Informácie o ochrane osobných údajov
Ochranu osobných údajov a utajenie berieme veľmi vážne a dodržiavame ustanovenia aplikovateľných národných a európskych právnych predpisov na ochranu osobných údajov. Kľúčové aspekty našich zásad ukladania údajov sú stručne opísané nižšie.
Na tejto strane sú uvedené informácie o tom, ako v systéme podávania hlásení spracovávame podané hlásenia a ako zabezpečujeme ich dôverné spracovanie.
Účel spracovania údajov, právny základ a manipulácia s dôverným hlásením
Účelom spracovania údajov je manipulácia a ďalšie skúmanie hlásení prijatých cez program podávania hlásení a prijímanie akýchkoľvek opatrení, nutných pri ich objasňovaní.
Prijaté hlásenia sú presmerované špeciálne vyškoleným zamestnancom oddelenia Corporate Auditing alebo Corporate Compliance Management spoločnosti Beiersdorf AG a vždy sa s nimi zaobchádza ako s dôvernými. Títo zamestnanci prípad vyhodnotia, ďalej ho preskúmajú a v prípade odôvodneného podozrenia ho môžu odovzdať príslušnému orgánu na trestné stíhanie alebo internému oddeleniu (napr. Executive Board pri majetkových prípadoch alebo Human Resources, s cieľom uvalenia sankcií voči obvinenej osobe alebo osobám). Hlásenia týkajúce sa kategórií ochrany osobných údajov, daní, ciel, obchodovania s cennými papiermi/nelegálneho využívania informácií a diskriminácie/obťažovania sa odovzdajú príslušnému oddeleniu spoločnosti na ďalšie vyhodnotenie a preskúmanie.
Pri skúmaní hlásenia možno bude nutné poskytnúť ho aj iným zamestnancom spoločnosti Beiersdorf AG alebo skupiny spoločností Beiersdorf AG (napr. ak sa hlásenie týka prípadov v dcérskych spoločnostiach Beiersdorf AG). Spoločnosti skupiny môžu byť v krajinách mimo Európskej únie alebo v krajinách európskeho hospodárskeho priestoru s odlišnými predpismi o ochrane osobných údajov. V takom prípade zabezpečíme prenos údajov v súlade s platnými predpismi o ochrane osobných údajov. V závislosti od cieľového miesta údajov konkrétneho prípadu dohodneme štandardné ustanovenia o ochrane osobných údajov, aplikujeme záväzné interné pravidlá o ich ochrane, alebo údaje odošleme len spoločnostiam s certifikáciou podľa „štítu na ochranu osobných údajov medzi EÚ a USA“, alebo ktoré sa nachádzajú v krajinách, pre ktoré Európska komisia vydala rozhodnutie o primeranosti. Pri spracovávaní hlásení navyše vždy dodržiavame príslušné zákony o ochrane osobných údajov. Spracovávať osobné údaje uvedené v hláseniach máme plné právo, pretože máme legitímny záujem o vyšetrenie, sankcionovanie a zabránenie nesprávnemu konaniu v rámci spoločnosti (okrem iného aj čl. 6, písm. 1f nariadenia GDPR) a pretože ich spracovanie je nutné z dôvodu súladu s našimi právnymi povinnosťami (okrem iného aj čl. 6, písm. 1c nariadenia GDPR) alebo pre uplatňovanie, či ochranu našich právnych cieľov.
Ak systém podávania hlásení použijete v dobrej viere, nemusíte mať žiadne obavy. V prípade zneužitia, napríklad ak by podávateľ vedome podal falošné hlásenie s cieľom niekoho diskreditovať, si vyhradzujeme právo voči nemu zakročiť.
Oznámenie obvinenej osobe
Už z princípu máme podľa zákona povinnosť informovať obvinenú osoby alebo osoby, že sme prijali hlásenie, ktoré sa ich týka, pokiaľ tým nebude ohrozené ďalšie vyšetrovanie hlásenia. Pokiaľ to je po právnej stráne možné, Vaša totožnosť podávateľa hlásenia nebude prezradená.
Používanie systému podávania hlásení
Komunikácia medzi Vašim počítačom a systémom podávania hlásení využíva šifrované spojenie (SSL). Pri používaní systému sa IP adresa Vášho počítača neuloží. Kvôli udržaniu spojenia medzi nim a BKMS® System sa vo vašom počítači uložia súbory cookie. Tieto súbory cookie obsahujú len ID relácie a sú platné len do jej ukončenia, t.j. ak sa odhlásite alebo zatvoríte svoj prehliadač, stanú sa neplatnými.
