Zásady ochrany osobných údajov
Ochrane a dôvernosti osobných údajov vo výstražnom systéme prikladáme najvyššiu dôležitosť a konáme v súlade s platnými predpismi o osobných údajoch. Tieto zásady sa zakladajú na Európskom nariadení o ochrane osobných údajov (GDPR) a príslušných národných predpisoch. Tieto zásady ochrany osobných údajov si pred odoslaním oznámenia dôsledne prečítajte.
Účel tohto výstražného systému
Výstražný systém (BKMS® System) slúži na bezpečné a dôverné prijímanie, spracovanie a riadenie oznámení týkajúcich sa údajných porušení platných predpisov a interných pravidiel skupiny Vaillant. Skupina Vaillant zahŕňa Vaillant GmbH, Berghauser Strasse 40, 42859 Remscheid (Nemecko) a jej dcérske spoločnosti.
Príslušný orgán a bezpečnosť údajov
Strana zodpovedná za ochranu osobných údajov vo výstražnom systéme je Vaillant GmbH, Berghauser Straße 40, 42859 Remscheid, Nemecko, ako „materská“ spoločnosť (ďalej len: „Vaillant“). Výstražný systém spravuje špecializovaná spoločnosť EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich v Nemecku za spoločnosť Vaillant.
Osobné údaje a informácie zadané do výstražného systému sú uložené v databáze prevádzkovanej spoločnosťou EQS Group GmbH, vo vysoko zabezpečenom dátovom centre. K údajom má prístup iba spoločnosť Vaillant. Všetky uložené údaje sú šifrované, takže ani EQS Group GmbH ani iné tretie strany k nim nemôžu získať prístup. Ten je zabezpečený prostredníctvom významných technických a organizačných opatrení v rámci overeného postupu orgánu pre ochranu údajov.
Všetky údaje sú zašifrované a uložené s ochranným heslom na niekoľkých úrovniach tak, aby prístup k nim bol obmedzený len pre veľmi malý počet ľudí s výslovným povolením spoločnosti Vaillant a sú prenášané ako súčasť spracovania informácií v rámci skupiny Vaillant.
Typ zhromaždených osobných údajov
Používanie výstražného systému je dobrovoľné. Ak odošlete upozornenie prostredníctvom výstražného systému, zbierame o vás nasledovné osobné údaje a informácie:
- Vaše meno, ak zverejníte svoju identitu
- Ak ste zamestnanec spoločnosti Vaillant
- Mená osôb a iné osobné údaje osôb, ktoré ste v upozornení uviedli.
- Meno, titul a údaje o osobe, ktorá sa podieľa na prijímaní alebo spracovaní upozornenia
- Oznámené skutočnosti
- Komponenty zozbierané v rámci overovania oznámených skutočností
- Záznamy o kontrolnej činnosti
- Odpovede na vaše správy, ak používate chránenú poštovú schránku
Dôverné spracovanie oznámení
Oznámenia prijíma malé množstvo zamestnancov, ktorí na to majú výslovné oprávnenie a sú špeciálne vyškolení v rámci prevádzkovej zhody spoločnosti Vaillant. Oznámenia sa vždy spracúvajú čo najdôvernejšie. Zamestnanci prevádzkovej zhody spoločnosti Vaillant preskúmajú skutočnosti a v prípade potreby vykonajú širšie vyšetrovanie.
V rámci spracovania upozornenia alebo špeciálneho vyšetrovania môže byť nevyhnutné zdieľať upozornenia s ostatnými zamestnancami spoločnosti Vaillant alebo zamestnancami iných spoločností skupiny, napr, ak takéto oznámenia sa týkajú incidentov, ku ktorým došlo v dcérskych spoločnostiach. Tie sa môžu nachádzať na území mimo Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru a môžu mať inú právnu úpravu týkajúcu sa ochrany osobných údajov. Vždy dbáme na to, aby platné ustanovenia týkajúce sa ochrany osobných údajov boli pri zasielaní oznámení vždy dodržané.
Ak máte pochybnosti o ochrane osobných údajov, neváhajte nás kontaktovať:
Vaillant GmbH
Do pozornosti externého vedúceho pre ochranu osobných údajov (dôverné)
Berghauser Str. 40
42859 Remscheid/ Germany
Alebo
datenschutz@vaillant-group.com
Každý, kto má prístup k osobným údajom, je povinný rešpektovať zásady ochrany osobných údajov.
Lehota uchovávania osobných údajov
Osobné údaje sa uschovávajú na dobu nevyhnutne potrebnú na objasnenie situácie a vykonanie hodnotenia oznámenia. Po ukončení oznámenia sú údaje odstránené v súlade s právnymi požiadavkami.
Používanie výstražného systému
Ku komunikácii medzi vašim počítačom a výstražným systémom dochádza pomocou šifrovaného pripojenia (SSL). Pri použití výstražného systému sa vaša IP adresa neuloží. Aby bolo možné zachovať spojenie medzi počítačom a System BKMS®, do vášho počítača sa uloží súbor cookies, ktorý obsahuje ID relácie (nazývaný aj súbor „cookie“ relácie). Tento súbor cookie je platný iba do ukončenia relácie a po zatvorení prehliadača exspiruje.
Do výstražného systému je možné nainštalovať elektronickú schránku, ktorá je chránená používateľským menom a heslom, ktoré si používateľ sám vyberie. Vďaka tomu môžete oznámenia zasielať priamo príslušnému nadriadenému v spoločnosti Vaillant, a to buď podľa vášho mena alebo zabezpečeným a anonymným spôsobom. Tento systém zaznamenáva údaje iba v rámci výstražného systému, vďaka čomu je spoľahlivý. Nejde o tradičnú e-mailovú komunikáciu.
Poznámka k odosielaniu príloh
Ak posielate dodatočné oznámenie alebo informáciu, môžete príslušnému vedúcemu zamestnancovi spoločnosti Vaillant posielať aj prílohy. Ak chcete nejakú skutočnosť oznámiť anonymne, dodržujte, prosím, nasledujúce bezpečnostné pokyny: súbory môžu obsahovať maskované osobné údaje, ktoré by mohli ohroziť vašu anonymitu. Pred odoslaním súborov tieto údaje odstráňte. Ak sa vám údaje nepodarí vymazať alebo ak neviete, ako to urobiť, skopírujte text z prílohy do oznámenia alebo vytlačenú kópiu dokumentu odošlite anonymne do poznámky v spodnej časti strany, pričom uveďte referenčné číslo, ktoré vám bude po oznámení poskytnuté.
Aplikácie všeobecných podmienok ochrany osobných údajov
Naše všeobecné podmienok týkajúce sa ochrany osobných údajov sa používajú a môžete si ich prečítať na nasledovnom odkaze:
https://www.vaillant-group.com/en/datenschutzerklaerung-368020.html
Verzia: májr 2022