Polityka prywatności
I Cel i zakres obowiązywania tej polityki
Wersja: marzec 2021
Niniejszy portal („Alert Line”) jest obsługiwany przez LVMH MOËT HENNESSY LOUIS VUITTON, francuską spółkę europejską (SE) z siedzibą statutową pod adresem: 22 Avenue Montaigne, 75008 Paris, France, zarejestrowaną w paryskim rejestrze handlu i spółek pod numerem 775 670 417 (dalej jako „LVMH”).
Alert Line umożliwia pracownikom i interesariuszom zewnętrznym („ użytkownicy ”) grupy LVMH (obejmującej LVMH i powiązane firmy - „ grupa LVMH ”) wysyłanie zgłoszeń („ zgłoszenia ”) celem poinformowania w dobrej wierze o (i) przestępstwach, stanowiących naruszenie obowiązującego prawa i zagrożenie lub przejaw dyskryminacji interesu społecznego lub (ii) naruszeniach kodeksu postępowania grupy, jej wewnętrznych wytycznych i regulacji.
Warunki oraz proces wysyłania zgłoszenia opisano bardziej szczegółowo na stronie głównej Alert Line.
Gdy użytkownik wysyła zgłoszenie, LVMH jest jego głównym odbiorcą odpowiedzialnym za zbadanie zgłaszanej sprawy, niezależnie od tego, przez jaką firmę grupy LVMH użytkownik jest zatrudniany.
W tym kontekście spółka LVMH, jako administrator danych, będzie miała dostęp do danych osobowych dotyczących przede wszystkim użytkownika oraz osób uwzględnionych w zgłoszeniu („dane osobowe”).
LVMH traktuje ochronę danych bardzo poważnie i przestrzega obowiązujących przepisów o ochronie danych. Celem niniejszej polityki prywatności („polityka”) jest opis warunków, zgodnie z którymi LVMH ma prawo zbierać i przetwarzać dane osobowe.
Polityka dotyczy wszystkich użytkowników, niezależnie od tego, dla jakiej firmy pracują. Wysyłając zgłoszenie, użytkownik zobowiązany jest stosować się do niniejszej polityki.
II Rodzaje zbieranych oraz przetwarzanych danych osobowych
Gdy użytkownik wysyła zgłoszenie przez Alert Line, LVMH zbiera i przetwarza dane osobowe użytkowników, takie jak: imię, nazwisko, funkcja i inne szczegóły, jeśli zostały podane przez użytkownika, w zakresie niezbędnym do przetworzenia zgłoszenia.
Ponadto, LVMH zbiera i przetwarza dane osobowe osób uwzględnionych w zgłoszeniu („osoba, której zgłoszenie dotyczy”), zależne od treści zgłoszenia (oraz związanego z nim postępowania).
Z tego względu prosimy użytkowników się o umieszczanie w zgłoszeniu wyłącznie danych osobowych niezbędnych do jego przeanalizowania. Wprowadzone dane osobowe muszą być poprawne, istotne i ściśle związane ze zgłaszanym naruszeniem. Przykładowo, użytkownicy nie powinni umieszczać w zgłoszeniu informacji o życiu prywatnym, osobowości, kompetencjach zawodowych itp. osoby, której zgłoszenie dotyczy, chyba że jest to niezbędne, aby zobrazować potencjalne naruszenie. Zgłaszane informacje powinno się prezentować w sposób możliwie neutralny i obiektywny, wyraźnie informując, jeśli coś jest wyłącznie „potencjalne”. Pod żadnym pozorem użytkownikowi nie wolno zgłaszać informacji objętych tajemnicą państwową, lekarską albo adwokacką.
III Cel zbierania i przetwarzania danych
LVMH wykorzystuje dane osobowe zawarte w zgłoszeniu do następujących celów:
- zarządzanie zgłoszeniem i podjęcie postępowania w zgłoszonej sprawie,
- jeśli dotyczy, wszczęcie niezbędnych postępowań odszkodowawczych albo dyscyplinarnych,
- w stosownych przypadkach egzekwowanie odpowiednich postępowań naprawczych lub sankcji,
- w stosownych przypadkach zgłoszenie sprawy podmiotom sądowym albo administracyjnym, także w odpowiedzi na nakazy sądowe, procedury prawne lub wezwania do stawiennictwa.
