Informationer vedrørende databeskyttelse
Vi tager databeskyttelse og -diskretion meget alvorligt og opfylder de gældende nationale databeskyttelseslove. Du bedes læse disse informationer om databeskyttelse omhyggeligt igennem, før du indgiver en rapport.
Formål med whistleblowing-systemet
Whistleblowing-systemet (BKMS® System) giver en sikker og fortrolig portal til modtagelse og behandling af oplysninger om visse forbrydelser og overtrædelser af loven om økonomisk kriminalitet (f.eks. korruption) og anden ulovlig adfærd (f.eks. brud på Würth Groups compliance-kodeks).
Datasikkerhed
Dine indberettede oplysninger og data vil blive evalueret af Adolf Würth GmbH & Co. KG, Reinhold-Würth-Straße 12-17, 74653 Künzelsau, Tyskland, og, ved behov, af samarbejdende firmaer i henhold til § 15 AktG (samlet kaldet "Würth"). Whistleblowing-systemet drives af en specialiseret virksomhed, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin i Tyskland, på vegne af Adolf Würth GmbH & Co KG (herefter også kaldet: "firma").
Persondata og -oplysninger, der indtastes i whistleblowing-systemet, gemmes i en database, der drives af EQS Group AG, i et datacenter med høj sikkerhed. Kun Würth har adgang til disse data. EQS Group AG og tredjeparter har ikke adgang til dataene. Dette sikres ved hjælp af en certificeret procedure med omfattende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.
Alle data gemmes krypteret med beskyttelse af adgangskoder på flere niveauer, hvilket sikrer, at adgangen begrænses til et meget lille udvalg af specielt autoriserede personer hos Würth.
De indsamlede personoplysningers type
Brug af whistleblowing-systemet foregår på frivillig basis. Hvis du indgiver en rapport via whistleblowing-systemet, samler vi følgende personoplysninger og -data:
- dit navn, hvis du vælger at oplyse din identitet,
- om du er ansat hos Würth og
- navnene på personerne og andre personoplysninger på personer, du angiver i din rapport.
Fortrolig håndtering af rapporter
Indgående rapporter modtages af en lille gruppe specielt autoriserede og uddannede medarbejdere hos Würth og behandles altid fortroligt. De ansatte hos Würth vurderer sagen og foretager yderligere undersøgelser, som kræves i det enkelte tilfælde.
Under behandlingen af en rapport eller udførelse af særlige undersøgelser kan det være nødvendigt at fremsende rapporter til medlemmer af Würth, f.eks. medarbejdere i revisions- eller HR-afdelingen. For at behandle din rapport kan det være nødvendigt at videresende data til lande uden for Den Europæiske Union eller Det Europæiske Økonomiske Område, hvor andre love i forhold til beskyttelse af personoplysninger kan være gældende. Vi sørger altid for, at de gældende forordninger vedrørende databeskyttelse overholdes ved deling af rapporter. Alle personer, der modtager adgang til dataene, har tavshedspligt.
Opbevaringsperiode for persondata
Persondata gemmes, så længe det er nødvendigt for at afklare situationen og foretage en afsluttende evaluering. Når rapporten er blevet behandlet, slettes oplysningerne i overensstemmelse med de gældende lovkrav.
Brug af rapporteringsportalen
Kommunikationen mellem din computer og whistleblowing-systemet foregår via en krypteret forbindelse (SSL). Din IP-adresse gemmes ikke, mens du bruger whistleblowing-systemet. For at opretholde forbindelsen mellem din computer og BKMS® System gemmes en cookie på din computer, som kun indeholder en session-ID (en såkaldt sessioncookie). Denne cookie er kun gyldig indtil slutningen af din session og udløber, når du lukker din browser. Det er muligt at oprette en postkasse i whistleblowing-systemet, der er sikret med et individuelt valgt brugernavn og en adgangskode. Det gør det muligt for dig at sende rapporter til de ansvarlige medarbejdere hos Würth enten med navns nævnelse eller på en anonym og sikker måde. Dette system gemmer kun data i whistleblowing-systemet, hvilket gør det særdeles sikkert. Det kan ikke sammenlignes med almindelig e-mailkommunikation.
Bemærkning vedrørende forsendelse af bilag
Når du indgiver en rapport eller en tilføjelse, kan du samtidigt sende vedhæftede bilag til den ansvarlige medarbejder hos Würth. Hvis du vil indgive en anonym rapport, skal du bemærke følgende om din sikkerhed: Filer kan indeholde skjulte persondata, der kan være til fare for din anonymitet. Fjern disse oplysninger før afsendelse. Hvis du ikke kan fjerne disse data eller ikke rigtig ved, hvordan du skal gøre det, skal du kopiere bilagets tekst ind i rapportteksten eller sende det udskrevne dokument anonymt til adressen i fodnoten med angivelse af referencenummereret, som du modtog i slutningen på rapporteringsprocessen.
Version: Februar 2017