Политика конфиденциальности
I. Цель и сфера применения настоящей Политики
Версия: Март 2021 г.
Настоящий портал (далее « Alert Line») управляется LVMH MOËT HENNESSY LOUIS VUITTON — французской европейской компанией (SE), имеющей зарегистрированный офис по адресу 22 Avenue Montaigne, 75008 Paris, Франция, зарегистрированной Бюро регистрации акционерных компаний и коммерческой деятельности в Париже под номером 775 670 417 (далее « LVMH »).
Alert Line позволяет сотрудникам и внешним заинтересованным сторонам (далее « пользователям ») группы компаний LVMH (которая включает в себя LVMH и ее аффилированные компании — далее « LVMH Group ») отправлять сообщения (далее « сообщения »), чтобы добросовестно сообщать об (i) уголовном преступлении, явном нарушении действующего законодательства или угрозе или ущербе для общих интересов; и/или (ii) явных нарушениях Кодекса деловой этики, внутренних инструкций, принципов и положений LVMH Group.
Положения и условия, а также процесс отправки сообщения более подробно описаны на вводной странице Alert Line.
Когда пользователь отправляет сообщение, то, независимо от предприятия-работодателя в рамках LVMH Group, основным получателем этого сообщения будет LVMH в качестве стороны ответственной за расследование сообщенных фактов, как более подробно описано ниже.
В этом контексте LVMH как контролер данных будет иметь доступ к личным данным, касающимся, в частности, пользователя и тех лиц, которые упомянуты в сообщении (далее « личные данные »).
LVMH очень серьезно относится к защите данных и соблюдает действующие положения по защите данных. Настоящая политика конфиденциальности (далее « Политика ») имеет целью описать положения и условия, при которых LVMH вправе собирать и обрабатывать личные данные.
Настоящая Политика применяется ко всем пользователям независимо от предприятия, на котором они работают. Каждый пользователь должен придерживаться этой Политики, прежде чем он примет решение отправить какое бы то ни было сообщение.
II. Какие личные данные собираются и обрабатываются
Если пользователь отправляет свое сообщение через Alert Line, то LVMH будет в той мере, в какой это необходимо для обработки сообщения, собирать и обрабатывать личные данные о пользователях, а именно: имя, фамилию, должность и подробности, если таковые предоставлены пользователем.
LVMH будет также собирать и обрабатывать личные данные о лицах, указанных в сообщении (далее « субъект сообщаемых данных »), содержание которых будет зависеть от содержания сообщения (и процесса расследования).
В связи с этим напоминаем, что пользователям следует воздерживаться от предоставления личных данных, которые не являются необходимыми для цели сообщения. Предоставленные личные данные должны быть соответствующими, относящимися к делу и ограниченными тем, что строго необходимо в связи с нарушением, о котором сообщается. Например, пользователь должен воздерживаться от предоставления сведений о частной жизни, личности, профессиональных навыках и т.п. субъекта сообщаемых данных, за исключением случаев, когда такая информация абсолютно необходима для обоснования предполагаемого нарушения. Сообщаемые факты должны быть представлены нейтральным и объективным образом и четко определены как всего лишь «предполагаемые». Пользователь ни в коем случае не должен сообщать о фактах, представляющих собой государственную, медицинскую или адвокатскую тайну.
III. Цель сбора и обработки данных
LVMH будет использовать личные данные, содержащиеся в сообщении, для следующих целей:
- работа с сообщением и расследование сообщенных фактов
- если применимо — возбуждение необходимых исков или дисциплинарных процедур
- если необходимо — принудительное применение надлежащих мер по ликвидации последствий и/или санкций
- если необходимо — донесение о сообщенных фактах судебным или государственным органам или в ответ на судебные предписания, юридические процедуры или повестку в суд.
IV. Получатели данных
Сообщения, отправляемые через Alert Line, незамедлительно доводятся до ведома директора по этике и комплаенс LVMH Group, а затем рассматриваются экспертной группой, состоящей из ограниченного числа экспертов, отобранных среди работников соответствующих компетентных департаментов в рамках LVMH и ее аффилированных компаний с учетом характера и серьезности сообщенных фактов, а также вовлеченных лиц (далее « экспертная группа »). Члены экспертной группы подпадают под действие усиленных обязательств по соблюдению конфиденциальности.
В целях проведения расследований эксперты могут (при необходимости и в зависимости от конкретного контекста сообщения) делиться сообщенными фактами, включая, если нужно, личные данные, с соответствующими компетентными лицами или органами в рамках соответствующего подразделения LVMH (в первую очередь с работодателем субъекта сообщаемых данных).
С этой же целью LVMH может передавать сообщение сторонним представителям услуг, помогающим LVMH в обработке сообщений. Такие представители услуг, если они имеются, несут те же обязательства, что и исполнители, указанные в настоящей Политике.
В любом случае вся информация и личные данные, содержащиеся в сообщении (далее «данные»), включая личность пользователя, передаются ограниченному числу лиц; с ними обращаются как с конфиденциальной информацией, в рамках, установленных законодательством, с максимальной осторожностью.
В частности, личность пользователя не раскрывается перед третьими лицами, не входящими в экспертную группу, без предварительного согласия пользователя.
Но, несмотря на вышесказанное, данные, включая личность пользователя, также могут быть раскрыты компетентным органам и правосудию, если это необходимо для обработки сообщенных фактов и/или в случае, когда этого требует закон или в ответ на судебные предписания, юридические процедуры или повестку в суд.
