Avis sur la protection des données
Nous accordons la plus haute importance à la protection et la confidentialité des données et adhérons aux prescriptions nationales en vigueur concernant la protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations de protection des données avant de soumettre une alerte.
Objectif du système d'alerte
Le système d'alerte (BKMS® System) fournit un portail sécurisé et confidentiel pour la réception et le traitement d'informations sur certains crimes et infractions de la loi sur la criminalité en col blanc (par ex. corruption) et d'autres types de comportement illicites (par ex. les atteintes au Code de conformité du groupe Würth).
Sécurité des données
Les informations et données que vous avez communiquées seront évaluées par Adolf Würth GmbH & Co. KG, Reinhold-Würth-Straße 12-17, D-74653 Künzelsau et, si nécessaire, des entreprises coopérant au sens de l'article 15 de la loi allemande sur les sociétés par actions AktG (collectivement désignées par « Würth »). Le système d'alerte est opéré par une société spécialisée, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne, pour le compte d'Adolf Würth GmbH & Co KG (ci-après également désignée par : « entreprise »).
Les données personnelles et informations saisies dans le système d'alerte sont conservées dans une base de données opérée par EQS Group AG, dans un centre de données à haute sécurité. Seul Würth a accès aux données. EQS Group AG et d'autres tiers n'ont pas accès aux données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par le biais de mesures techniques et organisationnelles extensives.
Toutes les données sont encryptées et enregistrées à l'aide de multiples niveaux de protection du mot de passe de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes dotées d'une autorisation expresse chez Würth.
Type de données personnelles recueillies
L'usage du système d'alerte a lieu sur une base volontaire. Si vous soumettez une alerte par le biais du système d'alerte, nous recueillons les données personnelles et informations suivantes :
- votre nom, si vous décidez de divulguer votre identité,
- si vous êtes salarié chez Würth, et
- les noms des personnes et d'autres données personnelles des personnes que vous citez dans votre alerte.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes entrantes sont reçues par une petite sélection de salariés dotés d'autorisations expresses et spécialement formés de Würth et sont toujours traitées dans la plus stricte confidentialité. Les salariés de Würth évaluent le cas et procèdent aux enquêtes plus détaillées requises par le cas spécifique.
Au cours du traitement d'une alerte ou de la conduite d'une enquête spéciale, il pourra s'avérer nécessaire de transmettre les alertes aux membres de Würth, par ex. les salariés du département d'audit ou des RH. Pour traiter votre alerte, il pourra s'avérer nécessaire de transmettre des données à des pays en dehors de l'Union Européenne ou de l'Espace économique européen régis par des règlements différents sur la protection des données personnelles. Nous garantissons toujours la conformité aux règlementations de protection des données applicables au moment du partage des alertes.Toute personne obtenant accès aux données est tenue de veiller à la confidentialité.
Durée de conservation des données personnelles
Les données personnelles sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et procéder à une évaluation. Après l'achèvement du traitement de l'alerte, ces données sont supprimées en conformité avec les exigences règlementaires.
Utilisation du portail d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée au cours de votre utilisation du système d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie est enregistré sur votre ordinateur qui ne contient que l'ID de la session (encore appelé cookie de session). Ce cookie est seulement valable jusqu'à la fin de votre session et expire quand vous fermez votre navigateur.Il est possible d'installer une boîte de dialogue au sein du système d'alerte qui est protégée à l'aide d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe choisis individuellement. Ceci vous permet d'envoyer des alertes au salarié responsable chez Würth soit nominalement, soit de manière sécurisée et anonyme. Ce système enregistre uniquement des données à l'intérieur du système d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l'envoi d'annexes
Lors de la soumission d'une alerte ou d'un ajout, vous pouvez en même temps envoyer des annexes au salarié Würth responsable. Si vous souhaitez soumettre une alerte anonyme, veuillez prendre note de la consigne de sécurité suivante : les fichiers peuvent contenir des données personnelles masquées susceptibles de mettre en péril votre anonymat. Retirez ces données avant de les envoyer. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre annexe dans le texte de votre message d'alerte ou envoyer une copie imprimée du document anonymement à l'adresse figurant dans la note de bas de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.
Version : février 2017