Information om dataskydd
Vi tar dataskydd och sekretess på största allvar och följer gällande nationella dataskyddsbestämmelser. Vi ber dig att noga läsa igenom dataskyddsinformationen innan du gör en anmälan.
Syftet med anmälningssystemet
Anmälningssystemet (BKMS® System) ger tillgång till en säker och konfidentiell portal för att ta emot och hantera information om vissa brott och lagöverträdelser som gäller ekonomisk brottslighet (t.ex. korruption) och annat olagligt beteende (t.ex. brott mot Würth-koncernens efterlevnadskod).
Datasäkerhet
Den information och de uppgifter som du anmäler kommer att utvärderas av Adolf Würth GmbH & Co. KG, Reinhold-Würth-Straße 12-17, D-74653 Künzelsau och, om nödvändigt, samarbetande företag enligt § 15 AktG (sammantaget kallade ”Würth”). Anmälningssystemet drivs av ett specialiserat företag, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin i Tyskland, på uppdrag av Adolf Würth GmbH & Co KG (hädanefter även kallat: ”företag”).
Personuppgifter och information som anges i anmälningssystemet lagras i en databas som drivs av EQS Group AG på ett högsäkerhetsdatacenter. Endast Würth har tillgång till uppgifterna. EQS Group AG och andra utomstående parter kan inte komma åt uppgifterna. Detta säkerställs i det certifierade förfarandet genom omfattande tekniska och organisatoriska åtgärder.
Alla uppgifter lagras krypterade med flera nivåer av lösenordsskydd så att åtkomsten är begränsad till en mycket liten grupp av uttryckligen behöriga personer hos Würth.
Typ av personuppgifter som samlas in
Det är helt frivilligt att använda anmälningssystemet. Om du gör en anmälan via anmälningssystemet kommer vi att samla in följande personuppgifter och information:
- ditt namn, om du vill tala om vad du heter
- om du arbetar hos Würth
- namn och andra personuppgifter för de personer som du nämner i din anmälan.
Konfidentiell hantering av anmälningar
Inkommande anmälningar tas emot av några få utvalda, uttryckligen behöriga och specialutbildade medarbetare hos Würth, och de hanteras alltid konfidentiellt. Medarbetarna hos Würth utvärderar ärendet och gör ytterligare utredningar som kan behövas i det enskilda fallet.
När en anmälan behandlas, eller om en specialutredning pågår, kan det ibland bli nödvändigt att vidarebefordra dess innehåll till andra anställda hos Würth, t.ex. medarbetare på revisions- eller HR-avdelningen. För att behandla din anmälan kan det också bli nödvändigt att dela dina uppgifter med länder utanför EU eller det Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, där andra regler om skydd av personuppgifter gäller. Vi ser alltid till att följa alla tillämpliga dataskyddsbestämmelser när vi delar anmälningar. Alla personer som får tillgång till uppgifterna är skyldiga att upprätthålla sekretess.
Lagringstid för personuppgifter
Personuppgifter sparas så länge det behövs, i syfte att klargöra situationen och göra en utvärdering. När en anmälan är avslutad kommer alla data i den att tas bort enligt lagstadgade bestämmelser.
Använda anmälningsportalen
Din dator kommunicerar med anmälningssystemet genom en krypterad anslutning (SSL). Din IP-adress sparas inte när du använder anmälningssystemet. För att förbindelsen mellan din dator och BKMS® System ska finnas kvar sparas en kaka som bara innehåller sessionens id, (en så kallad sessionscookie) på datorn. Denna kaka är endast giltig till slutet av din session och upphör när du stänger din webbläsare. I anmälningssystemet kan du skapa en skyddad brevlåda med ett användarnamn och ett lösenord som du väljer själv. Detta gör att du kan skicka anmälningar till den ansvariga medarbetaren hos Würth, antingen i ditt namn eller på ett anonymt och säkert sätt. Systemet sparar bara data inom anmälningssystemet, vilket gör det extra säkert. Det kan inte jämföras med vanlig e-postkommunikation.
Information om bilagor
När du gör en anmälan eller skickar ett tillägg kan du också bifoga bilagor till en behörig medarbetare hos Würth. Observera följande säkerhetsanvisning om du vill göra en anonym anmälan: Filer kan innehålla dold information med personuppgifter som kan avslöja din identitet. Ta bort dessa uppgifter innan du skickar filen. Om du inte kan ta bort den här informationen eller inte vet hur det går till, ska du kopiera texten från din bilaga till anmälningstexten eller skicka en utskrift av den anonymt med det referensnummer du får i slutet av anmälningsprocessen till den adress som anges i sidfoten.
Version: Februari 2017