Informacje o ochronie danych
PHOENIX CONTACT traktuje ochronę danych i poufność bardzo poważnie i przestrzega obowiązujących krajowych przepisów o ochronie danych. Przed wysłaniem zgłoszenia należy dokładnie zapoznać się z niniejszymi informacjami o ochronie danych.
Cel systemu zgłoszeniowego
System zgłoszeniowy (BKMS® System) jest bezpiecznym i poufnym portalem umożliwiającym otrzymywanie i przetwarzanie informacji o określonych przestępstwach i naruszeniach prawa dotyczących przestępczości gospodarczej (np. korupcja) oraz innych nielegalnych zachowaniach (np. naruszenia Kodeksu Compliance Grupy Würth).
Bezpieczeństwo danych
Zgłoszone przez Ciebie informacje i dane zostaną zbadane przez Adolf Würth GmbH & Co. KG, Reinhold-Würth-Straße 12-17, D-74653 Künzelsau oraz, w razie potrzeby, firmy współpracujące w rozumieniu § 15 AktG (określane łącznie jako „Würth”). Operatorem systemu zgłoszeniowego jest wyspecjalizowana firma EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin w Niemczech, w imieniu Adolf Würth GmbH & Co KG (zwanej dalej także: „spółką”).
Dane osobowe i informacje wprowadzone do systemu zgłoszeniowego są przechowywane w bazie danych prowadzonej przez EQS Group AG w centrum danych o zaostrzonych standardach bezpieczeństwa. Dostęp do tych danych posiada wyłącznie firma Würth. EQS Group AG ani jakiekolwiek inne osoby trzecie nie mają dostępu do danych. Zapewniają to certyfikowana procedura oraz liczne środki techniczne i organizacyjne.
Wszystkie dane są przechowywane w postaci zaszyfrowanej i chronione hasłem na wielu poziomach, dzięki czemu dostęp do nich jest ograniczony do bardzo wąskiego grona wyraźnie upoważnionych osób w Würth.
Rodzaj zbieranych danych osobowych
Korzystanie z systemu zgłoszeniowego jest dobrowolne. Podczas wysyłania zgłoszenia za pośrednictwem systemu zgłoszeniowego zbierane są następujące dane osobowe i informacje:
- imię i nazwisko, w przypadku gdy zdecydujesz ujawnić swoją tożsamość,
- czy jesteś pracownikiem firmy Würth oraz
- nazwiska i inne dane osobowe osób wymienionych w zgłoszeniu.
Poufne przetwarzanie zgłoszeń
Nadesłane zgłoszenia trafiają do wąskiej grupy wyraźnie uprawnionych i specjalnie przeszkolonych pracowników firmy Würth i są zawsze traktowane jako poufne. Pracownicy z firmy Würth analizują sytuację i przeprowadzają dalsze postępowanie dotyczące konkretnego przypadku.
W trakcie przetwarzania zgłoszenia lub prowadzenia specjalnego śledztwa może zaistnieć konieczność przekazania zgłoszeń członkom firmy Würth, m.in. pracownicy działu kontroli lub działu HR. W celu przetworzenia Twojego zgłoszenia może zaistnieć konieczność przekazania danych do krajów spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w których obowiązują inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Przy udostępnianiu zgłoszeń zawsze dbamy o przestrzeganie obowiązujących przepisów o ochronie danych. Wszystkie osoby uzyskujące dostęp do danych zobowiązane są do zachowania poufności.
Okres przechowywania danych osobowych
Dane osobowe są przechowywane tylko tak długo, jak jest to potrzebne do wyjaśnienia sytuacji i przeprowadzenia końcowej oceny przypadku. Gdy przetwarzanie zgłoszenia zostanie zakończone, dane są usuwane zgodnie z wymogami prawnymi.
Korzystanie z portalu zgłoszeniowego
Komunikacja między komputerem osoby zgłaszającej a systemem zgłoszeniowym odbywa się poprzez połączenie szyfrowane (SSL). W trakcie korzystania z systemu zgłoszeniowego adres IP komputera osoby zgłaszającej nie zostanie zapisany. W celu utrzymania połączenia między komputerem a systemem zgłoszeniowym BKMS® System na dysku twardym komputera zapisywany jest plik cookie, który zawiera jedynie identyfikator sesji (tzw. cookie sesji). Ten plik cookie zachowuje ważność wyłącznie do końca sesji i wygasa po zamknięciu przeglądarki. W ramach systemu zgłoszeniowego można stworzyć skrzynkę pocztową zabezpieczoną indywidualnie wybraną nazwą użytkownika i hasłem. Pozwala ona bezpiecznie wysyłać imienne albo anonimowe zgłoszenia do odpowiedniego pracownika firmy Würth. System przechowuje dane wyłącznie w ramach systemu zgłoszeniowego, co gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa. Nie jest to forma standardowej komunikacji mailowej.
Informacja o wysyłaniu załączników
Przesyłając zgłoszenie lub uzupełnienie, możesz jednocześnie wysłać załączniki do odpowiedzialnego pracownika Würth. Jeśli zgłoszenie ma zostać wysłane anonimowo, należy wziąć pod uwagę następujące wskazówki dotyczące bezpieczeństwa: Pliki mogą zawierać ukryte dane osobowe, które mogą ujawnić Twoją tożsamość. Przed wysłaniem plików należy usunąć takie dane. Jeżeli usunięcie tych danych jest niemożliwe albo problematyczne, skopiuj tekst z załącznika do tekstu zgłoszenia albo anonimowo wyślij wydrukowany dokument na adres podany w stopce, oznaczając go numerem referencyjnym wygenerowanym na końcu procedury zgłoszeniowej.
Wersja: Luty 2017 r.