IV Odbiorcy danych
O wysłanych przez Alert Line zgłoszeniach natychmiast powiadamiany jest Ethics and Compliance Director grupy LVMH, a następnie analizuje je zespół złożony z ograniczonej liczby referentów, wybranych spośród działów LVMH i podmiotów powiązanych, odpowiednich ze względu na charakter i powagę zgłaszanej sprawy, a także osoby zaangażowane („zespół referentów”). Członkowie zespołu referentów podlegają zaostrzonym obowiązkom zachowania poufności.
Do celów postępowania, w stosownych przypadkach i w zakresie wynikającym ze zgłoszenia, referenci mogą udostępnić zgłaszane informacje (jeśli to konieczne również z danymi osobowymi) odpowiednim osobom albo organom wewnątrz stosownej jednostki LVMH (zwłaszcza pracodawcy osoby, której zgłoszenie dotyczy).
Z tego samego powodu LVMH może przesłać zgłoszenie zewnętrznym dostawcom, wspomagającym LVMH w przetwarzaniu zgłoszeń. Jeśli korzysta się z usług takich dostawców, to są oni również objęci obowiązkami, które określono wcześniej w niniejszej polityce.
W każdym przypadku wszelkie informacje i dane osobowe zawarte w zgłoszeniu („dane”), włącznie z tożsamością użytkownika, będą udostępniane wyłącznie ograniczonej liczbie osób i traktowane z największą ostrożnością jako poufne w zakresie dozwolonym przez prawo.
W szczególności tożsamość użytkownika nie będzie ujawniana podmiotom spoza zespołu referentów bez wcześniejszej wyraźnej zgody użytkownika.
Dane, również tożsamość użytkownika, mogą jednak zostać ujawnione odpowiednim władzom oraz sądom, jeśli jest to konieczne do zbadania sprawy, gdy wymaga tego prawo albo w odpowiedzi na nakazy sądowe, procedury prawne lub wezwania do stawiennictwa.
Ponadto, operatorem Alert Line jest wyspecjalizowana firma EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Niemcy („BK GmbH”). Dane osobowe i informacje wprowadzone do Alert Line są przechowywane w bazie danych prowadzonej przez EQS Group AG w centrum danych o zaostrzonych standardach bezpieczeństwa. Tylko LVMH ma dostęp do danych. EQS Group AG ani inne osoby trzecie nie mają dostępu do danych. Zapewnia to certyfikowana procedura oraz zaawansowane środki techniczne i organizacyjne.
V Przekazywanie danych
Jako że operatorem Alert Line jest EQS Group AG, wszystkie wprowadzone dane przekazywane są do bazy danych obsługiwanej przez EQS Group AG w centrum danych o zaostrzonych standardach bezpieczeństwa w Niemczech.
Co więcej, dane osobowe mogą być przekazywane do innych jednostek LVMH, również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w zależności od tego, gdzie mieści się siedziba pracodawcy osoby, której zgłoszenie dotyczy.
Przekazywanie danych osobowych pracowników wewnątrz grupy LVMH odbywa się zgodnie z wiążącymi regułami korporacyjnymi (Binding Corporate Rules, BCR) LVMH. Przekazywanie danych nieobjętych BCR do krajów, które nie zapewniają odpowiedniego poziomu ochrony, będzie podlegało standardowym klauzulom umownym opracowanym przez Komisję Europejską zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych albo innym środkom prawnym dozwolonym przez obowiązujące przepisy o ochronie danych.
VI Okres przechowywania danych
Dane zbierane do poniższych celów będą przechowywane zgodnie z poniższymi zapisami.
Jeśli zgłoszenie zawiera informacje nieobsługiwane przez Alert Line, dane zostaną natychmiast usunięte (albo zanonimizowane i zarchiwizowane na 5 lat).
