Informativa sulla privacy
Teniamo in grande considerazione la protezione dei dati e la riservatezza nell'ambito dell'utilizzo del sistema di segnalazione e rispettiamo le normative applicabili in materia di protezione dei dati. La presente direttiva si basa sul regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e sulle leggi locali applicabili in materia di protezione dei dati. Siete pregati di leggere attentamente la presente informativa sulla privacy prima di inviare una segnalazione.
Finalità del sistema di segnalazione
Il sistema di segnalazione (BKMS® System) è utilizzato per ricevere, trattare e gestire in modo sicuro e riservato segnalazioni riguardanti presunte violazioni delle leggi applicabili o delle norme interne del gruppo Vaillant. Il gruppo Vaillant si compone di Vaillant GmbH, Berghauser Strasse 40, 42859 Remscheid, Germania, e delle sue controllate.
Autorità responsabile e sicurezza dei dati
Il soggetto responsabile della protezione dei dati nell'ambito del sistema di segnalazione è Vaillant GmbH, Berghauser Straße 40, 42859 Remscheid, Germania (di seguito altresì "Vaillant"), in quanto società capogruppo. Il sistema di segnalazione è gestito da una società specializzata, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Municho, Germania, per conto di Vaillant. I dati e le informazioni personali inseriti nel sistema di segnalazione sono conservati in un database gestito da EQS Group GmbH all'interno di un centro dati altamente sicuro. Solo Vaillant ha accesso ai dati. Tutti i dati sono conservati in forma criptata, in modo tale che né EQS Group GmbH né altri terzi abbiano accesso ai dati; ciò è garantito mediante misure tecniche e organizzative esaustive facenti parte di una procedura certificata da un'autorità di protezione dei dati. Tutti i dati sono criptati e conservati previa protezione tramite livelli multipli di password; in questo modo l'accesso è limitato a un numero molto ristretto di persone autorizzate all'interno di Vaillant ed è trasmesso esclusivamente nel quadro del trattamento delle informazioni interno al gruppo Vaillant.
Tipi di dati personali raccolti
L'utilizzo del sistema di segnalazione è volontario. A seguito dell'invio di una segnalazione tramite il sistema vengono raccolti i dati e le informazioni personali elencati di seguito:
- nome, se rivelate la vostra identità
- se siete o meno un dipendente di Vaillant
- nome e altri dati personali delle persone menzionate nella segnalazione
- nome, qualifica e informazioni di contatto delle persone che trattano i dati
- fatti oggetto della segnalazione
- materiali raccolti ai fini della verifica dei fatti oggetto della segnalazione
- verbali delle operazioni di verifica
- risposte al messaggio, se avete utilizzato la casella di posta protetta.
Trattamento riservato delle segnalazioni
Le segnalazioni in entrata sono ricevute da un numero ristretto di dipendenti espressamente autorizzati e appositamente formati della Compliance Organization di Vaillant e sono sempre trattate in maniera riservata. I dipendenti della Compliance Organization di Vaillant valutano i fatti e svolgono le eventuali ulteriori indagini necessarie nei singoli casi.
Nell'ambito del trattamento di una segnalazione o di un'indagine speciale potrebbe rendersi necessaria la divulgazione delle segnalazioni ad altri dipendenti di Vaillant o a dipendenti di altre società del gruppo, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti accaduti presso le controllate. Le controllate potrebbero avere sede in Paesi non facenti parte dell'Unione europea o dello Spazio economico europeo in cui si applicano norme diverse in materia di protezione dei dati personali. Il rispetto delle normative applicabili in materia di protezione dei dati durante la divulgazione delle segnalazioni è sempre garantito.
In caso di dubbi riguardanti la protezione dei dati personali non esitate a contattarci all'indirizzo:
Vaillant GmbH
c.a. responsabile esterno della protezione dei dati (informazioni riservate)
Berghauser Str. 40
42859 Remscheid/ Germania
oppure
datenschutz@vaillant-group.com
Chiunque abbia ricevuto accesso ai dati è tenuto al rispetto della riservatezza.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati fintantoché risultano necessari per chiarire la situazione e svolgere una valutazione. Al termine del trattamento della segnalazione, i dati sono cancellati in conformità alle disposizioni di legge.
Utilizzo del sistema di segnalazione
Il vostro computer comunica con il sistema di segnalazione attraverso una connessione criptata (SSL). Il vostro indirizzo IP non viene salvato durante l'utilizzo del sistema di segnalazione. Per mantenere la connessione tra il vostro computer e il BKMS® System, sul vostro computer viene salvato un cookie che contiene esclusivamente l'ID della sessione (detto anche "cookie di sessione"). La validità di tale cookie si estende solo fino alla fine della sessione e termina con la chiusura del browser.
All'interno del sistema di segnalazione è possibile creare una casella di posta protetta da un nome utente e da una password a vostra scelta. La casella di posta vi permette di inviare segnalazioni al dipendente incaricato di Vaillant a vostro nome oppure in modalità anonima e sicura. Questa procedura garantisce una sicurezza particolare perché prevede la conservazione dei dati solo all'interno del sistema di segnalazione e non ha nulla a che fare con la tradizionale modalità di comunicazione via mail.
Nota sull'invio degli allegati
Insieme a una segnalazione o a un'integrazione, è contestualmente possibile inviare al dipendente incaricato di Vaillant anche degli allegati. Nel caso di segnalazioni in forma anonima è opportuno tenere presente che i file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero pregiudicare l'anonimità; si raccomanda pertanto, a fini di sicurezza, di cancellare tali dati prima dell'invio. Nel caso in cui non siate in grado di cancellare tali dati o non siate certi di come farlo, copiate il testo dell'allegato all'interno del testo della segnalazione o stampate il documento e inviatelo in forma anonima all'indirizzo indicato nel footer, riportando il numero identificativo ricevuto al termine della procedura di segnalazione.
Validità integrativa delle condizioni generali sulla protezione dei dati
Si applicano inoltre le nostre condizioni generali sulla protezione dei dati, consultabili all'indirizzo
https://www.vaillant-group.com/en/datenschutzerklaerung-368020.html
Versione: maggio 2022