И наконец, Alert Line управляется специализированным предприятием EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin в Германии ( далее « BK GmbH »). Личные данные и информация, введенная в Alert Line, хранятся в базе данных, управляемой компанией EQS Group AG в центре обработки и хранения данных, имеющем высокую степень безопасности. Доступ к этим данным имеет только LVMH. EQS Group AG и прочие третьи лица не имеют доступа к этим данным. Такой порядок обеспечивается сертифицированной процедурой при помощи целого ряда технических и организационных мер.
V. Передача данных
Управляемый BK GmbH Alert Line передает все введенные данные в базу данных, управляемую компанией EQS Group AG в центре обработки и хранения данных, имеющем высокую степень безопасности и находящемся в Германии.
Кроме того, личные данные могут быть переданы другим подразделениям LVMH, в том числе за пределами Европейской экономической зоны (ЕЭЗ), в зависимости, в частности, от местонахождения работодателя субъекта сообщаемых данных.
Все виды передачи личных данных сотрудников в пределах LVMH Group предусмотрены в Обязательных корпоративных правилах LVMH (Binding Corporate Rules, BCR). Любая передача личных данных, не предусмотренная этими BCR, в страны, не обеспечивающие адекватный уровень защиты, возможна лишь при условии подписания Стандартных Договорных Условий, предусмотренных Европейской комиссией в соответствии с применимыми положениями о защите данных, или на основе любых других законных средств, разрешенных применимыми положениями о защите данных.
VI. Срок хранения данных
Данные, собранные для упомянутых здесь целей, хранятся, как указано ниже.
Если сообщенные факты не попадают в сферу действия Alert Line, данные немедленно удаляются (или архивируются после обезличивания на 5 лет).
Если сообщенные факты попадают в сферу действия Alert Line, но после расследования никакие судебные или дисциплинарные меры в итоге не предпринимаются, то данные удаляются в пределах 2-месячного срока по окончании расследования (или архивируются после обезличивания на 5 лет), за исключением случаев, когда эти данные подлежат хранению для судебного разбирательства в соответствии с применимым законодательством; в этих случаях удаление приостанавливается до принятия решения.
Если определенная мера судебного или дисциплинарного взыскания возбуждена, данные хранятся до конца такого иска, включая все возможные периоды обжалования и/или исполнения меры наказания (или урегулирования в случае дружественного решения).
VII. Безопасность
LVMH обеспечивает адекватный уровень защиты данных и гарантирует, что для защиты данных предпринимаются соответствующие технические и организационные меры безопасности (включая обучение и подготовку соответствующего персонала) от случайного или незаконного уничтожения, случайной потери или изменения, несанкционированного раскрытия или доступа, а также от всех прочих незаконных форм обработки.
В связи с этим обратите внимание, в частности, на то, что центр обработки и хранения данных BK GmbH имеет высокую степень безопасности и расположен в ЕЭЗ (Германия). Все данные шифруются и хранятся с несколькими уровнями защиты по паролю.
VIII. Права пользователей
Пользователи вправе запросить доступ к собранным личным данным, которые их касаются, или получить копию любых личных данных о них, хранящихся на Alert Line. Пользователи также вправе потребовать, чтобы личные данные о них были откорректированы, исправлены, стерты или чтобы их обработка была ограничена. Пользователи вправе также в любой момент отказаться от любого согласия, которое они ранее дали LVMH, или заявить на законных основаниях свое возражение по поводу обработки их личных данных.
Пользователи также имеют право подать жалобу в компетентный надзорный орган (Национальную комиссию по вопросам информационных прав и свобод) в случае какого бы то ни было ненадлежащего использования их личных данных.
Чтобы реализовать эти права, пользователи могут связаться с LVMH по адресу dpo.holding@lvmh.com; ответ на их запрос будет предоставлен незамедлительно после его получения.
IX. Внесение изменений в Политику
LVMH оставляет за собой право пересматривать настоящую Политику в любое время, в частности, чтобы адаптировать ее под вносимые в LVMH Alert Line доработки либо под изменения действующих законодательных или нормативных актов. В случае пересмотра Политики пользователям будет предложено принять эти изменения, чтобы продолжить использование LVMH Alert Line. В любом случае перед отправкой нового сообщения пользователю будет предложено принять действующую Политику. LVMH настоятельно рекомендует пользователю внимательно читать Политику каждый раз при отправке нового сообщения.
X. Файлы cookies
Связь между компьютером пользователя и Alert Line происходит через шифрованное соединение (SSL). Во время пользования Alert Line IP-адрес пользователя не сохраняется. Однако для того, чтобы поддерживать связь между компьютером пользователя и Alert Line, на компьютере пользователя хранится файл cookie, который содержит всего лишь идентификатор сеанса (так называемый «файл cookie сеанса»). Этот файл cookie действителен только до окончания сеанса пользователя и истекает, когда пользователь закрывает свой браузер.
XI. Контактные сведения
Если у пользователей возникают какие-либо вопросы о защите их личных данных в контексте Alert Line или о настоящей Политике в целом, они могут связаться с LVMH по электронной почте по следующему адресу dpo.holding@lvmh.com.
XII. Регулирующее право
Настоящая Политика регулируется французским законодательством.