Tietosuojailmoitukset
Suhtaudumme tietosuojaan ja tietojen luottamukselliseen käsittelyyn erittäin vakavasti ja noudatamme voimassa olevia kansallisia tietosuojasäädöksiä. Lue nämä tietosuojaa koskevat tiedot huolellisesti ennen ilmoituksen lähettämistä.
Ilmoitusjärjestelmän tarkoitus
Ilmoitusjärjestelmä (BKMS® System) tarjoaa turvallisen ja luotettavan portaalin tiettyjä rikoksia ja valkokaulusrikollisuutta (esim. korruptio) sekä muuta laitonta käytöstä (esim. Würth-konsernin Vaatimustenmukaisuussäännöstön rikkomukset) koskevien ilmoitusten vastaanottamiseen ja käsittelyyn.
Tietoturvallisuus
Ilmoittamasi tiedot arvioi Adolf Würth GmbH & Co. KG, Reinhold-Würth-Straße 12-17, D-74653 Künzelsau, Saksa, ja tarvittaessa Saksan osakeyhtiölain 15 §:n tarkoittamat yhteistyöyritykset (jäljempänä yhdessä ”Würth”). Ilmoitusjärjestelmää hoitaa Adolf Würth GmbH & Co KG:n puolesta asiantuntijayritys EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berliini, Saksa (jäljempänä myös ”yritys”).
Ilmoitusjärjestelmään syötetyt henkilötiedot ja muut tiedot tallennetaan EQS Group AG:n hallinnoimaan tietokantaan erittäin turvallisessa datakeskuksessa. Vain Würthillä on pääsy tietoihin. EQS Group AG:lla ja muilla kolmansilla osapuolilla ei ole pääsyä tietoihin. Tämä varmistetaan sertifioidussa menetelmässä kattavilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.
Kaikki tiedot tallennetaan salattuina ja suojataan monitasoisesti salasanoilla, millä varmistetaan, että vain hyvin harva, erityisesti valtuutettu henkilö Würthillä pääsee käsiksi tietoihin.
Kerättyjen henkilötietojen tyypit
Ilmoitusjärjestelmän käyttö on vapaaehtoista. Jos lähetät ilmoituksen ilmoitusjärjestelmän kautta, keräämme sinulta seuraavat henkilötiedot ja tiedot:
- nimesi, mikäli haluat kertoa henkilöllisyytesi,
- tiedon siitä, oletko töissä Würthillä sekä
- ilmoituksessa mainitsemiesi henkilöiden nimet ja muut henkilötiedot.
Ilmoitusten luottamuksellinen käsittely
Saapuvien ilmoitusten käsittelystä vastaavat erityisesti tehtävään valtuutetut ja koulutetut Würthin työntekijät, ja tämä tapahtuu aina luottamuksellisesti. Würthin työntekijät arvioivat asian ja suorittavat kulloisenkin tapauksen vaatimat lisätutkimukset.
Ilmoituksen käsittelyn tai erityistutkinnan aikana ilmoituksen välittäminen muille Würthin jäsenille, esim. auditointi- tai HR-osaston työntekijöille, voi olla tarpeen. Ilmoituksesi käsittelemiseksi saattaa olla tarpeen siirtää tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella oleviin maihin, joissa voi olla erilaiset henkilötietojen suojaa koskevat säännöt. Varmistamme aina, että ilmoitusten jakamisessa noudatetaan voimassa olevia tietosuojamääräyksiä. Kaikkia henkilöitä, joille myönnetään pääsy ilmoituksissa oleviin tietoihin, sitoo salassapitovelvollisuus.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin tilanteen selvittäminen ja arvion tekeminen sitä vaatii. Kun ilmoituksen käsittely on saatu päätökseen, nämä tiedot hävitetään lakisääteisten määräysten mukaisesti.
Ilmoitusportaalin käyttö
Tietokoneesi ja ilmoitusjärjestelmän välillä käytävä viestintä tapahtuu suojatun yhteyden (SSL) kautta. Tietokoneesi IP-osoitetta ei tallenneta ilmoitusjärjestelmän käytön aikana. Yhteyden ylläpitämiseksi tietokoneesi ja BKMS® System ‑ilmoitusjärjestelmän välillä tietokoneellesi tallennetaan eväste, joka sisältää ainoastaan istuntotunnuksen (nk. istuntoeväste). Eväste on voimassa vain istuntosi ajan ja häviää, kun suljet selaimen. Voit luoda ilmoitusjärjestelmässä suojatun sähköpostilaatikon, joka on suojattu yksilöllisesti valitulla käyttäjänimellä ja salasanalla. Voit lähettää sen kautta turvallisesti ilmoituksia Würthin vastaavalle työntekijälle joko nimelläsi tai anonyymisti. Järjestelmä tallentaa tiedot vain ilmoitusjärjestelmän sisällä, mikä tekee siitä erityisen turvallisen. Kyseessä ei ole tavanomaisen sähköpostiviestinnän muoto.
Liitteiden lähettämistä koskeva huomautus
Kun lähetät ilmoituksen tai täydennyksen, voit samalla lähettää liitteitä Würthin vastaavalle työntekijälle. Jos haluat lähettää nimettömän ilmoituksen, huomioi seuraava turvallisuusohje: Tiedostot saattavat sisältää piilotettuja henkilötietoja, jotka voivat vaarantaa nimettömyytesi. Poista nämä tiedot ennen tiedostojen lähettämistä. Jos et pysty poistamaan näitä tietoja tai jos et ole varma, kuinka se tehdään, kopioi liitteessä oleva teksti ilmoitustekstiin tai lähetä tulostettu asiakirja nimettömänä alatunnisteessa olevaan osoitteeseen ja merkitse viitteeksi ilmoitusprosessin lopussa saamasi viitenumero.
Versio: Helmikuu 2017