Uvedomte si však, že pristúpenie k systému podávania hlásení môže na Vašom počítači zanechať stopy. Ak na pristúpenie k systému použite firemný počítač, mali by ste zvážiť vymazanie dočasných údajov (pamäť cache) s následným vymazaním histórie vyhľadávania. Ak Váš prehliadač ponúka „súkromný režim“, mali by ste ho podľa možností použiť, pretože Vám ušetrí manuálne vymazávanie.
Môžete si zriadiť aj zabezpečenú poštovú schránku s pseudonymom/používateľským menom a heslom podľa svojho výberu. Jej prostredníctvom môžete odoslať hlásenie manažérovi svojho prípadu spoločnosti Beiersdorf AG anonymne a bezpečne. Tento systém len ukladá údaje do systému podávania hlásení a špeciálnym spôsobom ich počas procesu chráni. Nie je porovnateľný so štandardnou e-mailovou komunikáciou.
Odosielanie príloh
Pri podávaní hlásenia alebo odosielaní dodatočnej informácie môžete manažérovi svojho prípadu v spoločnosti Beiersdorf AG odoslať aj prílohy. Ak hlásenie chcete podať anonymne, vezmite do úvahy túto bezpečnostnú poznámku: Súbory môžu obsahovať skryté osobné informácie, ktoré by mohli ohroziť Vašu anonymitu. Pred odoslaním akéhokoľvek súboru odstráňte všetky také informácie. Ak tieto informácie nemôžete odstrániť alebo neviete ako to urobiť, text prekopírujte alebo vytlačenú kópiu dokumentu odošlite anonymne manažérovi prípadu pomocou referenčného čísla, uvedeného na konci procesu hlásenia (pozri poznámku pod čiarou).
Vaše práva týkajúce sa spracovávania Vašich osobných údajov
Podľa nemeckého a akéhokoľvek aplikovateľného európskeho zákona na ochranu osobných údajov máte právo na informovanosť a pri splnení príslušných podmienok aj na prístup ku svojim osobným údajom, ich opravenie a vymazanie a na obmedzenie ich spracovania. Ak to je aplikovateľné, máte aj právo na prenosnosť údajov. Súhlas s uložením svojich údajov môžete kedykoľvek zrušiť z dôvodov týkajúcich sa svojej konkrétnej situácie. V takom prípade okamžite preskúmame rozsah, v akom musí byť hlásenie ešte preskúmané. Vaše údaje už nebudú ďalej spracovávané, pokiaľ na to nemáme zákonnú povinnosť alebo na to neexistujú právne dôvody.
Okrem toho máte právo podať sťažnosť príslušnému orgánu dohľadu.
Doba uloženia
Hlásenia ukladáme po dobu potrebnú pre trestné stíhanie, alebo pokiaľ trvá náš právny záujem o ich uloženie, alebo pokiaľ dospejeme k názoru, že hlásenie bolo neodôvodnené. Potom sú hlásenia vymazané alebo anonymizované, t.j. odkazy na vašu totožnosť ako podávateľa hlásenia a na obvinenú osobu budú nenávratne a neodvolateľne vymazané.
Zodpovedné oddelenia a zabezpečenie údajov
Oddelenie zodpovedné za ochranu osobných údajov v rámci systému podávania hlásení je Corporate Compliance Management spoločnosti Beiersdorf AG, Unnastr. 48, 20245 Hamburg, Nemecko. Zastupuje ho Executive Board (predstavenstvo). Pracovníka zodpovedného za ochranu osobných údajov môžete kontaktovať na vyššie uvedenej adrese alebo na dataprotection@beiersdorf.com. Systém podávania hlásení je v mene Beiersdorf AG prevádzkovaný nemeckou špecializovanou spoločnosťou EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 München, Nemecko. V tomto ohľade koná ako poskytovateľ služieb podľa pokynov kontrolóra údajov v rámci nariadenia GDPR. Pri ukladaní systému podávania hlásení sa používajú komplexné technické a organizačné opatrenia. Systém je špeciálne zašifrovaný takým spôsobom, aby si ho spoločnosť EQS Group GmbH nemohla prezrieť a aby k nemu mali prístup len určené osoby v Beiersdorf AG.