Politica sulla privacy
I. Finalità e scopo della Politica
Versione: Marzo 2021
Questo portale (“ Alert Line ”) viene gestito da LVMH MOËT HENNESSY LOUIS VUITTON, una société européenne (SE) francese avente sede in 22 Avenue Montaigne, 75008 Parigi, Francia, iscritta al registro della Camera di Commercio di Parigi al numero 775 670 417 (di seguito “ LVMH ”).
L'Alert Line consente ai dipendenti e agli stakeholders esterni (gli “ Utenti ”) del gruppo LVMH (che include LVMH e le sue aziende consociate - il " Gruppo LVMH ") di inviare segnalazioni (le “ Segnalazioni ”) per segnalare in buona fede (i) un reato, una violazione della legge applicabile o una minaccia o un pregiudizio all'interesse generale; e/o (ii) violazioni del Codice di condotta di LVMH, nonchè delle linee guida, dei principi e delle politiche interne del Gruppo.
I termini e le condizioni così come il processo per inviare una segnalazione sono descritti più in dettaglio nella pagina introduttiva dell'Alert Line.
Quando un Utente invia una Segnalazione, LVMH, indipendentemente dall'azienda del Gruppo per la quale l'Utente svolge le proprie mansioni lavorative, sarà il principale destinatario della Segnalazione ed incaricato di indagare sui fatti segnalatinel modo descritto più in dettaglio di seguito.
In questo contesto, LVMH, come titolare del trattamento, avrà accesso ai dati personali che riguardano in particolare l'Utente e tutte le persone menzionate nella Segnalazione (i “ Dati personali ”).
LVMH si occupa della protezione dei dati con grande serietà e in conformità alle disposizioni in vigore sulla protezione dei dati. Questa politica sulla privacy (la “ Politica ”) punta a descrivere i termini e le condizioni in base a cui LVMH può raccogliere e trattare i Dati personali.
Questa Politica vale per tutti gli Utenti, indipendentemente dalla società per cui lavorano. Qualsiasi Utente deve attenersi alla presente Politica prima di inviare una segnalazione.
II. Tipologia dei Dati personali raccolti e trattati
Quando un Utente invia una Segnalazione attraverso il Portale, LVMH, nella misura necessaria per la gestione della Segnalazione, può raccogliere e trattare Dati personali riguardo agli Utenti, ossia: nome, cognome, mansione lavorativa e dettagli ulteriori, se forniti dall'Utente.
LVMH raccoglierà e tratterà anche Dati personali sulle persone identificate nella Segnalazione (l'” Interessato Segnalato ”), l'ampiezza del trattamento dipenderà dal contenuto della Segnalazione (e dal processo di indagine).
In questo contesto, si ricorda che gli Utenti devono evitare di fornire Dati personali non necessari ai fini della Segnalazione. I Dati personali forniti devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto strettamente necessario in relazione alla violazione segnalata. Ad esempio, l'Utente deve evitare di fornire dettagli sulla vita privata, sulla personalità, sulle competenze professionali, ecc. dell'Interessato Segnalato, a meno che tali informazioni siano strettamente necessarie per dimostrare la presunta violazione. I fatti segnalati vanno presentati in modo neutrale ed obiettivo e devono chiaramente essere identificati come solo “presunti”. L'Utente non deve in alcun caso segnalare fatti coperti da segreto di sicurezza nazionale, segreto medico o segreto professionale tra cliente e avvocato.
III. Scopo della raccolta e del trattamento dei Dati
LVMH utilizzerà i Dati personali contenuti nella Segnalazione per i seguenti scopi:
- la gestione della Segnalazione e l'indagine dei fatti segnalati
- ove applicabile l'avvio di istanze o procedure disciplinari necessarie
- ove pertinente, l'attuazione di misure correttive e/o l'applicazione di sanzioni
- ove pertinente, la segnalazione dei fatti segnalati alle autorità giudiziaria o governativa o come risposta a citazioni, ingiunzioni a giudizio o a procedure legali.
IV. Destinatari dei Dati
Le segnalazioni inviate attraverso l'Alert Line saranno immediatamente notificate al Responsabile di etica e compliance del Gruppo e poi esaminate da un team di valutazione composto da un numero limitato di esaminatori, selezionati tra i reparti competenti pertinenti all'interno di LVMH e delle sue aziende consociate in considerazione della natura e della gravità dei fatti segnalati e delle persone coinvolte (il “ team di valutazione ”). I componenti del team di valutazione saranno soggetti a obblighi di riservatezza rafforzati.
Ai fini delle indagini, gli esaminatori possono, qualora risultasse necessario e a seconda del contesto specifico della Segnalazione, condividere i fatti segnalati, inclusi i Dati personali, con le persone o gli enti competenti all'interno dell'entità LVMH coinvolta (nello specifico il datore di lavoro dell'Interessato Segnalato).
Per lo stesso scopo, LVMH può trasferire la Segnalazione a fornitori terzi che assistono LVMH nell'elaborazione delle Segnalazioni. Tali fornitori, se presenti, saranno soggetti agli stessi obblighi riportati nella presente Politica.
In ogni caso, tutte le informazioni e i Dati personali contenuti nella Segnalazione (i “Dati”), inclusa l'identità dell'Utente, saranno condivisi con un numero limitato di persone e trattati come informazioni confidenziali, nella misura consentita dalla legge, con la massima attenzione e diligenza.
In particolare, l'identità dell'Utente non sarà rivelata a terzi al di fuori del team di valutazione, senza l'esplicito consenso dell'Utente.
Indipendentemente da questo, i Dati, inclusa l'identità dell'Utente, possono anche essere divulgati alle autorità e alle giurisdizioni competenti, quando necessario per la gestione dei fatti segnalati e/o quando richiesto dalla legge o come risposta a citazioni, ingiunzioni a giudizio o a procedure legali.
