع على البيانات ويمكن فقط لأشخاص معينين في شركة Beiersdorf AG الوصول إليها.