Zásady zachování důvěrnosti
Nejvyšší důležitost přikládáme ochraně a důvěrnosti osobních údajů v rámci systému upozornění a postupujeme v souladu s platnými nařízeními týkajícími se ochrany osobních údajů. Tyto zásady vycházejí z Evropského nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) a z příslušných národních předpisů. Přečtěte si pozorně tyto zásady důvěrnosti, než napíšete upozornění.
Předmět systému upozorňování
Tento systém upozorňování (BKMS® System) je, při zachování naprosté bezpečnosti a důvěrnosti, určen k přijímání, zpracování a řízení upozornění týkajících se pravděpodobných porušení platných zákonů a interních předpisů skupiny Vaillant Group. Vaillant Group je společnost Vaillant GmbH, Berghauser Strasse 40, 42859 Remscheid (Německo) a její pobočky.
Odpovědný orgán a bezpečnost osobních údajů
Strana odpovědná za ochranu osobních údajů v rámci systému upozorňování je společnost Vaillant GmbH, Berghauser Straße 40, 42859 Remscheid, Německo, jako „mateřská“ společnost (dále jako: „Vaillant“). Systém upozorňování spravuje specializovaná společnost EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich v Německu na účet společnosti Vaillant.
Osobní údaje a informace zadané do systému upozorňování jsou uchovávány v databázi, kterou spravuje EQS Group GmbH, ve vysoce zabezpečeném IT centru. K těmto údajům má přístup pouze společnost Vaillant. Všechny údaje se uchovávají v zašifrované formě, takže ani společnost EQS Group GmbH ani žádné třetí osoby k nim nemají přístup. To je zajištěno pomocí náročných technických a organizačních opatření v rámci procedury certifikované orgánem pro ochranu osobních údajů.
Všechny osobní údaje jsou šifrovány a ukládány pod ochranou heslem na několika úrovních, takže přístup k nim je omezen pro velmi malý počet osob, které mají výslovné oprávnění společnosti Vaillant, a tyto údaje jsou předávány pouze v rámci zpracování informací v rámci skupiny Vaillant Group.
Typ shromažďovaných osobních údajů
Používání systému upozorňování je dobrovolné. Pokud pošlete upozornění prostřednictvím systému upozorňování, dostaneme následující osobní údaje a informace:
- Vaše jméno, pokud vyzradíte svou identitu
- Zda jste zaměstnancem společnosti Vaillant
- Jména osob a ostatní osobní údaje osob, které v upozornění uvedete
- Jméno, titul a kontaktní údaje osob, které se angažují ve shromažďování nebo zpracování upozornění
- Skutečnosti, na které upozorníte
- Důkazy získané v rámci ověření skutečností, na které upozorníte
- Hodnocení činností ověření
- Odpovědi na váš dotaz, pokud použijete chráněnou poštovní schránku
Důvěrné zpracování upozornění
Poslaná upozornění přijímá vybraná skupina zaměstnanců z oddělení Vaillant Compliance, která je k tomu speciálně pověřená a vyškolená, a zpracování vždy probíhá za co nejpřísněji důvěrných podmínek. Zaměstnanci oddělení Vaillant Compliance zkoumají uvedené skutečnosti a v případě potřeby provádějí další šetření.
V rámci zpracování upozornění nebo speciálního vyšetřování se může ukázat jako nezbytné sdílet upozornění s jinými zaměstnanci společnosti Vaillant nebo zaměstnanci jiných společností skupiny, například pokud se upozornění týkají incidentů v rámci poboček. Ty se mohou nacházet i v zemích mimo Evropskou unii nebo mimo Evropský hospodářský prostor s odlišnými předpisy ohledně ochrany osobních údajů. Při předávání upozornění vždy dbáme na to, aby byly dodržovány platné předpisy ve věci ochrany osobních údajů.
Pokud máte pochybnosti o ochraně osobních údajů, kontaktujte:
Vaillant GmbH
k rukám externí osoby odpovědné za ochranu osobních údajů (důvěrné)
Berghauser Str. 40
42859 Remscheid/ Germany
nebo
datenschutz@vaillant-group.com
Všechny osoby, které získají přístup k osobním údajům, mají povinnost dbát na dodržování jejich důvěrnosti.
Doba uchování osobních údajů
Osobní údaje uchováváme tak dlouho, jak je to nutné pro vyjasnění situace a pro vyhodnocení upozornění. Po ukončení procesu upozornění jsou tyto údaje vymazány podle nároků zákonných předpisů.
Použití systému upozorňování
Komunikace mezi vaším koordinátorem a systémem upozorňování probíhá prostřednictvím šifrovaného připojení (SSL). Vaše IP adresa se při použití systému upozorňování neukládá. Pro udržení spojení mezi vaším počítačem a systémem System BKMS® se na váš počítač uloží soubor cookie, který obsahuje pouze ID daného připojení (také se nazývá cookie připojení). Tento soubor cookie je platný pouze po dobu vašeho připojení, a jakmile zavřete vyhledávač, jeho platnost vyprší.
Je možné instalovat elektronickou poštovní schránku v rámci systému upozorňování, která je chráněna pomocí uživatelského jména a hesla, která si zvolíte individuálně. To vám umožní předávat upozornění odpovědné osobě ve společnosti Vaillant buď vašim jménem nebo zabezpečeným a anonymním způsobem. Tento systém ukládá pouze údaje v rámci systému upozorňování, což ho činí velice bezpečným. Nejde o tradiční e-mailovou komunikaci.
Zasílání příloh
Pokud zašlete upozornění nebo doplňující informaci, můžete současně poslat přílohy odpovědné osobě ve společnosti Vaillant. Pokud chcete upozornění podat anonymně, berte v potaz následující bezpečnostní upozornění: Soubory mohou obsahovat skryté osobní údaje, které mohou vyzradit vaši identitu. Než soubory odešlete, tyto údaje vymažte. Pokud se vám nepodaří tyto údaje vymazat nebo pokud nevíte, jak na to, zkopírujte text přílohy do textu zprávy upozornění nebo pošlete anonymně vytisknutou verzi dokumentu na adresu uvedenou v zápatí této stránky a specifikujte referenční číslo, které dostanete při dokončení postupu upozornění.
Uplatnění obecných podmínek ochrany osobních údajů
Dále platí naše všeobecné obchodní podmínky týkající se ochrany osobních údajů, které najdete na následujícím odkazu:
https://www.vaillant-group.com/en/datenschutzerklaerung-368020.html
Verze: květen 2022