Infine, il Portale è gestito da un'azienda specializzata, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino Germania (“ BKAG ”). I dati personali e le informazioni inseriti nel Portale sono memorizzati in una banca dati gestita da EQS Group AG, in un centro dati ad alta sicurezza; si specifica che solo LVMH avrà accesso ai dati. La stessa EQS Group AG e altre terze parti non vi avranno accesso. Questa garanzia è prevista dalla procedura certificata mediante ampie misure tecniche e organizzative.
V. Trasferimento dei Dati
Essendo il Portale gestito da BKAG, tutti i dati inseriti saranno trasferiti in una banca dati gestita da EQS Group AG, in un centro dati ad alta sicurezza in Germania.
Inoltre, i Dati personali possono essere trasferiti ad altre entità LVMH, anche al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE), a seconda della particolare posizione del datore di lavoro dell'Interessato segnalato.
Tutti i trasferimenti dei Dati personali dei dipendenti all'interno del Gruppo LVMH sono coperti dalle norme vincolanti d'impresa di LVMH (BCR). Qualsiasi trasferimento dei Dati personali non coperto da queste BCR verso paesi che non forniscono un adeguato livello di protezione sarà soggetto alla firma delle clausole contrattuali standard, come previsto dalla Commissione Europea secondo i regolamenti applicabili in materia di protezione dei dati o in base ad altri mezzi legali consentiti dalle disposizioni applicabili in materia di protezione dei dati.
VI. Periodo di conservazione dei Dati
I Dati raccolti ai fini della presente procedura saranno conservati secondo le modalità descritte di seguito.
Se i fatti segnalati non rientrano nell'ambito di applicazione dell'Alert Line, i Dati saranno immediatamente cancellati (o archiviati dopo essere stati resi anonimi per 5 anni).
Se i fatti segnalati rientrano nell'ambito di applicazione dell'Alert Line ma, dopo le indagini, nessuna azione giudiziaria o disciplinare viene avviata, i Dati saranno cancellati entro 2 mesi dal termine del processo di indagine (o archiviati dopo essere stati resi anonimi per 5 anni), a meno che i Dati siano soggetti a conservazione ai fini di contenzioso secondo la legge applicabile, nel qual caso la cancellazione viene sospesa fino alla risoluzione.
Se è avviata un'azione giudiziaria o disciplinare, i Dati saranno memorizzati fino alla fine di tale azione, inclusi eventuali periodi potenziali per ricorso e/o esecuzione della sanzione (o della composizione nel caso di risoluzione amichevole).
VII. Sicurezza
LVMH fornirà un adeguato livello di protezione per i Dati e assicurerà che vengano adottate adeguate misure di sicurezza tecniche e organizzative per proteggere i Dati (inclusa la formazione e l'istruzione del personale coinvolto) contro distruzione accidentale e illegale, perdita o alterazione accidentale, divulgazione o accesso non autorizzati, e contro tutte le altre forme illegali di trattamento dei Dati.
In questo contesto, Le ricordiamo in particolare che il centro dati di BKAG è un centro dati ad alta sicurezza con sede all'interno del SEE (Germania). Tutti i dati sono cifrati e memorizzati con vari livelli di protezione con password.
VIII. Diritti degli Utenti
Gli Utenti possono richiedere l'accesso ai Dati personali archiviati nell'Alert Line che li riguardano, oppure ottenerne una copia. Gli Utenti possono anche richiedere che i Dati personali che li riguardano vengano corretti, modificati, cancellati o che il loro trattamento sia limitato. Gli Utenti in qualsiasi momento possono anche ritirare il consenso precedentemente fornito a LVMH o indicare la loro obiezione per motivi legittimi al trattamento dei Dati personali.
Gli Utenti hanno anche il diritto di presentare un reclamo presso l'autorità di sorveglianza competente (CNIL) in caso di uso improprio dei loro Dati personali.
Per esercitare questi diritti, gli Utenti possono contattare LVMH all'indirizzo dpo.holding@lvmh.com; una risposta verrà fornita tempestivamente non appena viene ricevuta la richiesta.
IX. Modifiche alla Politica
LVMH si riserva il diritto di modificare questa Politica in qualsiasi momento, in particolare per adattarla ad evoluzioni dell'Alert Line LVMH o delle leggi o regolamenti applicabili. Nel caso di modifica della Politica, agli Utenti verrà richiesto di accettare queste modifiche al fine di continuare a utilizzare il Portale LVMH. In ogni caso, prima di inviare una nuova Segnalazione, l'Utente dovrà accettare la Politica. LVMH consiglia fermamente all'Utente di leggere la Politica con attenzione ogni volta in cui invia una nuova Segnalazione.
X. Cookies
La comunicazione tra il computer dell'Utente e l'Alert Line avviene tramite un collegamento cifrato (SSL). L'indirizzo IP dell'Utente non verrà memorizzato durante l'uso del Portale. Per mantenere la connessione tra il computer dell'Utente e il Portale, viene tuttavia memorizzato un cookie sul computer dell'Utente che contiene semplicemente l'ID di sessione (chiamato anche “cookie di sessione”). Questo cookie sarà valido solo fino al termine della sessione dell'Utente e scadrà quando l'Utente chiude il browser.
XI. Contatto
Per eventuali domande in merito alla protezione dei Dati personali che li riguardano nel l'ambito di utilizzo dell'Alert Line o su questa Politica in generale, gli Utenti possono contattare LVMH via e-mail al seguente indirizzo dpo.holding@lvmh.com.
XII. Legge applicabile
La presente politica è soggetta alle leggi francesi.