Privacybeleid
Wij nemen gegevensbescherming en vertrouwelijkheid bij het gebruik van het klokkenluidersysteem zeer serieus en houden ons aan de toepasselijke voorschriften inzake gegevensbescherming. Deze richtlijn is gebaseerd op de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de lokaal geldende wetgeving inzake gegevensbescherming. Lees deze privacy-informatie zorgvuldig na vóór u een melding afgeeft.
Doel van het klokkenluidersysteem
Het klokkenluiderssysteem (BKMS® System) dient voor het veilig en vertrouwelijk ontvangen, verwerken en beheren van meldingen betreffende vermeende schendingen van toepasselijke wetgeving of interne regels van de Vaillant Groep. De Vaillant Groep bestaat uit Vaillant GmbH, Berghauser Strasse 40, 42859 Remscheid, Duitsland, en haar dochterondernemingen.
Verantwoordelijke autoriteit en gegevensbeveiliging
De partij die verantwoordelijk is voor de gegevensbescherming in het klokkenluidersysteem is Vaillant GmbH, Berghauser Straße 40, 42859 Remscheid, Duitsland als moedermaatschappij (hierna ook: “Vaillant”). Het klokkenluidersysteem wordt namens Vaillant beheerd door een gespecialiseerd bedrijf, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 München in Duitsland. Persoonlijke gegevens en informatie ingevoerd in klokkenluidersysteem zijn opgeslagen in een gegevensbank die geëxploiteerd wordt door EQS Group GmbH in een hoog beveiligd gegevenscentrum. Alleen Vaillant heeft toegang tot de gegevens. Alle gegevens worden zodanig gecodeerd opgeslagen dat noch EQS Group GmbH noch andere derden toegang hebben tot de gegevens. Dit wordt gewaarborgd door uitgebreide technische en organisatorische maatregelen in een door een gegevensbeschermingsautoriteit gecertificeerde procedure. Alle gegevens worden gecodeerd en opgeslagen met meerdere niveaus van wachtwoordbeveiliging, zodat de toegang beperkt is tot een zeer kleine selectie van uitdrukkelijk bevoegde personen bij Vaillant en alleen wordt doorgegeven in het kader van de verwerking van informatie binnen de Vaillant Groep.
Type verzamelde persoonsgegevens
Het gebruik van het klokkenluidersysteem is vrijwillig. Als u een melding afgeeft via het klokkenluidersysteem, verzamelen wij de volgende persoonsgegevens en informatie:
- Uw naam, als u uw identiteit kenbaar maakt
- Of u werkzaam bent bij Vaillant
- De namen van de personen en andere persoonsgegevens van personen die u vermeldt in uw melding.
- Naam, titel en contactgegevens van de personen die de gegevens verwerken
- Gemelde feiten
- Materiaal verzameld in verband met de verificatie van de gemelde feiten
- Notulen van de verificatiewerkzaamheden
Antwoorden op uw melding, als u de beveiligde postbus gebruikt
Vertrouwelijke behandeling van meldingen
Binnenkomende meldingen worden ontvangen door een kleine selectie van uitdrukkelijk bevoegde en speciaal getrainde medewerkers van de compliance-organisatie van Vaillant en worden altijd vertrouwelijk behandeld. De medewerkers van de compliance-organisatie van Vaillant evalueren de kwestie en voeren verder onderzoek uit dat vereist is door de specifieke kwestie.
Binnen het kader van het verwerken van een melding of binnen een speciaal onderzoek kan het nodig zijn om meldingen te delen met bijkomende medewerkers van Vaillant of medewerkers van bedrijven van andere groepen, bv. als de meldingen refereren naar voorvallen in dochterondernemingen. Deze laatste kunnen gevestigd zijn in een land buiten de Europese Unie of buiten de Europese Economische Ruimte, met een andere wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens. We verzekeren altijd dat de toepasselijke verordeningen inzake gegevensbescherming worden gevolgd bij het delen van meldingen.
Als u zich zorgen maakt over de bescherming van persoonsgegevens, neem dan contact met ons op:
Vaillant GmbH
Ter attentie van externe functionaris voor gegevensbescherming (vertrouwelijk)
Berghauser Str. 40
42859 Remscheid/ Duitsland
of
datenschutz@vaillant-group.com
Alle personen die toegang krijgen tot de gegevens, zijn verplicht om de gegevens vertrouwelijk te behandelen.
Retentieperiode van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden bewaard zolang dat nodig is om de situatie te verduidelijken en een evaluatie uit te voeren. Nadat de melding volledig is behandeld, worden deze gegevens volgens de wettelijke voorschriften verwijderd.
Gebruik van het klokkenluidersysteem
Communicatie tussen uw computer en het klokkenluidersysteem gebeurt via een versleutelde verbinding (SSL). Uw IP-adres wordt niet opgeslagen tijdens uw gebruik van het klokkenluidersysteem. Om de verbinding tussen uw computer en de BKMS® System in stand te houden, wordt op uw computer een cookie opgeslagen die alleen de sessie-ID bevat (een zogeheten sessiecookie). Deze cookie is uitsluitend geldig tot het einde van uw sessie en vervalt wanneer u uw browser sluit.
Het is mogelijk om een postbus aan te maken binnen het klokkenluidersysteem dat beveiligd is met een persoonlijk gekozen gebruikersnaam en wachtwoord. Op die manier kunt u meldingen naar de bevoegde werknemer van Vaillant zenden in uw eigen naam of op anonieme, veilige manier. Dit systeem slaat enkel gegevens op binnen het klokkenluidersysteem, wat het bijzonder veilig maakt. Het is geen vorm van gewone e-mailcommunicatie.
Opmerking over het verzenden van bijlagen
Bij het afgeven van een melding of een aanvullende informatie kunt u tegelijkertijd bijlagen naar de verantwoordelijke Vaillant medewerker sturen. Houd rekening met het volgende advies over de beveiliging van gegevens als u een anonieme melding wilt afgeven: bestanden kunnen verborgen persoonlijke gegevens bevatten die uw anonimiteit in gevaar brengen. Verwijder deze gegevens vóór u de verzending uitvoert. Indien u niet in staat bent deze gegevens te verwijderen of aarzelt over hoe u dit moet doen, kopieer dan de tekst van uw bijlage in uw meldingstekst of zend het afgedrukte document anoniem naar het adres opgegeven in de voetnoot, waarbij u het referentienummer vermeldt op het einde van het meldingsproces.
Aanvullende geldigheid van de algemene voorwaarden voor gegevensbescherming
Daarnaast zijn onze algemene voorwaarden voor gegevensbescherming op https://www.vaillant-group.com/en/datenschutzerklaerung-368020.html van toepassing
Versie: Mei 2022