Jeśli zgłoszenie zawiera informacje obsługiwane przez Alert Line, ale po przeprowadzeniu postępowania nie są podejmowane żadne działania sądowe ani dyscyplinarne, dane muszą zostać usunięte w ciągu 2 miesięcy od zakończenia postępowania (albo zanonimizowane i zarchiwizowane na 5 lat), chyba że są przedmiotem sporu sądowego na mocy właściwego prawa, w którym to przypadku usunięcie danych zostaje zawieszone do czasu rozstrzygnięcia sporu.
Jeśli po przeprowadzeniu postępowania zostają wszczęte działania sądowe albo dyscyplinarne, dane przechowywane są do ich zakończenia, z uwzględnieniem wszelkich ewentualnych terminów apelacji lub egzekwowania sankcji (albo ugody w przypadku rozwiązania polubownego).
VII Bezpieczeństwo
LVMH gwarantuje odpowiedni poziom zabezpieczenia danych, zapewniając techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa (włącznie ze szkoleniami dla wybranych pracowników), chroniące dane przed przypadkowym albo bezprawnym zniszczeniem, przypadkową utratą albo wprowadzeniem zmian, nieuprawnionym ujawnieniem albo dostępem oraz przed wszelkimi innymi formami przetwarzania, które nie są zgodne z prawem.
Dlatego też należy mieć na względzie, że centrum danych EQS Group AG to jednostka o zaostrzonych standardach bezpieczeństwa, mieszcząca się w EOG (w Niemczech). Wszystkie dane są szyfrowane i przechowywane z wykorzystaniem wielopoziomowej struktury haseł.
VIII Prawa użytkownika
Użytkownicy mogą żądać dostępu do przechowywanych danych osobowych, które ich dotyczą, albo uzyskać kopię wszelkich danych osobowych, które ich dotyczą, przechowywanych na Alert Line. Użytkownicy mogą również żądać sprostowania, usunięcia albo ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych. Ponadto, użytkownicy mogą wycofać każdą uprzednio udzieloną LVMH zgodę albo w każdej chwili zgłosić swój uzasadniony sprzeciw wobec przetwarzania ich danych osobowych.
W przypadku jakichkolwiek nadużyć związanych z danymi osobowymi użytkownicy mają również prawo złożyć skargę do odpowiedniego organu nadzorczego (we Francji CNIL – Krajowa Komisja Ochrony Informacji i Wolności).
Aby egzekwować powyższe prawa, użytkownicy mogą skontaktować się z LVMH przez adres dpo.holding@lvmh.com. Odpowiedź na wniosek zostanie udzielona niezwłocznie po jego otrzymaniu.
IX Zmiany w polityce ochrony prywatności
LVMH zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej polityce w dowolnym momencie, zwłaszcza w celu dostosowania jej do zmian w Alert Line LVMH albo w regulacjach prawnych. W przypadku wprowadzenia zmian w polityce użytkownicy zostaną poproszeni o ich zaakceptowanie, aby móc w dalszym ciągu korzystać z Alert Line LVMH. W każdym przypadku przed wysłaniem nowego zgłoszenia użytkownik zostanie poproszony o zaakceptowanie polityki. LVMH stanowczo zaleca, aby użytkownik uważnie przeczytał politykę przed każdym wysłaniem nowego zgłoszenia.
X Pliki cookie
Komunikacja między komputerem użytkownika a Alert Line jest szyfrowana (SSL). W trakcie korzystania z Alert Line adres IP komputera użytkownika nie zostanie zapisany. Jednak aby utrzymanie połączenia między komputerem użytkownika a Alert Line było możliwe, na komputerze zapisywany jest plik cookie, który zawiera jedynie ID sesji (tzw. cookie sesji). Plik ten zachowuje ważność wyłącznie do zakończenia sesji użytkownika i wygasa, gdy użytkownik zamknie przeglądarkę.
XI Kontakt
Jeżeli użytkownicy mają jakiekolwiek pytania dotyczące ochrony danych osobowych w kontekście Alert Line albo inne związane z polityką ochrony prywatności, mogą skontaktować się z LVMH przez adres e-mail: dpo.holding@lvmh.com.
XII Prawo właściwe
Niniejsza polityka podlega prawu francuskiemu.